緊貼中心 服務(wù)大局臨邑縣努力提升檔案信息化建管水平

文·唐甲龍

服務(wù)是檔案工作的生命線，也是檔案工作的出發(fā)點和落腳點。近年來，臨邑縣檔案局在省、市檔案局的關(guān)心指導(dǎo)和縣委、縣政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下，按照“存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的工作思路，緊貼中心、服務(wù)大局，大力推進(jìn)全縣檔案信息化建設(shè)工作，改造升級館藏檔案管理系統(tǒng)平臺，開通館室一體化系統(tǒng)平臺，提高檔案信息利用效率，提升檔案工作服務(wù)水平，達(dá)到了“讓信息多跑路、讓群眾少跑腿”的良好效果。

一、提認(rèn)識、鼓干勁，為開展檔案信息化工作凝聚思想共識

思想是行動的先導(dǎo)。檔案工作在全縣各級各部門中或多或少存在著“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的現(xiàn)象，即便是縣檔案局的同志，有的也認(rèn)為這是一項可有可無的工作，思想還停留在“收起來、存起來”的較低層面，沒有自覺地將新時代“以人民為中心”的指導(dǎo)思想內(nèi)化于心、外化于行。針對這種現(xiàn)象，臨邑縣檔案局從以下三個方面為切入點，提高站位、解放思想、凝心聚力。

（一）以上級檔案主管部門的部署要求為統(tǒng)領(lǐng)，學(xué)習(xí)匯報到位，贏得縣委、縣政府的重視支持

近年來，國家、省、市檔案局在不斷加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的同時，均把檔案信息化建設(shè)作為重點工作之一予以強調(diào)。縣檔案局每次收到相關(guān)文件和相關(guān)會議精神之后，都是第一時間以呈閱件的形式向縣委、縣政府主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)作專題匯報，并結(jié)合實際提出切實可行的措施方案，贏得了縣領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和重視支持。2015年，縣委、縣政府兩辦制定出臺了《關(guān)于進(jìn)一步加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見》，對檔案工作給予了強有力的政策支持，對檔案信息化建設(shè)提出明確要求，強調(diào)要從源頭上規(guī)范、整合、存儲、開放和共享檔案信息資源，著力構(gòu)建“智慧檔案”共建共享平臺，有力地推動了全縣檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。2016年，縣委書記林春元同志先后對省、市要求推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的文件作出批示，要求分管縣領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真研究，切實抓好落實。2017年，縣委、縣政府主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)多次專題研究檔案工作，并主持召開檔案信息化工作推進(jìn)會，協(xié)調(diào)解決檔案信息化建設(shè)工作中遇到的困難和問題，為加快推進(jìn)全縣檔案信息化建設(shè)提供了良好環(huán)境。

（二）以全國示范數(shù)字檔案館為榜樣，確立工作目標(biāo)，統(tǒng)一全局上下的思想認(rèn)識

2016年6月，由分管縣領(lǐng)導(dǎo)親自帶隊，組織有關(guān)人員赴江蘇、浙江、廣東3省6地專題考察學(xué)習(xí)了檔案信息化建設(shè)、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、民生檔案服務(wù)利用等方面的先進(jìn)經(jīng)驗。在此基礎(chǔ)上，縣檔案局結(jié)合工作實際，確立了以全國首批示范數(shù)字檔案館為標(biāo)桿，加快推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化，著力建設(shè)數(shù)字檔案館的任務(wù)目標(biāo)，并以此統(tǒng)領(lǐng)全局人員的思想認(rèn)識，把檔案信息化作為全局工作的一條主線。現(xiàn)已全面完成館藏檔案數(shù)字化工作，并按照國家級數(shù)字檔案館測試辦法和要求，對機房進(jìn)行了改造，購置了磁盤陳列、備份軟件、應(yīng)用服務(wù)器、防火墻等硬件設(shè)施，新上了館藏查檔系統(tǒng)，進(jìn)一步提升了查檔速度和工作效率，得到了社會各界的一致好評。

（三）以開展全省檔案工作科學(xué)化管理為抓手，重抓點上突破，起到典型引路的作用

把檔案信息化建設(shè)部分作為重中之重，明確要求擬晉級省先進(jìn)、示范的單位，必須開展本單位室藏檔案的全文數(shù)字化，并配備必要的軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備。經(jīng)過縣檔案局與有關(guān)單位的共同努力，檔案信息化建設(shè)異軍突起，由原來的短板、弱項，成為引領(lǐng)全縣檔案事業(yè)發(fā)展的“先行軍”。2015年至2017年，全縣有先后14家單位晉升為“全省檔案工作科學(xué)化管理先進(jìn)單位”，4家單位晉升為省級示范單位。截至目前，有28家單位的檔案管理軟件進(jìn)行了全面升級改造，其中2家單位安裝使用了網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，3家單位檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)無縫對接，實現(xiàn)了文檔一體化。縣檔案局還依托臨邑縣電子政務(wù)系統(tǒng)，啟動了館室一體化工程，有6家單位開通了館室一體化系統(tǒng)，10家單位正在進(jìn)行檔案鑒定劃控工作。在線查檔、在線歸檔的實現(xiàn)，進(jìn)一步調(diào)動了各單位檔案信息化建設(shè)的積極性。

二、抓隊伍、強培訓(xùn)，為開展檔案信息化工作提供人才支撐

事業(yè)的發(fā)展關(guān)鍵在人。檔案信息化建設(shè)也亟需一批能擔(dān)當(dāng)起歷史重任，具有過硬政治素質(zhì)、良好職業(yè)道德和較強專業(yè)技能的人才隊伍，因此，臨邑縣檔案局堅持開展教育培訓(xùn)，聚焦能力提升。

一是堅持請進(jìn)來搞培訓(xùn)。通過舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，多措并舉加強全縣檔案干部隊伍建設(shè)，全力提升檔案干部統(tǒng)籌、謀劃、協(xié)調(diào)、組織、推動和落實的能力，讓全縣各級各單位的檔案人員學(xué)習(xí)掌握檔案管理新技術(shù)、新方法，如計算機基本原理、檔案管理系統(tǒng)的操作、網(wǎng)絡(luò)安全和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等相關(guān)知識，不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)，為檔案信息化建設(shè)提供了人才保障。2014年以來，邀請省、市檔案專家前來授課10多次，培訓(xùn)檔案人員1000余人次，全縣檔案人員的業(yè)務(wù)技能和工作水平得到全面提高。

二是堅持走出去學(xué)經(jīng)驗。分期組織全縣積極性高、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)好單位的檔案人員參加省、市舉辦的各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，組織擬晉升山東省檔案工作科學(xué)化管理先進(jìn)、示范單位的檔案人員到省內(nèi)和浙江、江蘇、湖南、廣東等地學(xué)習(xí)交流，選調(diào)人員到省、市檔案局進(jìn)行跟班學(xué)習(xí)等方式接受高層次培訓(xùn)，讓大家在交流合作中學(xué)知識、長見識、增才干。通過對標(biāo)先進(jìn)找差距、立足實際補短板，經(jīng)過一段時間的努力，各相關(guān)單位的檔案信息化工作都得到主要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。近年來，先后開展了10多次、50余人次的跨區(qū)域、跨部門、跨單位交流學(xué)習(xí)，均達(dá)到了解放思想、拓寬視野的良好效果。

三是堅持沉下去摸實情。緊緊圍繞全省檔案工作科學(xué)管理的要求和德州市檔案局的工作部署，安排全局人員分組分期到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、縣直各部門和有關(guān)重點企業(yè)開展調(diào)研，查找存在的問題，提出解決的措施，形成書面報告。縣檔案局能夠解決的立即落實，不能解決的以呈閱件的形式報縣委、縣政府領(lǐng)導(dǎo)研究解決。近年來，圍繞提高服務(wù)群眾水平、基層檔案室建設(shè)、檔案安全保管等專題，開展了民生檔案建設(shè)、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用、檔案信息安全等方面的調(diào)研，既鍛煉了全局人員干事創(chuàng)業(yè)的能力，又幫助各單位切實解決了一些實際困難和問題。

四是堅持招進(jìn)來快培養(yǎng)。堅持人才引進(jìn)，采取招錄、遴選等方式，有計劃引進(jìn)檔案信息、編研開發(fā)、檔案科研等方面的急需人才，通過交任務(wù)、壓擔(dān)子、教方法，加快提升新進(jìn)人員的工作能力和水平。在原有2名本科學(xué)歷人員的情況下，2016年縣委、縣政府又專門研究同意縣檔案局通過公開招考錄用1名大學(xué)生，進(jìn)一步增強了人才力量。

三、防風(fēng)險、排隱患，為開展檔案信息化工作筑牢安全堡壘

檔案信息和數(shù)據(jù)安全事關(guān)黨和國家、人民群眾的根本利益，事關(guān)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展大局，確保安全保密是檔案工作的底線，檔案工作者必須站在對黨和國家負(fù)責(zé)、對人民和歷史負(fù)責(zé)的高度切實抓緊抓好。

（一）下發(fā)一個通知，強化檔案信息安全防范

隨著全縣檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)，先后有40多家單位開展了檔案數(shù)字化加工工作，各相關(guān)單位累計完成全文數(shù)字化檔案120多萬幅，目錄錄入21萬多條；其中7家單位室藏檔案數(shù)字化率實現(xiàn)了100%，36家單位文書檔案數(shù)字化率實現(xiàn)了100%。與此同時，檔案信息安全逐步提上了重要議事日程，為此縣檔案局提請縣委、縣政府兩辦分別于2016年10月和2017年8月先后兩次下發(fā)通知，進(jìn)一步加強檔案信息化建設(shè)工作，把檔案信息和數(shù)據(jù)的安全防范作為重點進(jìn)行了強調(diào)。之后，有20多家單位主要負(fù)責(zé)人親自與縣檔案局聯(lián)系、溝通檔案信息化建設(shè)工作，有30多家單位的檔案人員主動到縣檔案局咨詢開展檔案數(shù)字化工作的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。

（二）開展一項檢查，查找檔案信息安全隱患

按照《檔案法》《保密法》和《計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)的要求，縣檔案局每年都聯(lián)合縣保密局加強對計算機檔案管理軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和檢查，明確要求各相關(guān)單位非公開的檔案信息一律不得在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布。對已開放的檔案目錄查詢服務(wù)，采用身份認(rèn)證、安裝防火墻、數(shù)據(jù)備份等行之有效的安全防護(hù)措施。對存在的安全問題，下達(dá)整改通知書，并適時進(jìn)行回頭看，確保了檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全、可靠，有效防止了失密和泄密事件的發(fā)生。

（三）搭建一個平臺，開展檔案數(shù)字化服務(wù)

縣檔案局成立了數(shù)字化加工服務(wù)中心，以確保檔案信息安全為重點，面向全縣各單位免費提供規(guī)范的檔案數(shù)字化加工技術(shù)培訓(xùn)。在數(shù)字化工作推進(jìn)中嚴(yán)把以下幾個環(huán)節(jié)：對數(shù)字化加工場所等硬件條件不足的單位，將室藏檔案送到縣檔案局集中進(jìn)行數(shù)字化，不收取任何場地使用費；對自行外包數(shù)字化工作的單位，要求其將檔案信息化、數(shù)字化的工作計劃、方案等相關(guān)資料報縣檔案局審核后再實施，并將數(shù)字化成果及時報縣檔案局備份；對在館室一體化系統(tǒng)上運行的數(shù)據(jù)，均是先進(jìn)行鑒定劃控，在縣檔案局領(lǐng)導(dǎo)小組確認(rèn)沒有涉密和不易公開的信息后，再掛接上內(nèi)網(wǎng)。同時，聘任濟(jì)南一家檔案監(jiān)理公司作為項目監(jiān)理，對數(shù)字化加工、信息安全進(jìn)行全程跟蹤、質(zhì)量鑒定，確保可掛接、可查詢、可共享，從而保證了檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量和信息的安全。2018年初，臨邑縣檔案局將第一批全縣893G的電子檔案光盤送交山東省電子文件（檔案）容災(zāi)備份中心，進(jìn)行了電子檔案的離線備份工作。