對事業單位會計檔案規范管理的幾點思考

文·左晶

會計檔案作為檔案的重要組成部分，是對一個單位經濟活動的記錄和反映，是極為重要的史料和證據。但在具體工作中，事業單位會計檔案由于受各種因素的影響，存在多種不規范的現象，影響了檔案事業管理的科學化、規范化水平。根據財政部、國家檔案局2015年發布的會計檔案管理辦法，現就進一步完善和加強事業檔案管理工作，談談個人的幾點看法和認識。

一、提升認識，強化做好檔案工作的責任感、使命感

認識的高度決定行動的力度。站位有多高，抓工作的力度就有多大。檔案是過去活動的實錄，是歷史的現實，也是文明的重要載體。我們研究過往、挖掘歷史精華、傳承文明，檔案是最重要的、最有說服力的載體。事業單位會計檔案，是該單位經濟活動情況的具體表現形式，也是我們澄清事實、保證經濟活動合規、合法的最主要證據。但在現實中，事業單位會計檔案管理，既存在移交不及時的問題，也存在資料不齊全的問題；既存在裝訂不規范的問題，也存在保存不合格的問題；既有會計人員履職不到位的問題，也有單位檔案管理人員缺失的問題；既有要求不到位的問題，也有制度不健全的問題，等等。只所以存在這些問題，根源在于思想認識不到位，沒有把檔案工作放在應有位置，認為檔案是單位的輔業而不是主業，沒有與其他工作同部署、同安排、同檢查，造成了會計檔案管理制度不規范或者制度缺失、責任主體不清、考核監督難以發揮指揮棒作用。因此，做好會計檔案工作，首先需要各級領導干部，思想上高度重視，放在對單位負責、對歷史負責的高度來認識和把握。工作上嚴抓嚴管，納入日常議事日程；廣大會計工作者和檔案管理人員，要把做好會計檔案工作作為必履之責，樹立“做好是盡責、做不好是失職”的理念，增強做好會計檔案工作的責任感、使命感、自覺性，為推動會計檔案工作規范化發展奠定堅實的思想基礎。

二、 完善體制，構建運轉高效有序的工作機制

制度管長遠、治根本。實現會計檔案管理規范化，建立完善的體制機制是關鍵、是根本。當前，會計檔案管理工作，既有法律法規，也有規章制度，只所以還出現這樣、那樣的一些問題，一個重要原因是：在目標與結果之間，缺少一個保障法規落實、目標實現的運行操作機制，即會計檔案工作規范。推進會計檔案規范化建設，就要依據檔案法和會計檔案管理辦法有關規定，結合本單位實際，盡快制定出從資料收集、整理、保管、歸檔、移交等各個環節全覆蓋的操作規范，細化各環節標準，明確各部門職責，為檔案管理規范化提供基本遵循。具體而言，主要控制好以下五大環節：

（一）收集全面。這是檔案工作的基本要求，也是規范化的基礎。新的會計檔案辦法要求，會計檔案收集不僅限于文字、圖表、憑證、賬簿、報告，以及與此能相互佐證的各種有價值文字資料，都要全面收集；

還要把利用新的形式、介質和手段形成的電子會計檔案資料，也要全部收集，確保資料的全面。

（二）整理要規范。這是整理的核心。 會計人員應當按照檔案分類標準，制定本單位會計檔案整理的規范，為整理工作提供基本遵循。按照立卷整理的要求將有關聯的原始單據及附件排列整齊、粘貼有序；會計憑證按時間先后順序裝訂成冊；為便于管理和查找利用，還要按順序編制序號。

（三）保管、使用要安全。使用安全，要求在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續，嚴禁篡改和損壞。會計機構應派專人保管。按照歸檔的要求，編制會計檔案保管清冊。且出納人員不得兼管會計檔案的保管。保管安全，要依照檔案管理的要求，做好防火、防盜、防灰、防蟲、防光、防潮、防霉、放高溫、防高濕等 “九防”工作。

（四）歸檔要及時。整理完畢后，會計人員要及時歸檔，填寫相關要件，完成移交并歸檔。

（五）移交要嚴格。會計部門保存到規定時間后，必須按時將整理、保存完好的會計檔案，移交到本單位檔案管理機構，實行統一保管。移交檔案時，要嚴格按程序移交。一是編制移交清冊。紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。二是要準確清點。交接雙方當事人依照目錄清點會計檔案、辦理交接手續。三是要簽字確認。經雙方在移交清冊上簽字或蓋章后，標志著移交的完成。

三、加強培訓，切實提高工作能力和水平

推動事業發展的決定性因素是關鍵在于一支高素質的干部隊伍。會計檔案專業性強、責任大、要求高，尤其是最新的檔案管理辦法，對會計檔案的管理提出了新的更高的要求。做好新時期的檔案工作，必須提高從業人員的能力和素養。

（一）要加強培訓。要鼓勵從業人員積極參加相關培訓，學習新知識，掌握新技能，提高專業能力和素養。創新學習方法。通過邀請專家講、部門談、大家議等形式，把會計檔案的理論講清楚、把會計檔案的要求講清楚、把本單位的工作講清楚、把規范的做法講清楚。通過講、學、議，使大家把握規律、看到問題、明確方向，達到提升能力的目的。這既是檔案管理實現規范化之道，也是會計檔案科學發展之路。

（二）要強化法規意識。檔案法是檔案工作的根本大法，檔案人員必須強化法律意識，依法履職，為推進提升檔案工作規范化提供法律和法制保障。