如何加強檔案館社會服務功能建設

文·高善環

檔案館藏是國家記憶的匯集，是政治、經濟、文化、科技和社會的縮影，具有歷史價值、科研價值、觀賞價值等，這些只有通過檔案館的社會服務功能，才能得以彰顯。檔案館本身的性質和任務決定了它具有社會服務功能。檔案館的社會服務功能就是指檔案館面向社會、面向公眾、面向未來所具有的檔案服務功能。隨著信息技術的廣泛應用，互聯網已經成為經濟發展的新引擎，民生服務的新方式、信息傳播的新渠道，使得檔案工作的傳統服務方式已經不能適應當前信息社會發展的需要。充分發揮檔案館的社會服務功能，為社會創造經濟效益和社會效益是檔案館的生命力所在。

一、影響檔案館社會服務功能發揮的主要因素

（一）館藏匱乏，利用價值不高

由于歷史的、社會的原因，造成館內文書檔案與其它檔案的比例嚴重失調。這些反映歷年政治活動的館藏資源，雖然有歷史憑證作用，卻與服務現實、服務經濟建設不相適應。檔案在收、管、用中存在不平衡，不協調、不匹配等結構性問題，與廣大人民群眾切身利益息息相關的民生檔案資源不足，經常出現“想查查不到、查到不能看、看到不能用”的矛盾。館藏缺乏地方特色，為此應該站在現實和歷史的高度，加緊去接收反映新形勢下社會急需的，利用率較高的民生檔案材料。然而就目前狀況而言，接收工作又會遇到檔案管理的體制問題，檔案工作理論的制約，諸如接收政策，全宗理論，進館標準等，如何用創新的精神去實踐檔案館館藏的優化，這將從有助于檔案利用出發，去思考、去解決問題。

（二）編研工作缺乏成效，利用形式單調

目前大部分檔案館的編研工作停留在基礎階段，不能結合本地的實際情況，深入調查研究，掌握社會對檔案信息的需求，對檔案資料做更深層次的編研。有一定數量的編研產品，也是為應付升級匆匆而就、質量不高、實用性不強、利用范圍狹窄、利用效果不顯著，編研工作沒有發揮其應有的作用。利用方面，由于基礎工作的拖欠，縣級檔案館的檔案資料基本處于原始狀態，沒有很好的分類整理歸納，檔案信息化也處于初級階段，且進展緩慢，無法適應現代需求。提供利用方式上，依然是被動地“等客上門”，缺乏針對性、廣泛性和有效性，館藏價值還遠未開發出來。

（三）檔案宣傳力度不夠，公眾認知程度差

檔案部門雖然每年都開展一些業務活動，但這些宣傳一般都是針對《檔案法》及檔案工作自身開展的，對檔案館的宣傳不夠，流于形式，沒有持之以恒，缺乏連續性；宣傳對象只限于上級領導和下級檔案部門，沒有面向基層，面向群眾，社會影響小，群眾參入性不強。另外，檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”，只滿足于踏踏實實地做好本職工作，缺乏對自己所從事的工作及取得的成果加以宣傳的意識，從而影響到社會對檔案的認識程度。

二、加強檔案館社會服務功能建設的對策

（一）不斷豐富館藏資源，優化館藏結構

要加大檔案資料征集和接收力度，不斷豐富和優化館藏，突出地方特色。檔案收集渠道不暢，是不少基層檔案館面臨的一個普遍問題。造成這種局面，主要是檔案的來源比較單一。不少檔案館只注重文書檔案的接收，對一些反映地方歷史文化、社會重大活動、各類專業檔案、地方特色檔案少有接收。接收渠道不暢，必然造成館藏結構單一。豐富的館藏是檔案信息資源開發和利用的基礎，沒有豐富的館藏資源做基礎，發揮檔案館的社會服務功能就成了一句空話。從檔案館工作的實踐看，要做好檔案資料的征集，主要從以下幾個方面入手。

一是面向社會開展檔案資料的征集。由于各種歷史原因，不少反映本地歷史文化的重要資料散存于社會，這些資料從各個角度比較全面地反映了當地各個歷史時期政治、經濟、社會發展的全貌，如果不能及時收集，這些珍貴的檔案資料很可能面臨著損毀的危險。因此，社會征集是一項十分緊迫的搶救性工作。檔案館要通過報紙、電臺、電視、等媒體發布檔案資料征集通告，并可采取上門征集等多種方式，進行廣泛征集。

二是及時做好地方重大活動檔案的收集。檔案館在重大活動過程中，要主動參入，并協助主辦機關做好檔案資料的收集、整理，并在活動結束后，督促主辦機關及時將這些活動中形成的文件、照片、音像、實物等各類檔案收集進館，確保這些檔案不受損失。

三是要做好名人、名勝古跡、名優產品和一些反映地方文化藝術特色檔案征集。開展“口述歷史”的收集工作，這是一頂極富前瞻性的工作。重視收集利用檔案著書立說等“再生信息資源”的收集，這是檔案館突出地方文化特色的一個重要方面。

四是要做好城市建設照片、音像資料的收集。城市建設日新月異，在城市環境不斷改善的同時，許多我們熟悉的景觀也不斷從我們的視線中消失。因此，通過社會記憶工程的開展，完整全面地記錄城市的發展和變遷歷史，也成為我們檔案部門一項十分迫切的工作。

五是要根據社會對各類專業檔案的要求，及時接收一批較高利用價值和利用率的專業檔案進館，既豐富了館藏，又能滿足社會對檔案的需求。同時，要廣泛地開展館際交流，將其它檔案館、文物館等保存的一些反映本地重要歷史文化的檔案資料征集進館，以方便資源共享。

（二）健全檔案館的社會化服務體系，拓寬檔案利用渠道

檔案館的社會化服務體系既是對檔案傳統保管利用功能的延伸和拓展，又是適應時代要求將檔案館知識含量較高的科技成果、技術報務項目推向社會的途徑。要徹底改變“重藏輕用”的觀念，打造好檔案服務平臺，開展多渠道的主動服務，提高全社會的檔案意識，充分發揮檔案館的社會服務功能。

一是把滿足社會需求作為衡量檔案利用工作的標尺。無論是思想觀念，還是開放利用和服務的計劃、標準、方式及手段，都應置于社會這個大環境中去思考與實踐。檔案館要轉變角色，履行服務社會的職能。

二是著力向社會宣傳檔案工作，要通過行之有效的方式和途徑，向社會宣傳檔案館的職能、作用，宣傳檔案文化，宣傳利用檔案產生的效果，擴大檔案館的社會影響與知名度，提高公眾的檔案利用意識。

三是要向社會介紹館藏，介紹開放檔案情況，多形式公布開放檔案目錄，適時適度地對外開放檔案，確保開放信息暢通，營造一個良好的開放氛圍。

四是拓展利用形式，為利用者提供更直接、便捷、高效的檔案服務。可以通過新聞媒體、開通查檔案咨詢服務熱線電話，加快網上檔案館建設步伐，舉辦有特色的展覽或陳列等。

五是為利用者創造一個開放、舒適、休閑、優美的檔案館環境。通過創造開放型的環境，體現檔案館的公眾形象和社會價值。體現檔案大文化、大開放、大服務的氣息，營造以檔案吸引公眾的氛圍。

（三）開展深層次檔案編研工作，提升檔案利用價值

檔案編研工作要改變過去那種閉門搞編研的陳舊模式，積極尋求合作編研項目和出資共同編書的伙伴，要有出精品的意識，從“新”字上找突破口，在“活”字上做大文章，在“精”字上下苦功夫，讓富有成效的編研成果“激活”毫無生氣的”死檔案“。加強編研工作，一是要在服務黨委政府工作大局上多動腦筋，找準位置，圍繞本地區黨委政府中心工作和社會熱點問題，結合館藏，有針對性地編發領導決策最急需的信息，為領導決策提供檔案支持。二要積極參入本地區文化活動和地方歷史文化的研究，發揮館藏的地方歷史文化檔案優勢，并通過對館藏資料的研究，積累本地區重大歷史事件、歷史名人故居、旅游文化、語言文化、飲食文化等方面的大量資料，對其進行編研，通過利用檔案舉辦展覽、編輯出版圖書、拍攝電視專題片等形式，加快推出具有地方特色的文化產品。用檔案館原件、原物，珍貴的獨本，孤本，自然搭建起歷史的舊貌，再現真實的歷史場景，使人民接受文化與文明的熏陶與洗禮。讓檔案從封閉走向開放，從被動走向主動，從幕后走向臺前，走向人民群眾的生活，更好地滿足人民群眾對檔案文化的需求，更好地服務于經濟社會。

（四）加快檔案信息化建設步伐，實現檔案資源共享

以信息化為基礎的科技創新深刻影響著各個行業的發展，檔案館也正從“紙與鐵”的時代加速邁入“數與網”的時代。檔案信息化建設就是用信息技術支撐檔案館工作，把現代化手段應用到檔案工作的各個環節，最終實現檔案資源共享、技術共享和管理共享。建立有效、快捷的檔案信息網絡體系，形成向全社會開放的服務平臺，實現檔案信息資源共享是拓展檔案館社會服務功能的重要途徑。檔案館要加快數字檔案館建設步伐，一是要開發利用功能齊全的檔案系統軟件，提高檔案信息的數字化和電子化，規范電子文件歸檔管理，強化開放檔案與現行文件的網上檢索功能，提供部分檔案全文瀏覽，增強社會性、可讀性。為檔案管理人員加工檔案提供便利，為社會提供高效快捷的服務 。二是建設檔案網站，通過網面的形式向社會提供檔案信息，通過網頁，利用文字、圖表、聲像并茂的形式，向社會作全面的介紹、宣傳檔案、利用檔案，盡快實現檔案信息資源在全社會范圍內的充分共享。當然，我們在做好信息上網的同時，不能因服務利用而放松安全保密工作。

總之，隨著人類信息化進程的不斷發展，檔案在社會生活中的作用也越來越顯著。拓展檔案館的服務社會功能。既是檔案事業自身發展的要求，也是檔案館工作的客觀需要。只有加強檔案館的社會服務功能建設，檔案事業才能跟上時代的步伐，更好地為經濟社會發展服務。

● 參考文獻 ●

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