國土資源檔案管理數字化建設的思考

文·車德剛

國土資源具有比較寬泛的概念，從狹義角度講只包括土地、江河湖海、礦藏、生物、氣候等自然資源，廣義角度來看還包括人口資源與社會經濟資源。國土資源作為一個國家及其居民賴以生存的基礎，對于社會發展具有不可或缺、至關重要的作用及價值。國土資源部門所掌握、管理的檔案資料也將成為社會建設、國家發展的依據與前提。基于互聯網信息技術與計算機技術的迅猛發展，檔案管理數字化這一概念也應運步入人們的視野，檔案管理信息化即采取現代化手段，全面應用現代信息技術，對現有的檔案資源、信息數據等進行處置、管理，使之有利于完善社會建設，提高經濟水平。可以說，檔案信息數字化管理的建設將檔案從實體形態傳化為數據形態，在網絡支撐的現代化背景下，成為在應用、貯存、共享、歸類等操作方面更為便捷以及利用更為深入的重要資源。基于此，國土資源部門須順應時代發展，積極建設數字化管理模式，以期實現檔案資料管理的有效化。

一、建設國土資源檔案管理數字化的必要性

（一）提高檔案管理工作的效率

質量與效率是檔案管理工作的核心與基礎，如果不能保障這兩者，那么檔案管理工作將失去其所具有的意義與價值，形同虛設。然而要平衡兩者之間的關系并非易事，傳統的檔案管理模式以紙質文件為主，依賴原始化的手工方式進行檔案的儲存、檢索、應用等。這種管理模式效率低下，且出錯率與效率往往呈現正相關，即效率越高，出錯率也越高，效率越低，出錯率也越低。隨著檔案數量的不斷增多，對檔案管理與信息貯存提出了更高的要求，在保障質量的同時提高效率勢必將成為未來發展的重要方向。數字化管理的建設能夠有效地采集大量的電子信息，并簡化了歸檔、共享、檢索、應用的程序，利用科學合理的配置提高了檔案管理工作的效率。

（二）滿足社會發展的多項需求

社會建設的不斷完善與經濟水平的持續發展為人們創造了更加優越的生活條件，也使得人們有了越來越高的標準與越來越多的需求，社會需要持續發展，基于此，各個領域都應轉變舊有的管理模式，“從過去的點信息、片信息逐步向全面信息過渡”[1]，這其中，國土資源檔案管理工作尤為重要，對信息資源的深入挖掘與最大程度應用將有利于城市的規劃、建設，對土地資源實現合理配置，采取有效策略，因此，只有建設國土資源檔案管理數字化，才能將龐大的信息資源進行統籌、分析，繼而作為社會發展的需求支撐。

（三）順應信息時代的大趨勢

計算機信息技術與互聯網技術的廣泛應用宣告了信息時代的來臨。如今，計算機已經滲透到了人們日常工作、生活的方方面面，給人們的生活途徑、生產模式、思維方式都帶來了不可逆轉的變化，同時在各個領域范疇內起到了至關重要的推動與促進作用。如果國土資源部門沒有及時建設數字化檔案管理模式，勢必與社會領域脫軌，無法實現自動化辦公以及信息資源共享等事宜，不僅給工作進程造成了巨大的不便，也無法將信息資源充分全面的利用。

（四）保障檔案管理工作的質量

檔案是一種記錄歷史活動的原始記錄，對于國土資源部門而言，信息檔案的準確性、完整性將直接關系到社會建設發展的成果。各級國土資源部門每年都會產生很多檔案資料，內容涉及到文檔、科技、合同等各種十分重要且多樣的信息，作為判斷依據，對未來的土地資源工作起到借鑒的積極作用。因此，保障國土資源部門的檔案管理工作質量至關重要，隨著信息的不斷增多，單純依賴手工方式顯然已力不從心，而建設數字化的檔案管理能夠有效地提高檔案管理工作的效率繼而為檔案管理工作的質量做出保障。

二、檔案管理數字化建設的相關內容

（一）建設規范化的標準體系

各級國土部門在檔案管理數字化建設方面始終存在著體系上的差異，且始終在不斷探索，以期確立切實可行的標準體系，為后續的數字化工程奠定堅實基礎。對于國土資源部門而言，信息檔案的數字化建設過程中，標準體系的確立恰如樹之軀干，人之脊骨，是管理工作數字化、智能化、技術化的前提與基礎。為此，首先建設規范化的標準體系，并以此為主要依據建設信息管理平臺便成為了數字化建設的重要內容。

（二）建設數字化的網絡系統

網絡技術與計算機技術是檔案管理數字化建設的必要媒介。借助于這種媒介才能實現信息資源的傳輸與共享。在建設信息網絡系統之前，需要對網絡系統的數字化建設層次進行簡要了解。第一個層次的主要目的是為了推廣與普及，即利用勘測所掌握了解的土地資源數據以及建設用地比重等相關信息，進行外網的推廣應用，有利于檔案管理工作的規范化與合理化。因此，國土資源管理部門應首先建立數據庫，將掌握涉及的資源信息進行輸入與歸類。不僅如此，為實現推廣與普及，還應建立檔案管理網站，有利于地方性的辦公服務以及公眾監督。第二個層次即建設國土資源管理部門的內部局域網，利用局域網的便捷性與安全性更好地輔助管理工作的展開，實現各級國土管理部門的信息共享。第三個層次即檔案管理工作數字化，數字化階段即利用多媒體技術與計算機網絡技術，“通過軟件對檔案進行管理歸類，不僅有利于長期保存，還能夠實施便捷的操作。”[2]

三、有效開展國土資源檔案管理數字化建設工作的策略

（一）加大對國土資源檔案管理數字化建設的投入力度

“檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、數據庫存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種形態的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，利用計算機進行管理，實現資源使用及共享的便利性。”[3]這就意味著，要想開展國土資源檔案管理數字化建設工作，就必須利用多媒體、計算機等先進設備，為了保障檔案管理工作的效率與質量，應加大對檔案管理數字化建設的投資力度，確保購置良好設備與掌握先進技術的資金成本，為后續工作的有效開展奠定基礎。

（二）建設具有專業能力與優良素質的精英團隊

檔案管理數字化建設的開展對于管理人員的能力與素質提出了更高的要求，如果不具備專業的檔案管理能力以及先進的設備技術應用能力，將無法在今后的檔案管理工作中勝任其職，因此，國土資源管理部門應積極加大對人才的引入力度，對管理人員進行嚴格的審核與篩選，確保其具備相應的管理能力與操作水平。不僅如此，管理人員還應具備良好的個人素質，繼而保障數字化建設的規范性與合理性。在擴充人才力量的同時，國土資源管理部門還應為檔案管理人員提供系統、專業的學習培訓機會，使其可以在不斷地學習過程中完善自我、提高能力。擁有一支素質精良的人才團隊是開展檔案管理數字化建設工作的必要條件，也將在未來的發展過程中起到不可或缺的作用。

（三）建設完善的檔案管理制度與監管體系

檔案管理數字化建設工作的開展需要有據可循，有章可依，為此，必須建設具有標準化、規范化的統一管理制度，才能更好地實現信息資源的共享以及數據庫的穩定，“只有這樣，各單位及各部門才不會各自為政，難以協調。”[4]另一方面，要想保障檔案管理信息的有效性與規范性，就必須對其進行嚴格的監督，因此，建設完善的檔案管理制度，明確管理人員的自身職責與相關要求，同時建設嚴格的監管體系，將責任落實到個人，保障檔案管理數字化的質量。

國土資源管理部門是保障我國城市規劃、社會建設發展的重要部門，有利于我國經濟的持續提升以及現代化環境的構筑，為此，確保國土資源檔案信息的準確性、全面性、共享實時性至關重要。信息時代的來臨決定了國土資源檔案信息數字化建設將成為必然，傳統的手工管理方式已經無法與迅猛發展的社會所接軌，只有建設數字化管理平臺，才能夠有效地提高檔案管理的效率，保障檔案管理的質量，繼而將檔案信息的應用與挖掘深入化，為此，國土資源管理部門應采取相關策略，以保障數字化建設工作的良好開展，為國家未來的長遠發展奠定堅實基礎。

● 參考文獻 ●

[1]張友華.國土資源檔案管理數字化建設的思考[J].才智，2013（31）：260.

[2]吳化.當前我國檔案信息網站建設狀況分析與思考[J].檔案學研究，2013（06）.

[3]黨景麗.數字化檔案管理的思考[J].甘肅科技，2011（11）.

[4]彭建.淺談提高國土資源檔案管理水平的對策[J].浙江國土資源，2012（04）.