學(xué)校檔案資源建設(shè)的策略與路徑選擇

袁煥新/杭州楊綾子學(xué)校

杭州市楊綾子學(xué)校是一所培養(yǎng)智障學(xué)生的特殊教育學(xué)校。學(xué)校在發(fā)展過程中形成了各類文件材料，這些文件材料內(nèi)容豐富、載體多樣。當(dāng)前學(xué)校原有的檔案資源建設(shè)理念、方式等已無法適應(yīng)新形勢下開展工作的需要，必須從策略和路徑兩方面進(jìn)行重新思考和審視。

1 學(xué)校檔案資源建設(shè)的策略

1.1 以創(chuàng)新思維引領(lǐng)學(xué)校檔案資源建設(shè)

當(dāng)前學(xué)校檔案工作的開展是以《學(xué)校檔案管理規(guī)范》為依據(jù)的。《規(guī)范》籠統(tǒng)地將學(xué)校檔案收集對象確定為黨群工作、行政管理、教學(xué)管理、教師業(yè)務(wù)、學(xué)籍管理等14類。筆者認(rèn)為，如果不能結(jié)合學(xué)校實(shí)際，粗略地按此規(guī)定執(zhí)行，盡管能夠?qū)?4類都收齊，但各學(xué)校的檔案內(nèi)容一定是千篇一律的，學(xué)校檔案資源建設(shè)必然會受到制約。學(xué)校在加強(qiáng)檔案資源建設(shè)時(shí)，應(yīng)對《學(xué)校檔案管理規(guī)范》中的收集范圍進(jìn)行細(xì)化，列出條目式的檔案收集內(nèi)容，除學(xué)校原有的依據(jù)《學(xué)校檔案管理規(guī)范》制定的14類檔案收集對象外，應(yīng)重點(diǎn)對能反映學(xué)校辦學(xué)特色、取得的成就等方面的檔案進(jìn)行單獨(dú)收集。

1.2 以戰(zhàn)略眼光培育學(xué)校檔案資源特色

加強(qiáng)學(xué)校檔案資源建設(shè)，精華在于“特色”。學(xué)校應(yīng)放眼長遠(yuǎn)，立足當(dāng)前學(xué)校的辦學(xué)特點(diǎn)、成績以及今后的辦學(xué)趨勢，以戰(zhàn)略的眼光確立學(xué)校檔案資源特色的培育方向。杭州楊綾子學(xué)校結(jié)合自身特點(diǎn)，將檔案資源特色確定為對外交流、重大活動檔案。學(xué)校每年來慰問的各級領(lǐng)導(dǎo)，來參觀訪問、交流學(xué)習(xí)、獻(xiàn)愛心的社會各界人士、特教同行絡(luò)繹不絕，在此過程中會形成照片、題詞、報(bào)道、錄像、禮品等各種載體檔案，它們能反映出學(xué)校作為杭州市國際旅游訪問點(diǎn)以及學(xué)校在特殊教育方面的特點(diǎn)，是學(xué)校特色檔案收集的重點(diǎn)對象之一。文藝及特奧人才培養(yǎng)檔案。學(xué)校作為智障青少年文藝及特奧人才培養(yǎng)基地，在特奧運(yùn)動會、全國特殊教育學(xué)校文藝匯演、全國殘疾人文藝調(diào)演時(shí)都會安排學(xué)生參與，在這些活動中會收獲不少獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書；同時(shí)學(xué)校在人才培養(yǎng)過程中也會形成人才培訓(xùn)規(guī)劃、日常培訓(xùn)記錄等檔案，它們都是學(xué)校特色檔案不可缺少的組成部分。殘疾學(xué)生實(shí)習(xí)與安置就業(yè)檔案。學(xué)校有全國首個(gè)智障教育職業(yè)高中部，對九年義務(wù)教育后的中度智障學(xué)生進(jìn)行三年職業(yè)教育和訓(xùn)練；并與永和大王、星巴克、肯德基、麥當(dāng)勞、沃爾瑪超市等多家企事業(yè)單位簽訂就業(yè)協(xié)議，安置和培訓(xùn)有能力的學(xué)生。由此會產(chǎn)生各類學(xué)生受訓(xùn)材料、招聘協(xié)議合同、照片、媒體報(bào)道、錄像等，也是學(xué)校特色檔案的重要內(nèi)容。

2 學(xué)校檔案資源建設(shè)的路徑選擇

一是妥善解決檔案資源收集難的問題。學(xué)校檔案資源主要來源于校辦公室、總務(wù)處以及特教老師等相關(guān)職能部門和成員，而檔案收集者是檔案員，檔案形成者和檔案收集者不一致是造成學(xué)校檔案資源收集難的主要原因。要解決這一問題，需要通過制度建設(shè)來保障，學(xué)校應(yīng)健全檔案收集制度，建立以專職檔案員為主、各特教老師為輔的檔案收集隊(duì)伍，并將檔案收集工作列入考核內(nèi)容，以考核來促進(jìn)各相關(guān)職能部門和成員各司其職，收集好職責(zé)范圍內(nèi)形成的檔案材料；還需要專職檔案員加強(qiáng)對兼職檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，引導(dǎo)他們清楚了解哪些材料具有歸檔價(jià)值和歸檔時(shí)期；同時(shí)專職檔案員應(yīng)按照學(xué)校細(xì)化的檔案收集范圍做好定期檢查和催交，確保檔案材料尤其是特色檔案應(yīng)歸盡歸。

二是委派專人承擔(dān)重大活動檔案收集。重大活動是學(xué)校形成特色檔案資源的重要渠道。近年來，學(xué)校接待參觀訪問、參加對外交流、運(yùn)動會及匯演等重大活動越來越多，針對這一情況應(yīng)引起重視，直接派員參與其中，在活動計(jì)劃之時(shí)就提前介入，按照活動進(jìn)程制訂檔案材料的收集計(jì)劃，并開展跟蹤收集，確保每舉辦或參加一次重大活動，其所有的檔案都齊全完整。

三是重視聲像檔案的收集質(zhì)量。隨著學(xué)校教育業(yè)務(wù)工作的開展以及參與各類重大活動的日趨頻繁，各類照片、錄像等檔案形成數(shù)量越來越多，它們在學(xué)校檔案資源中占據(jù)很大比重，同時(shí)其生動形象的特點(diǎn)又使其成為學(xué)校檔案資源不可或缺的組成部分。但可惜的是，有不少照片和錄像檔案因?yàn)榕臄z人員不專業(yè)或要素信息不全而成為“廢品”。學(xué)校尤其要重視聲像檔案的形成，應(yīng)委派專業(yè)人員進(jìn)行拍攝或指定人員向?qū)ｉT拍攝人員進(jìn)行收集，并在收集完成后及時(shí)填寫與聲像檔案相關(guān)的時(shí)間、地點(diǎn)、人物及事件等要素信息。