加強(qiáng)救災(zāi)檔案收集工作的若干對(duì)策

周 率/麗水市檔案局 蘭 峻/麗水市蓮都區(qū)黨校

救災(zāi)檔案指反映災(zāi)害發(fā)生時(shí)的情況、救災(zāi)過程、災(zāi)后重建情況等內(nèi)容的、有重要保存與研究?jī)r(jià)值的多種載體資料，一般來說可分為文書類檔案、影像類檔案、善后類檔案，其中文書類檔案包括政府部門制定的災(zāi)情報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等，印發(fā)的各類救災(zāi)通知、應(yīng)急預(yù)案、救災(zāi)方案等，制定的災(zāi)后重建規(guī)劃、表彰救災(zāi)先進(jìn)人物和先進(jìn)單位的文件、擬定的救災(zāi)工作總結(jié)等；影像類檔案指災(zāi)難發(fā)生時(shí)、救災(zāi)過程中和災(zāi)后重建中產(chǎn)生的各類錄像和照片資料，其形成者可以是個(gè)人也可以是新聞媒體；善后類檔案包括反映災(zāi)后醫(yī)療救護(hù)、衛(wèi)生防疫、后勤保障、災(zāi)民安置、災(zāi)后安撫、調(diào)查評(píng)估及災(zāi)區(qū)恢復(fù)等方面的資料。救災(zāi)檔案對(duì)于總結(jié)救災(zāi)經(jīng)驗(yàn)、開展災(zāi)害防治工作等具有重要意義，因此必須加強(qiáng)救災(zāi)檔案收集工作。2015年11月，麗水市蓮都區(qū)雅溪鎮(zhèn)里東村發(fā)生山體滑坡災(zāi)害，造成38人死亡、1人受傷；2016年9月，遂昌縣北界鎮(zhèn)蘇村發(fā)生山體滑坡，造成25人遇難、2人失聯(lián)、4人受傷。在救災(zāi)過程中，麗水市檔案局、麗水市蓮都區(qū)檔案局、遂昌縣檔案局及時(shí)介入做好救災(zāi)檔案收集工作，并取得一定成效。

1 收集工作實(shí)踐分析

一是印發(fā)收集文件。災(zāi)害發(fā)生時(shí)檔案部門要及時(shí)跟進(jìn)，初步了解災(zāi)害類型與救災(zāi)方案，特別要主動(dòng)與各參加救援的單位及時(shí)對(duì)接，了解各單位產(chǎn)生檔案的主要內(nèi)容、檔案保存地點(diǎn)和保管人員等信息，在此基礎(chǔ)上及時(shí)制定救災(zāi)檔案收集方案，明確檔案收集范圍、需要各單位配合的工作等，通過正式渠道印發(fā)各單位，要求各單位配合檔案部門做好檔案收集工作。如，里東山體滑坡災(zāi)害發(fā)生后第五天，蓮都區(qū)檔案局即制定了《里東山體滑坡災(zāi)害檔案資料收集整理工作方案》，并向全區(qū)各單位下發(fā)救災(zāi)檔案收集通知，確保檔案收集與救災(zāi)工作同步跟進(jìn)。

二是開展現(xiàn)場(chǎng)征集。災(zāi)害發(fā)生后，檔案部門工作人員在征得救災(zāi)指揮部的同意后，盡快進(jìn)入災(zāi)害發(fā)生現(xiàn)場(chǎng)收集第一手檔案資料。里東山體滑坡災(zāi)害發(fā)生后，麗水市檔案局和蓮都區(qū)檔案局迅速組織人員進(jìn)入災(zāi)害發(fā)生地，根據(jù)《里東山體滑坡災(zāi)害檔案資料收集整理工作方案》的要求向各參與救災(zāi)的單位收集檔案，并登記清楚檔案形成者與保管者的相關(guān)信息，作為檔案資料的附加信息進(jìn)行保存。此外，蓮都區(qū)檔案局工作人員還實(shí)地拍攝反映災(zāi)害現(xiàn)場(chǎng)和救災(zāi)場(chǎng)景的照片與錄像，作為影像資料入館保存。檔案部門還要擴(kuò)大收集面，可通過新聞媒體向全社會(huì)發(fā)布救災(zāi)檔案收集公告，鼓勵(lì)社會(huì)各界積極向檔案館捐贈(zèng)救災(zāi)檔案資料；還可鼓勵(lì)社會(huì)各界提供檔案收集線索并主動(dòng)上門征集。

三是開展跟蹤收集。對(duì)沒有及時(shí)移交救災(zāi)檔案的單位進(jìn)行催交；有些單位形成的文書資料在后續(xù)救災(zāi)工作還要查考，待工作全部完成后跟進(jìn)收集；在幸存者或死難者家屬心理創(chuàng)傷平復(fù)后，對(duì)其采訪形成口述資料，或動(dòng)員其捐贈(zèng)相關(guān)實(shí)物；持續(xù)收集災(zāi)區(qū)善后和重建中產(chǎn)生的檔案資料；等等。

2 幾點(diǎn)注意事項(xiàng)

第一，要確保檔案的完整性。由于救災(zāi)活動(dòng)每個(gè)階段的任務(wù)和重點(diǎn)不同，每個(gè)階段任務(wù)完成后參與單位和人員就會(huì)撤離，如果沒能及時(shí)與其建立聯(lián)系、告知檔案征集的意圖和內(nèi)容，就收集不到其形成的資料。此外，參加救災(zāi)的單位或團(tuán)體數(shù)量眾多，以地方政府為例，災(zāi)害發(fā)生后當(dāng)?shù)氐膰?guó)土部門、建設(shè)部門、民政部門、水利部門、交通部門都會(huì)參與救災(zāi)，檔案形成主體眾多，形成的檔案資料極為分散，因此檔案部門在開展工作前必須做好充分準(zhǔn)備，了解檔案形成主體，做到心中有數(shù)；在工作中主動(dòng)跟進(jìn)，督促相關(guān)單位、團(tuán)體或個(gè)人及時(shí)移交檔案。

第二，要注意收集口述資料。災(zāi)難具有突發(fā)性，救災(zāi)過程時(shí)間緊、任務(wù)重，許多有保存價(jià)值的內(nèi)容難以通過文字或影像的形式及時(shí)記錄下來，因此采訪當(dāng)事人或目擊者形成口述資料，是一項(xiàng)重要的補(bǔ)救措施。特別是可以收集幸存者回憶災(zāi)害發(fā)生前征兆性現(xiàn)象的口述資料，為災(zāi)害預(yù)防提供參考。

在工作中我們發(fā)現(xiàn)，一些單位存在重視收集政府部門形成的檔案，不重視團(tuán)體、企業(yè)或個(gè)人形成的檔案；重視收集反映救災(zāi)過程檔案，不重視反映善后工作的檔案；重視收集文書檔案和影像檔案，不重視收集實(shí)物和口述資料等問題。對(duì)此需要認(rèn)真總結(jié)，以不斷提升工作成效。