做好行政審批電子文件歸檔的若干建議

朱 玲/杭州市公用人防工程管理維護中心（杭州市人民防空檔案館）

行政審批電子文件歸檔是浙江省大力推動“最多跑一次”改革的重要內容，既有利于將權力裝進可追溯的數據籠子里，又可倒逼各地行政服務中心實現受理材料電子化和申報在線化、推動信息共享和業務協同，讓群眾和企業辦事少跑腿。當前，市級單位做好行政審批電子文件歸檔具有重要現實意義。下面筆者以所在單位杭州市人防辦為例，就此談一點認識。

1 存在的難點分析

第一，需要變革原有的歸檔制度。按照“最多跑一次”改革的要求，對在浙江政務服務網上直接辦理的事項實行紙質歸檔或者“雙套制”歸檔已變得十分困難；另外，如將大量通過計算機產生并打印生成的紙質文件材料，再通過數字化掃描轉換成電子文件，不僅工作量龐大，也不符合“互聯網+”的發展趨勢。因此在保障電子文件安全、可靠、有效的前提下，實行電子文件“單套制”歸檔已勢在必行。一旦施行，杭州市人防辦行政審批檔案歸檔工作將從“幕后”轉到“臺前”，原有的審批完畢后由檔案人員按要求接收紙質文件材料進行歸檔的“末端”歸檔模式將發生改變。同時，根據浙江省政務服務網公布的權力清單，市人防辦行政審批事項主要包括應建防空地下室的民用建筑項目報建審批、人防工程監理乙級以下資質認定、單建人防工程設計審批、人防工程拆除、改造、報廢許可及地下空間開發兼顧人防要求審批五大類及若干子項，呈現出審批文件材料種類多、專業性強的特點，按照傳統的“末端”歸檔模式，若歸檔時發現不符合歸檔要求的情況需要再找申報單位或個人補正材料，這不符合“跑一次是原則、跑多次是例外”的改革精神。因此，原有的歸檔模式需要改變。

第二，需要進行全過程管理。做好行政審批電子文件歸檔需要對電子文件進行全過程管理，但現行的由各審批部門將審批文件材料收集完畢后移交檔案部門歸檔的模式，實質上是各審批部門按職責“分散管理”不同階段的行政審批電子文件，工作“交點”只在文件材料移交環節，存在“管理空隙”，沒有實現電子文件的全生命周期管理，致使問題發現難且反饋周期長；一些審批部門內部也沒有制定行之有效的電子文件全過程管理制度，無法對電子文件的收集、移交、保存等實施全過程監管，歸檔文件的完整性和有效性受到影響。

第三，需要加強數據的安全管理。市人防辦行政審批申報材料中存在大量的電子文本、圖形、圖像等，這些電子文件具有易修改、易丟失、易被損毀的特點；利用人防專業軟件產生的電子文件，很可能因為運行環境改變或軟件缺失而無法讀出。因此，必須加強數據安全管理。另外，市人防辦行政審批電子文件數據中涉及防空地下室的關鍵信息還包含敏感信息，需要在歸檔、管理、傳輸上制定相應的規范，防范安全風險。

第四，需要改變檔案利用方式。長期以來，市人防辦行政審批檔案利用以紙質檔案利用為主，數字化程度不高，如實行電子化歸檔，需要改變傳統的檔案利用方式和利用習慣。

2 改進的對策探討

一要實現歸檔工作重心前移。要將歸檔工作重心前移，改“末端”歸檔為“前端”歸檔，逐步形成審批與歸檔并行的工作流程，提高審批及歸檔工作效率；既要改變歸檔工作完全由市人防辦檔案部門承擔的現狀，也要避免業務需求“指揮”歸檔要求的情況發生。應當完善市人防辦行政審批電子文件歸檔管理制度，建立市人防辦審批、檔案等多部門協同工作機制、聯動機制，由審批部門在審批過程中對電子文件實施預歸檔后移交檔案部門，檔案部門按要求接收并完成歸檔。

二要實行電子文件全過程管理。市人防辦需要對電子文件實施全過程管理，重點要加強前端控制和保障電子文件的有效性、完整性。一是以權力清單為基礎，針對市人防辦行政審批的特點，進一步梳理電子文件歸檔范圍和保管期限，將歸檔電子文件所需的軟件、有關元數據等以“大文件”的形式納入歸檔范圍，并采取按事項整理、組“卷”的方式歸檔。二是采用數字簽名、時間戳等技術手段，保證電子文件的真實性、完整性與可讀性，并落實專人管理、實行專線傳遞。三是制定電子文件分級管理規則，對預歸檔完畢后的電子文件實施分級管理，對涉及敏感信息的電子文件采取離線歸檔的方式單獨保存。四是注意行政審批檔案的特殊性，確保“送達回執”“授權委托書”等證據性材料及時歸檔。

三要提供優質高效的利用服務。一要大力開展市人防辦紙質行政審批檔案的數字化掃描和基礎信息著錄工作，建立人防工程檔案目錄數據庫和全文數據庫，滿足“最多跑一次”改革“削減申報材料”的要求；二要整合市人防辦行政審批電子化歸檔信息資源，建立人防檔案信息利用平臺，提供高效的行政審批檔案數據利用服務。