應(yīng)用“1+N”工作法管理項目檔案的實踐與思考

張燕兒/舟山市檔案局

隨著浙江舟山群島新區(qū)建設(shè)的快速推進，項目引領(lǐng)的發(fā)展模式促使國家投資大幅增加和民營資本大量投入。新區(qū)建立以來，舟山市建設(shè)項目每年以30%的數(shù)量遞增，其中重點建設(shè)項目2013年98項，2014年127項，2015年181項，2016年157項，2017年167項，2017年度重點建設(shè)項目計劃投資697億元人民幣。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前全市在建項目有近千項，多為綜合性而又有較強專業(yè)性的項目，呈現(xiàn)出數(shù)量多、涉及面廣、建設(shè)內(nèi)容復(fù)雜等特征。縱觀如此眾多的項目，其檔案管理狀況喜憂參半，總體情況不容樂觀。由于項目建設(shè)單位檔案意識淡薄，很多項目檔案管理不善，存在文件材料形成不準(zhǔn)確、歸檔不齊全、整理不系統(tǒng)等問題。但也有些項目具有規(guī)范管理意識，項目一上馬管理層就著手抓項目的檔案管理，確保檔案工作進度與項目進度同步，如浙江舟山液化天然氣（LNG）接收及加注站工程項目（以下簡稱“舟山LNG項目”），該項目采用“1+N”工作法管理檔案，取得較好成效。本文試就這一做法進行介紹，旨在為其他項目做好檔案管理提供借鑒與參考。

1 “1+N”工作法簡介

“舟山LNG項目”檔案管理運用“1+N”工作法管理檔案，“1+N”工作法即“項目+各參建單位”“項目檔案+各參建單位形成的檔案”“目標(biāo)項目+無數(shù)工作節(jié)點”。“項目+各參建單位”就是在項目檔案管理中建立管理網(wǎng)絡(luò)、明確崗位要求，并要求各參建單位依法依規(guī)履約；“項目檔案+各參建單位形成的檔案”就是各參建單位圍繞項目檔案建立，完成合同約定的項目檔案形成、積累、收集、整理歸檔、數(shù)字化和安全管理工作；“目標(biāo)項目+無數(shù)工作節(jié)點”就是圍繞目標(biāo)項目把握工作節(jié)點、抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做到工作范圍無死角、全流程跟蹤服務(wù)。項目檔案管理需要抓住的工作節(jié)點包括圖紙會審、技術(shù)交底、進度計劃安排、設(shè)計施工變更、材料工序報審、施工記錄、第三方檢測、分部分項完成情況、中間結(jié)構(gòu)驗收、單位工程交工驗收等。筆者認(rèn)為，“1+N”工作法是管理項目檔案的有效方法。

2 “1+N”工作法運用分析

“舟山LNG項目”檔案管理運用“1+N”工作法的核心是樹立全員規(guī)范管理意識，在項目檔案管理的全過程緊緊圍繞項目檔案這個“1”，組織管理好“N”，多個參與者各司其職，采取“N”個控制手段，把握“N”個關(guān)鍵環(huán)節(jié)和工作節(jié)點，開展規(guī)范有效的管理。

2.1 做好準(zhǔn)備工作

一是領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)心。早在項目籌備期間，建設(shè)單位新奧（舟山）液化天然氣有限公司積極聽取相關(guān)部門的建議，加強與政府職能部門溝通，并多次與市檔案局聯(lián)系，就項目的檔案管理內(nèi)容、人員配備相關(guān)要求等進行接洽、咨詢；項目啟動后，根據(jù)項目管理需要制定項目檔案管理方案，組織人員通過實地考察、比較篩選，綜合各方面因素，確定管理到位、經(jīng)驗豐富、人員專業(yè)的舟山市定海蘭臺檔案事務(wù)所負(fù)責(zé)項目檔案管理。

二是管理層上心。新奧（舟山）液化天然氣有限公司相關(guān)職能處室圍繞項目管理創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程的總體目標(biāo)，認(rèn)真履行職責(zé)，盡心盡責(zé)辦事，主動尋求專家意見，協(xié)商最佳工作方案，并做到上情下達，工作落實到位；下情上報，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持。事務(wù)所進場后更是及時定目標(biāo)、抓落實，為發(fā)揮事務(wù)所的專業(yè)優(yōu)勢和管理經(jīng)驗營造良好氛圍。

三是參與者用心。無論是項目檔案管理的承辦部門還是協(xié)辦部門，都認(rèn)真對待每一件事，從管理方案、管理制度的擬定到具體事項及相關(guān)細(xì)節(jié)的斟酌與推敲，都是如此。比如在起草《浙江舟山液化天然（LNG）接收及加注站工程項目檔案管理實施細(xì)則》時，各參與單位和建設(shè)單位各承辦部門把職責(zé)明確到每一個崗位、每一個人員；同時也規(guī)定了事務(wù)所應(yīng)承擔(dān)的具體事項，如對于建設(shè)單位，要跟蹤項目文件的形成、積累、收集、歸檔整理及數(shù)字化、建立數(shù)據(jù)庫和安全管理等情況；對于各參建單位，要指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查并驗收其檔案工作；等等。

2.2 推進制度建設(shè)

新奧（舟山）液化天然氣有限公司在事務(wù)所進場后著手推進項目檔案管理制度建設(shè)。一是建立項目檔案管理體系。在建設(shè)單位建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上要求各參建單位明確項目檔案分管領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人、檔案員和文控人員，嚴(yán)格把控項目文件形成的原始性、齊全性、系統(tǒng)性等。二是相繼出臺管理文件。如在廣泛征求總公司、各參建單位和建設(shè)單位各職能部門意見后印發(fā)《浙江舟山液化天然（LNG）接收及加注站工程項目檔案管理實施細(xì)則》，針對跟蹤過程中施工檔案資料出現(xiàn)的種種情況出臺《項目檔案專項檢查考核辦法》，通過檢查考核的辦法來確保各參建單位的項目施工檔案資料形成的及時性、完整性和準(zhǔn)確性等。三是實現(xiàn)培訓(xùn)與檢查的日常化、制度化。對公司各工作部門和各項目參建單位的檔案管理專（兼）職人員進行每年3次以上的系統(tǒng)性業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專題業(yè)務(wù)培訓(xùn)，普及項目檔案形成的要求，提高項目檔案質(zhì)量意識，同時對各參建單位形成的檔案采用不定期抽查及月度、季度檢查考核的辦法，督促各參建單位的項目施工檔案資料形成的質(zhì)量達標(biāo)。

2.3 規(guī)范日常管理

舟山市定海蘭臺檔案事務(wù)所取得“舟山LNG項目”的項目檔案全程跟蹤管理服務(wù)資格后，全程跟蹤規(guī)范管理。一是指定一名常駐人員協(xié)助建設(shè)單位綜合部進行項目檔案日常管理工作，如日常的收文登記、各個部門定期的資料接收、項目前期文件的歸檔整理及預(yù)立卷等。二是委派人員參加工地每周監(jiān)理例會，及時掌握各施工單位的施工進度情況及需要解決的施工問題等，跟蹤項目進展督促項目檔案的及時形成、補充、反饋、閉合等。三是在組織月度、季度檢查考核的同時，不定期增派人員到各參建單位進行項目文件檢查工作，根據(jù)檢查結(jié)果反饋檢查意見，督促施工單位的施工資料與工程建設(shè)進度同步。四是每個月向建設(shè)單位遞交項目檔案管理月報，匯報當(dāng)月工作成果及下月工作計劃，使項目檔案全程跟蹤服務(wù)有計劃性和針對性。

3 幾點體會

第一，較高的檔案意識是運用“1+N”工作法的基礎(chǔ)。一個項目的建成需要政府各級各部門的支持和項目各參建單位的努力，項目檔案的建立來源于政府各級各部門和項目各參建單位的文件資料。在往來文件中，建設(shè)單位各部門如辦公室、合同管理部門、工程管理部門、設(shè)備采購部門等，相關(guān)參建單位如設(shè)計單位、各標(biāo)段施工單位、監(jiān)理單位等，其產(chǎn)生的文件都是項目檔案重要組成部分。要做好項目檔案管理，就要讓項目文件材料形成的每個單位、每個部門明確文件形成的要求，讓每一個經(jīng)手文件材料的人員都有較高檔案意識。

第二，權(quán)責(zé)明確的管理體系是運用“1+N”工作法的前提。任何工作要實現(xiàn)有效管理，必須要依托職責(zé)分明的管理體系。項目在實施過程中與嚴(yán)格按照“五制”（項目法人制、投資資本金制、招投標(biāo)制、合同管理制和工程監(jiān)理制）建立管理體系，如把檔案管理納入監(jiān)理工作制度，明確規(guī)定監(jiān)理單位不僅對項目建設(shè)的質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，還應(yīng)審查各施工單位的歸檔文件的完整性和準(zhǔn)確性，督促施工單位按時歸檔；再如，把工程檔案管理納入招投標(biāo)和合同管理制度。在招標(biāo)文件、合同中要明確規(guī)定施工、監(jiān)理單位需要提交的檔案套數(shù)、質(zhì)量要求、移交時間以及相關(guān)的違約責(zé)任，如要求扣押一定比例的保證金等。要確保各單位各部門權(quán)責(zé)明確、各司其職，如建設(shè)單位要明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)解決工程檔案管理中碰到的難點問題，再確定工程檔案的主管部門，可以是辦公室也可以是工程部，然后確定該部門一位同志負(fù)責(zé)整個項目文件的系統(tǒng)管理，最后由每一部門負(fù)責(zé)人指定一人作為各部門工程文件的管理者，各參建單位也指定一人作為資料員，這些部門和人員組成整個工程檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

第三，日常的規(guī)范管理是運用“1+N”工作法的關(guān)鍵。項目檔案是隨項目進度同步形成與建立的，日常管理的規(guī)范與否直接決定了項目檔案質(zhì)量的好壞。把握日常管理時機，能夠確保工程檔案歸檔的及時性。一是把握計量支付關(guān)。在工程計量時，除工程實體驗收合格外，監(jiān)理和建設(shè)單位還應(yīng)審核相關(guān)施工資料是否完整、準(zhǔn)確、有效，以及組卷是否科學(xué)、規(guī)范，只有監(jiān)理和建設(shè)單位項目檔案管理部門責(zé)任人簽字，才能進行計量支付。二是把握交、竣工驗收關(guān)。交、竣工驗收階段竣工資料基本形成，建設(shè)單位要抓住這個時機，組織力量對各參建單位的竣工資料進行系統(tǒng)審核，檢查各單位檔案數(shù)量是否與合同相符，歸檔文件材料與建設(shè)工程實體是否相符，是否準(zhǔn)確、完整、有效，竣工圖編制是否符合要求、分類是否科學(xué)、整理是否規(guī)范，封面填寫是否整潔與美觀，歸檔說明和檢索工具是否完備。對未能及時整理編目的單位要集中力量進行指導(dǎo)，督促其抓緊整理，對不符合規(guī)范要求的單位應(yīng)要求其限期整改完善。