信息化項目采購LTR全流程管理的實踐

周麗玉

[摘 要] 風險導向型信息化項目采購全流程管理是指對信息化項目采購過程的風險進行識別和評估，實施信息化項目采購各環節的統籌管理。該過程涵蓋風險識別與評估、流程解構與優化兩個階段。

[關鍵詞] 信息化 采購 全流程

中圖分類號：G203 文獻標志碼：A

一、信息化采購全流程管理的背景

黨的十九大報告指出，著力加快建設實體經濟、科技創新、現代金融、人力資源協同發展的產業體系，并推動大數據等技術與實體經濟深度融合。隨著現代信息技術的快速更迭，財務公司作為與實體經濟緊密相連的企業形態，必須以創新求變來順應信息化和互聯網化的發展趨勢，信息系統更新升級已經日漸常態化。另一方面，信息化安全是體現金融機構服務能力和維護金融機構良好信譽的命脈。市場上信息化品牌和設備型號令人眼花繚亂，企業資質和技術實力良莠不齊，售后服務和功能可擴展性更是無法預知，這都與信息系統安全防護息息相關。因此，財務公司有必要做好從廠商資質調研到系統持續優化的信息化采購全過程管理，為客戶提供優質的個性化服務，為企業發展注入科技新動能。

據《中國企業集團財務公司行業發展報告（2017）》中的數據顯示，2016年財務公司行業信息化總投入達9.56億元，較2015年增長16.93%?？梢钥闯?，每年大額的信息化項目資金投入，對于國有企業集團來說，面臨著極大的職業道德風險和國有資產流失風險。中央紀委書記指出，要一刻不停歇地推進黨風廉政建設和反腐敗斗爭。招投標領域是腐敗重要滋生地之一，也是國有企業黨風廉政建設的重要內容。京能集團作為北京市國資委獨資企業，下發了一系列關于招投標工作的規范性文件并加大查處力度，財務公司信息化采購是集團招投標管理的重點之一。因此，通過采購全流程的規范管理，保證各環節規范操作，是深入貫徹落實黨風廉政建設的需要。

可見，財務公司開展信息化采購全流程管理，一是滿足監管機構日常信息化工作監管，保證業務活動正常運行；二是保證功能實現性和系統安全性，提升信息化服務和延伸系統性功能；三是避免職業道德風險和國有資產流失，深化黨風廉政建設的有力手段。

二、信息化項目采購全流程管理的內涵

風險導向型信息化項目采購全流程管理是指對信息化項目采購過程的風險進行識別和評估，在此基礎上，以全流程為抓手，實施信息化項目采購各環節的統籌管理，最終達到信息管理、審批管理、記錄管理、檔案管理、后督管理的一體化。京能財務將這種信息化項目采購管理方式稱之為“LTR（lead to risk）全流程管理”模式。

信息化項目采購LTR全流程管理重點涵蓋風險識別與評估、流程解構與優化兩個階段。兩個階段都需要強調風險防控原則并以此為管理核心。信息化項目采購LTR全流程管理需要堅持以下風險防控原則。

1.問題導向原則。堅持風險防控為首要目標，強調以問題為導向，有的放矢，實現風險源頭治理。

2.內控牽制原則。堅持部室職責劃分、管理流程的關鍵環節體現內控牽制效應，強化牽制責任，細化牽制要求與規范，實現全面風險防控。

3.兼顧效率原則。風險可控前提下，關鍵管理環節明確各級主體的響應期限要求，強化執行和考核，促進管理效率提升，節約建設成本。

4.廉潔監督原則。加強企業黨建工作，強化紀律檢查機構在信息化采購過程中的監督執紀作用，實施廉潔問題一票否決。強化稽核監督與評價職能，守住風險底線。

5.激勵約束原則。針對采購后評價結果為“優”的重大信息化采購項目，建立激勵機制。針對采購后評價結果為“差”的重大信息化采購項目，實施問責機制。

下圖即為京能財務在風險識別評估、流程解構優化后形成的信息化項目采購LTR全流程管理示意圖。

三、信息化采購風險識別評估

1.專業風險。由于采購人員IT專業知識不足、IT資產管理經驗匱乏，導致采購成本上升、采購質量失控以及后續資產維護成本上升。由于采購標的的技術方案與功能需求不匹配或超過合理水平，導致信息化建設成本非正常上升。

2.需求風險。由于采購需求計劃的制訂不及時、不完整、不清晰或不符合公司實際情況，或者采購需求計劃未按照公司管理要求進行審批，導致信息化采購預算不及時、不準確或預算執行失控。

3.供應商風險。由于采購渠道管理粗放，對供應商的管理經驗匱乏，缺少監督評價，導致采購標的質量失控或信息化建設成本非正常上升。

4.資產風險。由于資產采購管理粗放，管理措施執行不到位，關鍵環節缺少牽制與監督，導致資產流失、損失。

5.效率風險。由于部室協作、管理決策效率低下，導致信息化采購時間成本和經濟成本非正常上升。

6.道德風險。由于內部欺詐、外部欺詐或內外串通舞弊，導致公司經濟損失或聲譽損失。

四、信息化采購流程解構優化

1.審批分級授權，兼顧管理效率。根據重要性原則，按照采購金額實施分級授權審批：單批/次采購金額在5萬元（含）以上的，報總經理辦公會審批；單批/次采購金額在5萬元以下的，總經理審批。

2.采購流程再造，明確管理要求。以部門牽制為出發點，需求（使用保管）部門與采購部門相分離、技術方案設計部門與采購部門相分離，重構信息化采購流程。

（1）預算環節，包括預算提出、預算調整、臺賬管理。

（2）需求報告與技術方案設計環節，包括需求報告編制、技術方案設計、需求報告與技術方案審批。

（3）供應商（廠商）管理環節，包括供應商（廠商）庫的建立、供應商（廠商）庫后續管理要求、供應商（廠商）庫實施黑名單制管理，廉潔問題一票否決。

（4）采購環節，包括詢價、商務談判、采購方案編制、采購方案審批、合同簽訂、采購執行。

（5）采購驗收環節，包括初驗、終驗。

（6）支付環節。

（7）登記和入賬環節，包括出入庫登記管理、卡片登記管理、臺賬管理、入賬管理。

（8）資產盤點環節。

（9）資產處置環節，包括固定資產處置、無形資產的處置、賬務清理。

（10）執行證據管理環節，包括執行文檔的交接保管歸檔。

（11）監督環節，包括紀委監督、稽核監督。

3.加強人力資源配置。負責采購的崗位作為關鍵崗位，建議至少每3年安排輪崗。

4.借助專業軟件，實現剛性控制和閉環管理。采購或開發資產管理應用系統，實現資產全生命周期的閉環管理，實現資產風險的剛性控制，確保內控證據的完整性，滿足采購后評價需求。

5.強化執行管理，激勵與問責并重，提升采購效率。信息委負責整體把控信息化采購節奏，在信息化項目立項審核時，在會議紀要中應予以明確采購完成期限。

信息化采購的全流程管理，不僅有效解決了跨部門、跨專業、跨階段間的人員合作，而且“舉公司之力，集各方之長”實現內部資源的協同投入，實施信息化采購過程中的跟蹤推進、及時督辦。使信息化資產管理的步驟對應到某個法律或制度條款，對其進行合規性評價，完善采購程序、改良合同條款，避免經濟糾紛，不斷地糾正改進，形成民主科學的決策、執行、監督閉環的信息化采購管理機制，推動具體經辦人員在公司信息化采購過程的法治行為，進而促進了財務公司依法治企水平的細化落地。