重大建設(shè)項目檔案工作的全過程管理

李杜鋒

我國經(jīng)濟不斷在發(fā)展，許多建設(shè)項目也逐步趨于細節(jié)化以及大型化，所以，為了更為有效地開展項目建設(shè)工作，要強化項目檔案管理的工作。基于此，本文論述了重大建設(shè)項目檔案工作的全過程管理。

重大建設(shè)項目的檔案管理要涉及到多個方面，包括項目管理和項目監(jiān)督、項目維護和項目驗收、項目審計和項目稽查以及項目改造等等，因此更要重視項目的檔案管理工作，并從細節(jié)以及宏觀兩方面著手展開實踐工作，這樣才能更好地進行后續(xù)的工作。

概述重大建設(shè)項目與檔案管理工作

站在宏觀的角度來講，所謂的重大建設(shè)項目即同開發(fā)和投資以及建設(shè)相關(guān)的建設(shè)項目，其涵蓋了極多的內(nèi)容，覆蓋極廣的范圍。簡單的來說，可劃分成兩種重大項目建設(shè)：第一種，同生活相關(guān)的配套項目，相對來講，這一建設(shè)項目更為細化、更為具體。第二種，地方主體的建設(shè)，這一建設(shè)項目同城鎮(zhèn)經(jīng)濟的進步以及發(fā)展有著莫大的關(guān)聯(lián)，可被稱之為總體的城鎮(zhèn)規(guī)劃發(fā)展項目。（王雅麗.高職院校項目檔案工作存在問題及解決措施探討包頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2015，16（2）：94-96.）而分析具體的重大建設(shè)項目內(nèi)容，又可劃分為六大類的重大建設(shè)項目。第一，利用政府行政的財政建設(shè)資金而開展的項目，一般情況下，這一些項目會對被納入到財政管理當(dāng)中的建設(shè)資金或者相關(guān)部門的預(yù)算資金進行利用。第二，市政部門所安排以及國家指定的相關(guān)建設(shè)項目。（許佳佳.加強醫(yī)院檔案工作管理促進醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展中外健康文摘，2011，08（2）：450-451）第三，對國債資金進行利用而展開的建設(shè)項目。第四，由市級財政部門來擔(dān)保貸款而開展的項目。第五，由市級的人民政府或者發(fā)展改革委員會稽查和制定審核的建設(shè)項目。第六，相關(guān)的市級單位同國家單位融資或者出資而開展的建設(shè)項目。（趙振.智能電網(wǎng)建設(shè)項目檔案標準化管理的實現(xiàn)與思考.卷宗，2016，6（6）：97.）

而對于重大建設(shè)項目的相關(guān)檔案管理工作，其有著新型的管理模式。項目法人是這一模式的管理核心，納入合同是管理的依據(jù)，控制并且監(jiān)理是極其重要的管理手段。在開展以及實施檔案管理工作的過程中，不管是項目監(jiān)理單位和項目的施工部門、項目設(shè)計部門和項目建設(shè)部門，還是相關(guān)主管部門和檔案行政管理部門，都應(yīng)全程參與其中。除了要在實施項目之前介入其中，在開展項目的過程當(dāng)中，也應(yīng)進行事中調(diào)整以及控制。此外，當(dāng)項目在收尾的階段時，多個部門還要將驗收把關(guān)以及事后核查等相關(guān)的工作做好。（姚彤.淺論水利信息化建設(shè)項目檔案的有效管理信息安全與技術(shù)，2013，4（12）：11-12，17.）由于這一新型模式是全面把控且全面監(jiān)控的，因此確保了更為具體以及全面的項目檔案管理工作。通過這一模式，可在檔案管理工作當(dāng)中融入項目建設(shè)的每一個環(huán)節(jié)和階段以及每一道工序，從而使項目建設(shè)檔案的精確性以及完整性得以保障。（賴映蘭.電力企業(yè)重大建設(shè)項目檔案的保存管理探討貴州電力技術(shù)，2015，18（8）：91-92，45.）

分析重大建設(shè)項目檔案工作的全過程管理

本文具體分析了重大建設(shè)項目檔案工作的全過程管理，以下就是幾大要點，見表1。

項目前期準備工作。相關(guān)的建設(shè)單位在開展工程建設(shè)項目時，就應(yīng)在重要的開展內(nèi)容當(dāng)中納入到檔案工作這一項內(nèi)容，并把其當(dāng)作工程建設(shè)的重要組成部分。與此同時，相關(guān)的檔案管理單位應(yīng)開展收集和整理以及分類建設(shè)文件、項目資料等資料的工作。工程在初期立項時，作為建設(shè)單位，應(yīng)同建設(shè)項目的重要內(nèi)容以及自身特點相結(jié)合，并充分地對工程實施單位進行考慮，從而劃分工程、制定工程進度。（陸瑩.規(guī)范重點建設(shè)項目檔案管理工作的思考.包頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2015，16（1）：88-89.）另外，應(yīng)基于此，針對對應(yīng)項目制定檔案工作的計劃，這樣才能夠落實檔案工作具體的管理制度、工作進度和歸檔準則以及檔案質(zhì)量。（李曉波.新形勢下煤礦企業(yè)重大建設(shè)項目檔案管理工作優(yōu)化探析.卷宗，2016，6（12）：124.）還有，要將檔案管理的機構(gòu)建立起來，并對先鋒工作的力量進行配備，確保管理機構(gòu)能夠高效地辦公。最后，要將相關(guān)的檔案制度建立起來，并在實踐中使其不斷地完善。同時，要使項目的存放制度和歸檔制度以及文件分類制度得以落實，這樣在對文件資料進行整理時，相關(guān)的部門和監(jiān)理機構(gòu)以及施工單位才能有據(jù)可依。（姚麗雅.制約高校基本建設(shè)項目檔案管理的因素與對策安徽建筑，2013，20（2）：236-237.）

項目開工前標準統(tǒng)一化。重大建設(shè)項目在正式開工時，所有參與建設(shè)的相關(guān)單位應(yīng)集中統(tǒng)計相關(guān)的工作人員，并且要將網(wǎng)絡(luò)檔案的管理體系建立起來，使其不斷完善。建立起完善的體系之后，相關(guān)人員應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)的管理系統(tǒng)當(dāng)中錄入詳細的工作人員的檔案資料，這樣能夠從多個角度和多個方位對所有的參與建設(shè)項目的人員進行檔案管理。與此同時，作為建設(shè)的主導(dǎo)單位，應(yīng)向各個參與建設(shè)的機構(gòu)以及建設(shè)單位準確且及時的發(fā)放相關(guān)的制度標準。并且建設(shè)主導(dǎo)單位應(yīng)重視檔案管理人員的培訓(xùn)，可通過組織培訓(xùn)班以及召開會議的方式來開展培訓(xùn)，通過這樣的方式，除了能夠強化檔案管理人員的管理意識，提升其工作業(yè)務(wù)能力，同時還能夠統(tǒng)一規(guī)范相關(guān)的檔案管理工作，明確每一檔案管理人員的工作職責(zé)。站在某一角度來講，項目工程正式開工之前，通過統(tǒng)一檔案管理的相關(guān)標準，能夠在實施工程項目的過程中，讓檔案管理人員讓其更為高效地開展收集和歸檔文件資料的相關(guān)工作。

項目實施時的實時監(jiān)管與控制。在實施工程項目的過程當(dāng)中，應(yīng)在工程實際的建設(shè)環(huán)節(jié)當(dāng)中納入檔案管理工作這一項內(nèi)容，并且要給予檔案管理工作以及項目工程實體質(zhì)量同等的重視。通過這樣的方式，相關(guān)單位在檢查工程項目的進度以及工程項目的質(zhì)量時，就能夠同步地檢查形成的檔案資料情況以及檔案資料當(dāng)前的管理狀況。由于每一重大工程項目的環(huán)節(jié)不同，因此各大環(huán)節(jié)的監(jiān)控細節(jié)也會有所區(qū)別，同時隨著監(jiān)控細節(jié)的變化，管理資料檔案的情況也會發(fā)生變化。

在驗收單項工程的項目工作時，要在同一時刻驗收需要歸檔的文件以及相關(guān)的資料。在驗收的過程當(dāng)中，要重點對相關(guān)資料的完整程度以及整理的質(zhì)量進行檢查。假如有足夠的條件，那么可對一些信息化的高端手段進行利用，包括網(wǎng)絡(luò)和計算機等等，從而實時的監(jiān)控相關(guān)的項目監(jiān)理機構(gòu)以及施工單位，繼而確保及時地回收以及歸檔形成的項目文件。

作為監(jiān)理機構(gòu)以及施工單位，應(yīng)在建立和施工具體管理的工作計劃當(dāng)中納入同監(jiān)理以及施工相關(guān)的文檔資料管理工作內(nèi)容，并且在施工考核時或者施工管理時，應(yīng)將其當(dāng)做重要的一部分。與此同時，不管是工程項目的技術(shù)人員還是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)負責(zé)一些同項目文件收集相關(guān)的工作。所以檔案管理機構(gòu)可將工地的檔案管理室建立起來，并基于此對合理的制度進行制定，并在實踐當(dāng)中實施，確保檔案管理工作能夠更為有效的開展和進行。

項目后期的總結(jié)與反饋。檔案管理的相關(guān)單位在項目收尾時，應(yīng)全面地整合和梳理項目開展過程中所歸檔和收集的全部檔案資料，進行匯總，并細致地檢查以及審核資料和文件，與此同時，要及時地修復(fù)以及調(diào)整出現(xiàn)問題的資料以及文件。完成了初步的檢查之后，相關(guān)檔案機構(gòu)將專項地進行檔案的驗收。一般情況下，由兩個部門組成了專項驗收檔案的機構(gòu)，第一是行業(yè)主管的部門組織，第二是檔案行政管理部門。

通過專項的檔案驗收，能夠找到更為深入的檔案問題，從而進一步地對其調(diào)整以及改進。由于這樣的檔案驗收是多層次的，且要遵行多種程序，因此能夠使建設(shè)項目的檔案管理工作水平以及工作質(zhì)量得以有效提升。

總而言之，為了確保更為高效的檔案管理工作，使項目的檔案管理工作水平以及工作質(zhì)量得以有效提升，應(yīng)密切注視工程項目實施的整個過程，并在實施項目的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中落實和貫徹檔案管理的工作，只有這樣才可真實地記錄每一道工程項目的工序，確保更為可靠和真實的建設(shè)項目檔案工作，給其他工程項目提供一定的參考依據(jù)。

（作者單位：福建省清流縣重大項目前期辦公室）endprint