完善會計檔案管理工作的作用和意義

呂娜　孫凱敏　袁文艷

會計檔案不僅是重要的經濟檔案，也是企業檔案的重要組成部分。因此，會計檔案的科學管理對已步入信息時代的當今社會具有重要的現實意義。本文主要闡述會計檔案工作管理目的及意義，分析會計檔案管理，揭示現行檔案管理體制自身的不足及存在的問題，通過探索研究按照市場化、法制化、現代化的發展方向，完善會計檔案管理的措施，逐步建立起與企業發展相適應的會計檔案管理體制。

會計檔案管理的目的及意義

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業材料，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。會計憑證和賬簿可以全面、連續、系統地記錄各項經濟業務完整的業務軌跡，并由此分析其所產生的收益、在公司總體業務中的重要性等等。而完整的會計檔案能將會計憑證和賬簿的連續性得到保證，也確保公司決策層對歷年戰略、經營數據等方面可以有效地回顧，能夠分析總結經驗，對現有和未來的發展戰略和具體的經營決策進行很好的部署，避免“盲人過河”式的盲目制訂決策而對企業造成重大損失。二是妥善、完整保管的會計檔案還使得公司可以便捷、準確、快速地查找以前各期發生的事項及其具體金額和業務細節，便于處理與相關業務單位可能產生的各種異議，做到“有憑有據”、“以事實為依托”，從而在問題的處理中處于主動、有利的地位。三是會計檔案更是企業經濟業務活動的紀實和史料，是企業檔案的重要組成部分，是企業經濟發展的重要資料，充分利用好會計檔案將為企業經濟發展帶來不可估量的利益，能夠提高公司內各單位、各部門對會計檔案的利用效率，也為公司領導決策提供更好的依據和服務。

存在的問題

首先是傳統紙質檔案的保存和查閱質量不高。目前，公司檔案室所保存的檔案材料，大部分是紙質檔案。傳統的檔案管理模式占用存放空間大，保管成本高，易磨損，并且檢索利用效率低，難以滿足各單位、各部門日漸增大的對信息資源的渴求。同時，紙張在生產使用保管過程受環境或自然因素影響其色澤強度，彈性等性能發生逆變耐久性減弱，給檔案的保護保管修復等工作帶來一些新問題。

其二是企業對會計檔案管理工作認識不夠，由于企業的會計人員具有不固定性，也未設置專職的檔案管理人員，在素質和責任心方面也參差不齊，很多企業不能按照《會計檔案管理辦法》的規定管理會計檔案，不能按時整理、裝訂、歸檔，甚至出現丟失的情況，真正需要查證時費時、費力。

第三是會計檔案的管理不完善、不規范。會計檔案整理、裝訂、歸檔是財務工作基本要求，也是企業檔案管理的需要。但我們企業在實際操作中對會計檔案的管理存在不完善、不規范的問題。有些只整理、裝訂，并不歸檔，若千年的會計檔案全部放在會計人員那里保管存放，多年來也不進行鑒定，更不能按年限規定進行銷毀，遺留的各種原因使得會計檔案的銷毀工作很難開展，影響了會計檔案管理工作的質量和效果。

完善會計檔案管理措施

一是創新建立電子信息數字化會計檔案。在信息化時代，隨著互聯網技術的飛速發展，電子信息數字化會計資料正逐步取代紙質會計資料，在會計核算和財務管理中發揮著日益重要的作用，也大大降低了檔案的管理成本。通過對紙質檔案的數字化處理，利用電子檔案替代原件使用，實現了對檔案原件的有效保護。數字化檔案也可以副本異地保存，這樣可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。檔案數字化能改善檔案的利用方式，使檔案的利用不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享，擴大了檔案的利用空間，提高工作效率。

二是建立健全會計電算化條件下檔案保管方式。會計電算化給會計工作帶來了極大的方便，一定程度上減輕了會計工作者的工作量。但是在會計電算化檔案資料的儲存上同樣存在的很大的風險，面臨著病毒侵襲、設備損壞、失密等問題。因此我們在享受便捷操作的同時要做好會計電子檔案的保管，如加大后臺服務器的投入，選用安全穩定服務系統，采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行備份；防磁、防火、防潮和防塵，重要的會計檔案應有備份，存放在兩個不同的地點。

三是加強會計檔案工作人員的全面培訓。檔案管理是一門學問，需要會計人員去認真學習、去積極探索。會計檔案資料具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點，不能視同企業的一般檔案，應按照專門檔案管理進行專業化培訓。要求會計人員能夠熟練使用現代化的管理手段，運用現代化管理軟件。才能達到提高會計檔案質量要求。會計人員是會計檔案管理的第一責任人，會計人員對會計檔案規范化整理、裝訂、歸檔能力決定了會計檔案質量的高低。在此方面企業應該加強對會計人員的全面培訓，通過學習和探索提高會計人員的業務技能和自身綜合素質。

四是要定期對會計檔案資料鑒定、銷毀。《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規定。企業會計檔案人員要同相關監管部門，搞好會計檔案的鑒定工作，有用的完好保管，無用的按照保存期限及時銷毀。對于到了保管期限、還遺留的債權債務和其它未了原始憑證不能銷毀，應重新登記注明，也在銷毀清冊的備注欄和保管清冊注明原因，并加強對涉及此賬款原始憑據的保管和關注，及時做好后續的清結工作。

企業在會計檔案的管理過程中，如果檔案管理人員能夠在思想上高度重視，保持強烈的責任意識，堅持科學管理和創新管理，則可以有效地防范會計檔案管理工作中出現的諸多問題，從而使會計檔案信息在確保工作的質量上、效率上都會得到很大提升，進而對企業增強活力、競爭力，適應市場經濟的發展起到至關重要的作用。endprint