高校檔案績效管理體系構建研究

朱明國

目前，高校檔案績效管理長期落后于高校的實際發展現狀，其具體體現為績效管理缺乏體系建設，缺乏系統完善的績效管理量化標準，導致績效考核結構作用甚微。因此，在構建高校檔案績效管理體系過程中，需要明確績效管理體系指標，確保檔案資料的完整、統一和安全，拓展檔案的社會和文化服務內容。

目前，高校檔案績效管理體系還處于初期應用階段，沒有充分發揮績效管理的邏輯嚴謹、程序縝密的特點，不利于提高高校辦學效益，調動教職員工的工作積極性。因此，構建高校檔案績效管理體系需要遵循相關績效管理理論知識，客觀、公正、合理地評定檔案工作各級部門尤其是員工的績效，充分提升檔案人員自身素質和業務能力，推動檔案管理工作整體水平的改變。

高校檔案績效管理體系的問題分析

績效管理缺乏體系建設。縱觀我國高校檔案管理工作還大多停留在傳統部門經驗管理模式，缺乏績效管理相關理論與技術作為指導，無法建立起高校檔案績效管理體系，導致高校檔案管理工作的考核范疇不明確，考核內容落后陳舊，考核方法標準不明確，嚴重阻礙了高校檔案職能的履行和管理的完善。此外，高校辦公自動化系統、高校檔案管理系統缺失關于檔案管理的績效管理模塊，更多的是將檔案管理與績效評估相互混淆，從而導致高校檔案管理人員無法完成績效評估統計工作，無法針對檔案管理的專業特性和工作內容衡量高校職工的績效考評。在實際工作中，由于高校檔案績效考核人員缺乏對于檔案管理和績效考核的清楚認識，導致包括檔案管理人員、檔案管理部門與高校檔案考核三個層面績效管理缺失，決定了高校檔案績效管理缺乏體系建設，其發展狀況遠遠落后于高校的實際發展現狀。

績效管理量化標準缺失。在高校檔案管理中開展績效考核工作，它必須依托于龐大而系統的績效考核標準，具備具體的量化參數作為指標，只有針對績效管理的量化標準越豐富完善，才能保證采集到的績效管理數據越發細致、縝密。然后，在很多高校檔案管理工作中，量化標準大多基于檔案搜集整理工作和檔案管理工作者的職稱評定，它嚴重偏離了績效管理的設計初衷，缺乏針對檔案管理績效考核的明確量化標準。此外，高校針對檔案管理部門和檔案管理人員的月考核、季度考核和年終考核大多依據的是院校制定的部門任務，強調的是落實高校管理制度和員工優秀的事跡，對于員工績效考核的忽視，導致績效管理量化標準缺乏應用實踐，更無法發揮高校檔案部門的實際職能價值。

績效考核結果作用甚微。在很多高校檔案績效考核結果大多集中于“優秀、合格、基本合格、不合格”等四個層次來表達，績效考核的評價方式大多集中于高校檔案管理部門內部員工投票決定，或者由檔案管理人員自我評價的形式，或者由高校檔案管理主管領導或者各部主任商定，這就導致績效考核的結果帶有很大程度的人為性和目的性，導致很多高校檔案工作量不能有效計入到檔案管理人員的績效考核成績中，嚴重影響了檔案管理人員的工作積極性；高校各部門員工之間的相互評定帶有明顯的感情色彩，影響到績效考核結果的公正性，導致高校檔案績效管理出現了“一言堂”和“輪流坐莊”等現象。此外，績效考核工作大多集中于年底工作評審中，導致績效考核結果忽視了高校日常檔案管理工作表現，導致績效考核的結果失去了監督約束的效果。

高校檔案績效管理體系的構建原則

在高校檔案績效管理體系中，應該嚴格遵循客觀公正性原則、績效管理體系統一性原則、量化標準與定性指標相結合的原則，保證績效管理體系能夠迎合高校檔案管理的實際需求。

客觀公正性原則。績效管理是一門依托于績效管理的相關理論，真正實現基于績效目標、績效階段任務和量化指標的績效評價過程控制，產生了諸如績效考核數據、績效反饋意見、績效評價結果等績效管理數據。在開展高校檔案績效管理體系的構建過程中，首先需要遵循的就是客觀公正性原則，確保績效目標具有具體性、可操作性、真實性和時效性；確保績效階段任務必須具備完善而清晰的績效記錄，必須加強高校檔案管理部門與各級部門、員工的溝通交流，確定每個績效階段任務落實到部門和個人；確保量化指標必須迎合高校檔案管理的實際工作需求，能夠結合績效管理目標落實科學有效的量化管理數據，盡量避免因為主觀因素、客觀因素對于量化數據所產生的人為干擾；確保績效管理數據必須從實際出發，真正做到科學分析、統籌安排和科學運用。

績效管理體系統一性原則。在法律法規方面，高校檔案管理遵循的是《檔案法》的相關規定，這是開展高校檔案績效管理的法律基礎和政治紅線。在當前高校檔案績效管理中，由于高校的專業設置和管理策略的不同，導致了在開展高校檔案績效管理時存在著諸多差異，也容易導致績效管理的結果有失公允。因此，在高校檔案績效管理體系構建統一的績效評估標準就非常有必要，它可以衡量全國各地高校檔案績效管理的實施水平和管理好壞。此外，高校檔案績效管理的制定目標、評價策略和考核結果都需要保持統一的水準，它有助于高校衡量自身檔案管理的發展定位，推動其在檔案績效管理的優化升級，進一步保證高校檔案績效考核標準化、體系化和科學化建設工作。

量化標準與定性指標相結合的原則。在現代管理學中，績效管理屬于定量評價，它取決于績效管理過程中的量化標準與定性指標，只有嚴格遵守量化標準與定性指標相結合的原則，才能保證整個績效評價更加科學規范。在高校檔案績效管理體系中，量化的績效評價標準主要明確清晰的績效標準和標度，而定性指標主要用來衡量高校檔案在群體影響力、文化影響力方面的價值，它更加注重提煉高校檔案中所蘊含的文化教育功能、歷史貢獻價值等。在實際績效管理工作中，我們往往采用量化標準作為衡量績效管理的主要參數，而采用定性指標作為輔助參考系數，這樣才能保證高校檔案績效管理的客觀公正，保證評價結果更加符合績效管理體系的精細要求。

高校檔案績效管理體系的構建策略

明確高校檔案績效管理體系指標。在高校檔案績效管理體系中，必須仔細分析高校檔案的具體架構和檔案管理的具體職能，在此基礎上仔細篩選出高校檔案績效管理體系指標，在實際績效管理中確定和完善。首先，需要明確四項一級績效指標，它包括：行政管理方面的指標、檔案管理體例指標、基礎建設工程指標、檔案整理開發指標；在此基礎上需要明確十二項二級績效指標，它包含：組織架構、團隊建設、職務范圍、責任明確、檔案用房、歸檔方案、整理規則、保管措施、鑒定方式、檔案研究、利用手段等。其中，組織架構、團隊建設和職務范圍屬于組織管理方面的內容；檔案用房、歸檔方案、整理規則、保管措施屬于檔案保管保護條件；而涉及到鑒定方式、檔案研究、利用手段等屬于基礎業務建設，這些都需要在高校檔案績效管理體系中具體落實指標內容。

保證高校檔案的完整、統一和安全。當前，高校檔案績效管理的突出特點就是精準化要求和統一化標準，它要求高校檔案績效管理必須遵循檔案工作的完整性、統一性和安全性的要求，推動高校檔案管理工作向著制度化、科學化和系統化方向深入發展。首先，需要高校檔案管理人員掌握必要的檔案管理專業知識，能夠認真辨識各部門各類檔案資料，真正做到認真鑒定、仔細整理和分類歸檔，而檔案材料必須能夠真實、客觀、公正地反映高校各部門的真實面貌，有效保證高校檔案績效管理能夠獲取到正確的原始數據。其次，通過有效構建高校檔案績效管理體系，進一步規范高校檔案管理目標和量化標準，真正做到通過不同材質的載體形式來確保高校檔案的完整和完全，真正實現績效管理體系為高校檔案管理服務的目的。

拓展檔案的社會和文化服務內容。學會深化檔案管理工作和落實檔案資料的現代化應用是衡量高校檔案管理工作水平的兩個重要標準。檔案承載著高校的歷史文化遺產、人文思想信息和社會服務功能，需要高校檔案績效管理體系進行優化升級，認真拓展檔案的社會和文化服務屬性。首先，高校檔案績效管理應該偏向對于高校先進個人和先進事跡的搜集整理，面向廣大師生進行廣泛宣傳，也推動社會各界對于愛國主義革命傳統、悠久歷史知識和科學教育內容的仔細了解。其次，高校檔案的績效管理體系應該側重社會和文化服務功能，通過搜集整理基建、科研、黨建、行政方面的檔案材料，推動高校各項行政管理和學校建設的準確高效，保證高校各部門的教職員工能夠及時、準確和高效地獲取到大量、詳實的資料。

面對著新時代各項信息技術的飛速發展，高校檔案已經成為高校管理和績效考核的重要信息資源，而高校檔案績效管理體系作為高校信息化運作、科學化管理和系統化建設的重要指標，在高校建設和發展中發揮著越來越重要的作用。因此，我們應該認真掌握高校檔案績效管理體系的構建原則，采取切實可行的措施，保證檔案績效管理工作的客觀、公正和合理。endprint