信息時(shí)代工程設(shè)計(jì)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新實(shí)踐

文·袁淵

設(shè)計(jì)單位的工程設(shè)計(jì)檔案是從事工程設(shè)計(jì)技術(shù)活動(dòng)的成果。首先，它是為具體工程項(xiàng)目提供設(shè)計(jì)文件，作為施工的必要條件。其次，它是可提供開(kāi)發(fā)利用的設(shè)計(jì)技術(shù)資源，對(duì)內(nèi)可參考復(fù)用，對(duì)外可供技術(shù)轉(zhuǎn)讓和交流。因此，保存工程設(shè)計(jì)檔案是為了滿足生產(chǎn)建設(shè)需要并向社會(huì)提供服務(wù)。明確工程設(shè)計(jì)檔案這一特點(diǎn)，我們?cè)跈n案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義，變“死檔案”為“活資源”。面向社會(huì)、技術(shù)市場(chǎng)，及時(shí)、準(zhǔn)確、方便、有效地提供檔案資料，讓工程設(shè)計(jì)檔案最大限度地發(fā)揮參考作用、經(jīng)濟(jì)效益。

中石化石油工程設(shè)計(jì)有限公司信息中心早在20年前開(kāi)發(fā)了《圖檔管理系統(tǒng)》，勘察設(shè)計(jì)文件全文在線人工接收歸檔，脫機(jī)保存一式三份，實(shí)現(xiàn)了目錄級(jí)向全文級(jí)檢索的歷史性轉(zhuǎn)變。2007年，公司綜合管理信息系統(tǒng)一體化平臺(tái)上線運(yùn)行。一體化平臺(tái)集項(xiàng)目管理、人力資源、綜合辦公、經(jīng)營(yíng)管理、協(xié)同設(shè)計(jì)、技術(shù)質(zhì)量管理、綜合圖檔管理、設(shè)計(jì)支持等綜合信息管理系統(tǒng)于一體，內(nèi)容涉及公司所有部門的全部業(yè)務(wù)領(lǐng)域，充分把握了公司各層面設(shè)計(jì)、科研及管理人員的實(shí)際需要，最大程度地減輕公司職工的工作量，提高了工作效率和工作質(zhì)量。通過(guò)該系統(tǒng)可對(duì)公司各個(gè)部門的電子文檔進(jìn)行規(guī)范管理，對(duì)檔案管理中心及時(shí)掌握本單位項(xiàng)目存檔動(dòng)態(tài)，收集檔案信息等工作的落實(shí)發(fā)揮了積極作用，也在構(gòu)筑數(shù)字化檔案方面開(kāi)始了新的嘗試。當(dāng)前，設(shè)計(jì)科研檔案管理工作者如何在紙質(zhì)與電子檔案的變革中，建立與之相適應(yīng)的服務(wù)模式，是擺在我們面前的時(shí)代命題。

一、信息時(shí)代工程設(shè)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

（一）勘察科研設(shè)計(jì)檔案館藏模式由傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化

過(guò)去，紙質(zhì)圖紙和文件一直是信息傳遞的主要載體和媒介。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)和應(yīng)用產(chǎn)生了電子檔案。電子文件是依賴計(jì)算機(jī)數(shù)字設(shè)備、傳輸和處理的文件，電子檔案是電子文件歸檔保存的形式，它必須滿足檔案的一切要求，這種電子檔案真正實(shí)現(xiàn)了海量存儲(chǔ)。

（二）勘察科研設(shè)計(jì)檔案正在逐步實(shí)現(xiàn)信息化

由于電子設(shè)備更新?lián)Q代比較快，檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也參差不齊，從而制約了檔案文件的存儲(chǔ)條件。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，根據(jù)勘察設(shè)計(jì)科研自身的需要、特點(diǎn)及條件進(jìn)行局域網(wǎng)和二級(jí)網(wǎng)的連接。

（三）勘察設(shè)計(jì)科研檔案服務(wù)模式多樣化

主要表現(xiàn)在：從檔案實(shí)體管理向檔案信息管理轉(zhuǎn)變，管理范圍擴(kuò)大化，管理方法智能化，由此帶來(lái)的服務(wù)模式的多途徑拓展。但仍有部分檔案工作者觀念陳舊，“重收集輕開(kāi)發(fā)”“重保管輕利用”，滿足于“閉架式借閱”“你查我調(diào)”等傳統(tǒng)做法。

二、信息化道路上所遇困難和取得成就

中石化石油工程設(shè)計(jì)有限公司在檔案信息發(fā)展過(guò)程中已經(jīng)走過(guò)了風(fēng)風(fēng)雨雨的12年，這也是克服困難逐步推進(jìn)科學(xué)發(fā)展的12年。

一是在思想上對(duì)檔案信息化要求不迫切。雖然很多檔案工作者認(rèn)為檔案信息化是大勢(shì)所趨，是檔案走向信息化管理的重要步驟，但是行動(dòng)上卻沒(méi)有迫切感和使命感。

二是在技術(shù)上存在難題。信息建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)含量高的工作，由于檔案人員掌握的信息技術(shù)不多，技術(shù)力量薄弱，會(huì)受到方方面面的制約，目前已出現(xiàn)青黃不接的局面。檔案人員老化，知識(shí)結(jié)構(gòu)偏低等問(wèn)題開(kāi)始暴露出來(lái)，這也影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2007年，公司信息管理一體化平臺(tái)上線運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了設(shè)計(jì)、審批、歸檔、發(fā)布利用的一體化。運(yùn)用該系統(tǒng)管理電子文件加快了公司各項(xiàng)管理的數(shù)字化進(jìn)程，推動(dòng)了檔案信息的存儲(chǔ)海量化、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、管理科學(xué)化、資源共享化、信息動(dòng)態(tài)化。

綜合管理信息系統(tǒng)一體化平臺(tái)在適應(yīng)公司信息化建設(shè)要求和公司檔案工作實(shí)際中不斷完善和提高。該系統(tǒng)旨在利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立虛擬電子檔案庫(kù)，將企業(yè)中的各類數(shù)據(jù)、圖紙、文檔以電子數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)，利用應(yīng)用軟件系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行分類、編目，并提供智能的檢索手段，供設(shè)計(jì)人員、管理人員方便地檢索、利用已完成的項(xiàng)目圖檔，以提高設(shè)計(jì)效率和設(shè)計(jì)質(zhì)量。檔案管理人員可以利用軟件系統(tǒng)提供的歸檔工具，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編目和批量或單個(gè)檔案文件入庫(kù)等操作。實(shí)現(xiàn)檔案信息由靜態(tài)向動(dòng)態(tài)，離散孤立向系統(tǒng)化、知識(shí)化的轉(zhuǎn)化。

2009年6月，公司的前沿科技文檔安全系統(tǒng)正式開(kāi)通。應(yīng)用統(tǒng)一的安全策略、用戶管理和加密技術(shù)對(duì)設(shè)計(jì)院內(nèi)部（新疆分院、西南分院、北京分院）工程設(shè)計(jì)文檔、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、典型文件、部門機(jī)密文件、定額價(jià)格、財(cái)務(wù)報(bào)表、體系文件等重要電子文檔進(jìn)行透明加密。

前沿科技文檔安全系統(tǒng)的實(shí)施，對(duì)設(shè)計(jì)院在工程設(shè)計(jì)工作中積累的設(shè)計(jì)圖紙、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算說(shuō)明書、各類辦公文件以及財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)等重要電子文檔進(jìn)行嚴(yán)格保護(hù)，更進(jìn)一步強(qiáng)化全體員工的信息安全意識(shí)，完善信息系統(tǒng)管理制度，為信息系統(tǒng)安全運(yùn)行提供有力支持。

三、實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代創(chuàng)新服務(wù)模式的具體措施

（一）以人為本，提高檔案工作者的素質(zhì)

檔案工作人員的自身素質(zhì)高低直接決定了其創(chuàng)新精神狀態(tài)。首先，檔案工作者在思想上要更新服務(wù)理念，為勘察設(shè)計(jì)科研工作保駕護(hù)航。其次，要不斷提高檔案工作者的業(yè)務(wù)技能。在信息時(shí)代，培養(yǎng)和造就一支高素質(zhì)的創(chuàng)新型檔案干部隊(duì)伍，就是要努力培養(yǎng)適合檔案管理數(shù)字化和現(xiàn)代化需要的復(fù)合型人才，使他們既掌握信息理論和信息知識(shí)，又能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、多媒體技術(shù)及檔案專業(yè)技能，這是檔案干部隊(duì)伍建設(shè)的時(shí)代之需、當(dāng)務(wù)之急。

（二）創(chuàng)新工作方式，健全工作規(guī)范

在信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為信息交換最便捷、快速的途徑。科研設(shè)計(jì)人員迫切要求能夠在網(wǎng)絡(luò)共享中尋找到自己需要的數(shù)字化檔案信息。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息服務(wù)工作內(nèi)容，也應(yīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向以網(wǎng)絡(luò)信息資源為主。因此，首先要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，將館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，以數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到光盤、磁盤、服務(wù)器等各類存儲(chǔ)器中。

（三）創(chuàng)新服務(wù)手段，滿足勘察設(shè)計(jì)科研的需要

一是及時(shí)更新網(wǎng)上信息，提供檔案信息動(dòng)態(tài)服務(wù)，滿足專業(yè)人員需求。目前，勘察設(shè)計(jì)文件實(shí)現(xiàn)了全息存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)授權(quán)檢索，藍(lán)圖、科技圖書、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、文書檔案、歸檔項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上目錄級(jí)動(dòng)態(tài)檢索。檔案人員自發(fā)制作維護(hù)綜合檔案室主頁(yè)，該主頁(yè)囊括了檔案法規(guī)、管理制度、工作動(dòng)態(tài)、日常檔案資料查詢、光盤期刊查詢、公司內(nèi)部出版費(fèi)用查詢等主要功能，成為公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)和服務(wù)窗口。

二是采取多種形式，主動(dòng)為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。近年來(lái)，隨著創(chuàng)建國(guó)內(nèi)一流工程公司目標(biāo)要求的提高，檔案管理中心不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，在做好日常管理工作的同時(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。利用現(xiàn)代化管理手段，采取網(wǎng)絡(luò)傳輸、電話調(diào)卷、騰訊通、郵件發(fā)送等多種形式，為用戶提供專題服務(wù)、預(yù)測(cè)服務(wù)和跟蹤服務(wù)，收到良好的效果。

四、確保信息時(shí)代工程設(shè)計(jì)檔案安全的核心內(nèi)容

檔案安全重于泰山。在信息時(shí)代工程設(shè)計(jì)檔案管理中確保電子檔案安全是檔案工作者永恒的主題，是檔案工作者高于一切、重于一切的天職。信息時(shí)代確保檔案管理的安全性應(yīng)包括以下三點(diǎn)。

一是確保檔案原件的安全。檔案在信息化管理中，要嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批制度，嚴(yán)格遵守檔案利用要求，防止涂改、偽造、損毀、丟失等破壞檔案原件的行為。

二是確保檔案資源信息內(nèi)容的安全。在檔案利用的報(bào)批、公布檔案的審核等工作過(guò)程中，既要保密又要有利于檔案成果的推廣利用。

三是確保在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中的安全。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)與傳播，必須有嚴(yán)格規(guī)范的審核流程和監(jiān)督制度。檔案人員應(yīng)強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)安全管理，電子檔案的存儲(chǔ)、保管和使用，信息的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用與物理隔絕等，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)防電子檔案外泄。

設(shè)計(jì)科研檔案是勘察設(shè)計(jì)科研創(chuàng)新的重要信息資源，信息時(shí)代檔案管理重在創(chuàng)新和安全管理。我們要進(jìn)一步拓展設(shè)計(jì)科研檔案的收集范圍，多渠道提供利用，最大限度的發(fā)揮信息時(shí)代工程設(shè)計(jì)檔案的價(jià)值和作用，不斷造福于企業(yè)和社會(huì)。