醫院檔案信息化管理存在的問題及對策探討

文·徐剛領

醫院檔案是一種特殊的數據資源，記錄了醫院、醫療科研成果以及病人的相關信息。隨著信息技術和互聯網技術的廣泛應用，檔案信息化管理成為當今醫院檔案管理的必然趨勢。然而在實際的醫院檔案管理工作中，陳舊的檔案管理意識淡薄等問題還未得到解決，新的信息化和現代化檔案管理問題已經呈現，并且成為限制醫院檔案發展的瓶頸。本文將探討醫院檔案信息化管理存在的問題，并提出相應對策以供參考。

一、醫院檔案信息化管理存在的問題

（一）信息化水平不高且推進緩慢

原始的紙質檔案，記錄的信息非常混雜，且數量龐大，要想找到自己想要的信息，需要大量人力，而且需要進行大量的整理校對，不可以直接交換信息。目前，隨著社會信息化水平的不斷提高，大多數醫院檔案管理人員選擇了現代管理系統。然而，醫院檔案的整體信息化管理水平并不高，專業管理人員也比較缺乏。一些醫院和部門仍然使用傳統的手工方法獲取檔案數據，查詢檔案信息時也主要采用人工方法，這種模式的效率比較低，檔案信息的準確性也得不到保證，無法適應新時代人們對檔案的需求。

（二）人員素質無法適應檔案信息化管理

隨著現代科技水平的不斷提高，檔案信息化提上日程，很多新的開發軟件都用在了檔案管理上，這在有利于檔案管理的正規化和高效性的同時，也對檔案管理人員提出了新的要求。然而，在實際的工作中，醫院各部門卻認為檔案管理專業性不強，人人都可以勝任，領導層面也對檔案管理投入有限，沒有給予應有的重視，導致人員大多兼職或臨時充當，甚至還有部分管理人員是從護理科或者從其他科室臨時抽調，經過簡單培訓甚至沒有專業培訓就上崗，缺乏檔案管理的熱情，工作積極性和認識性都不足，檔案專業性和信息化能力更無從談起。

（三）工作體制不健全影響檔案信息化進程

現階段很多醫院在檔案管理工作中存在著標準陳舊、部門不協調、分工不明確等問題，這就使得檔案信息的收集、管理工作更加隨機、盲目。很多非常有價值的醫療文件沒有及時收集、整理、存檔，這不僅造成了信息的混亂和查詢時的困難，也導致了醫療資源的巨大浪費，極大地影響了檔案管理工作的完整性和信息化。再者，醫院的主要服務對象是病人，病人的診斷信息、住院時日常身體狀況等信息均是醫院檔案的內容。然而醫務人員在日常工作中沒有足夠的精力和能力來維護檔案管理，需要專門的檔案管理人員來管理檔案。這就使得檔案信息的收集、管理發生分離，如果缺乏信息化管理，這兩個環節之間產生偏差的概率就會增加，將極大地影響醫院檔案管理的準確性和效率。

二、破解醫院檔案信息化管理難題的策略

（一）提高管理人員的專業水平，為檔案信息化管理提供人力支撐

醫院檔案管理不僅僅是資料素材的整理與利用，還包括理念輸入和意識輸送等內容，本質上是一種信息服務和人才教育有機結合的過程。醫院應系統地培訓檔案保管員，提高檔案管理人員的專業水平，完善檔案管理方法，促進其更加科學化，將醫院檔案人員的培養納入人才培養計劃中，高度重視復合型人才的培養，提高檔案保管員的專業水平與綜合素質，實現檔案的現代化和信息化管理。

（二）收集與管理快速結合，為檔案信息化管理夯實基礎

檔案信息的收集和管理環節是分開的，不能將收集的數據及時上傳并進行分析，這是當前醫院檔案管理工作中存在的最大問題，所以需要對檔案管理方式進行不斷的改進完善，以解決這一問題。應當對檔案管理系統進行細化與完善，將檔案管理工作與醫院人員的日常工作緊密結合起來，醫務人員應該成為檔案的第一個管理人員，利用現代科技對信息錄入過程進行簡化，比如醫護人員可以利用平板電腦，通過檔案管理錄入功能對病人情況進行記錄，并及時傳遞到檔案管理系統中，這樣患者就能夠隨時查閱，可以很好的解決檔案收集慢、程序多、管理難、數據繁等問題。將檔案信息的收集、上傳整合在一起，不僅能夠及時將收集到的檔案信息及時傳遞到檔案管理系統，還確保了檔案信息的準確性，同時還能夠將上傳的信息進行快速分類，確保后續檔案管理工作的順利開展，切實提高檔案管理的工作效率。

（三）搭建檔案管理信息化系統，為檔案信息化管理提供動力支持

隨著電子技術的快速發展，信息技術應該整合到檔案管理工作中，為醫院的檔案管理提供更好的服務。檔案管理現代化的實現需要軟硬兼備，醫院可以在保存紙質檔案的同時搭建檔案管理信息化系統，利用計算機來管理醫院檔案，通過電子文件的方式將醫院檔案進行存儲，能夠大幅度降低紙質檔案所占空間，促進存儲范圍、內容以及時間的擴大與延長，進而實現醫院檔案管理的網絡化、現代化，病例檔案和文書管理、圖表等分類存儲，數字化管理，存儲方便，查閱容易，輕松共享，更保證了信息的時效性。紙質檔案存儲與檔案管理信息化相結合，共同為醫院檔案管理可持續發展提供動力支持。

按照目前醫院檔案管理的使用情況來看，大致可以分為以下幾個子系統：一是檔案儲存管理子系統。它能夠對所存檔案進行自動編號分配和管理，在檔案出入檔案庫時進行實時定位，方便檔案管理的同時也實現了檔案的動態化管理。二是檔案查詢管理子系統。主要是在工作人員查詢檔案時，提供檔案目錄和檔案的出庫指令，準確的定位到檔案位置，工作人員可以很快找到。三是檔案銷毀管理子系統。它是在檔案失去存在價值時發揮作用，每份檔案在存儲時都設定了存儲的固定周期，檔案達到設定好的保管時間時，子系統會提醒工作人員進行銷毀或者是自動運行程序進行檔案銷毀。四是檔案安全管理子系統。檔案安全管理子系統的主要作用就是保證檔案的安全性，通過使用安全監控等現代化的電子安全技術來對檔案進行保管，當有非工作人員對檔案進行違法操作時，系統會自動進行報警，發送警報至檔案管理人員及安全保衛部門，從而實現對檔案的安全管理。

（四）做好檔案的信息保護工作，為檔案信息化管理化解風險

信息技術為檔案管理工作帶來極大便利的同時，也帶來了巨大的安全風險。如果數據庫的服務器發生宕機或程序產生錯誤，將導致數據丟失或泄漏。隨著互聯網的快速發展，數據面臨著更多的風險，病毒以及其他網絡漏洞將給檔案管理工作造成巨大的損失。因此，醫院在加強檔案管理的信息化的同時，必須重視檔案信息的保護工作。醫院一方面要致力于利用先進的反攻擊和反黑客技術，也要在硬件上加大對防火墻等防御設備的投入，讓檔案信息的保存更安全更可靠；另一方面，醫院要在管理層面上來加強對檔案的保護，對電子檔案的管理者和設備維護人員進行專業培訓、開展工作交流、加強專業知識的學習，讓其認識到自身的重大責任，盡最大努力把檔案的管理工作做好做強。

總之，在信息化浪潮下，醫院檔案的信息化管理受到越來越多的關注，也出現了一些突出問題和弊端。理清問題，有針對性的采取相應對策，才能適應新形勢下的醫療體制要求，實現醫院檔案管理的現代化和信息化。