加強人事檔案管理工作的對策探究

文·田鳳玲

人事檔案主要包括個人的學習簡歷、工作經歷、年度考核、技術職稱、社會關系、獎懲等方面的信息和內容。人事檔案管理工作主要是對這些信息進行整理、收集、統計、保管，并為個人求職和各級各部門及用人單位招攬人才、進行人員考評、提拔人才等提供依據。隨著人才強國建設步伐的加快，國家將不斷出臺更加積極、開放、有效的人才政策，如何進一步加強人事檔案管理，管好用好人事檔案，為各類人才成長、流動創造更加和諧、寬松的環境，將是各級人事檔案管理部門需要研究解決的一項重大課題。

一、加強人事檔案管理是新時代背景下的必然要求

（一）更高質量更充分就業目標對人事檔案管理提出了更高要求

隨著世界經濟一體化和我國改革開放的不斷深入，國家經濟社會各方面得到了高速發展，就業向好狀況持續改善。黨的十九大報告中明確提出，要堅持就業優先戰略和積極就業政策，實現更高質量和更充分就業。人事檔案作為人才綜合評價和就業的重要載體，必將在促進更高質量和更充分就業中發揮更加重要的作用，這就要求進一步建立與時代發展相適應的更加完善的人事檔案管理制度和體系。同時，當今是信息主導的大數據時代，社會和個人也不斷要求在一定范圍內查閱個人檔案信息，這在一定程度上增加了人事檔案的透明度和“含金量”，也使得各類人才流動趨于良性競爭，就業更加公開、公平、公正。

（二）人事檔案在人力資源配置中的作用進一步凸顯

用人單位要想取得長足的發展，就需要充實有識之士和真正有才華的人，不斷給自身注入新鮮的血液。與之相匹配的是，人才價值進一步凸顯，社會對于人才綜合素質的要求也越來越高，這就促使個人要不斷提高自身的“價值”，即學歷、工作經歷、獎項榮譽等，以充實個人人事檔案的內容和分量。而如何在眾多的應聘者篩選出比較合適的人員，通過筆試、面試可初步考察應聘者基本素質，而要想進一步作全面深入的了解，就需要充分發揮人事檔案的作用了。通過調閱人事檔案可以對應聘者個人經歷、職業道德和工作能力有一個更為全面的認識和了解，從而對應聘者作出更為客觀的評價，為更多真正有能力的人提供更廣闊的職業平臺和就業機會，使社會人力資源得到優化配置。

二、現行人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理制度還不夠健全

現行的人事檔案管理制度在某些方面還不夠健全，已不能適應經濟社會的高速發展。這種沿襲了傳統工作方法的檔案管理對檔案的保存和管理存在一定的缺陷和盲區，使得部分人員的檔案流失或者損毀，甚至被不法分子利用，給相關人員的生活和工作帶來損失。

（二）人事檔案入口管理還存在一些薄弱環節

隨著經濟的高速發展和就業競爭的不斷加劇，也帶動了一些不法行業的產生和發展，例如造假證、假學歷等等。人事檔案入口管理往往都是由檔案管理人員一人把關，缺乏一個綜合評估鑒定環節，這就給一些虛假檔案材料進入個人人事檔案造成可乘之機。這些融進了虛假材料的個人檔案，讓人事檔案信息變得不真實，相對于有真才實學的人來說是不公平的，也使得就業競爭進入惡性循環，最終影響社會的健康有序發展。因此，把好檔案入口和建立責任追究制度就顯得尤為重要。

（三）在一定程度上限制了各類人才的自由流動

目前，我市已建立起比較完善的公務員和事業單位人員檔案管理體系，而企業人事檔案管理相對滯后，部分單位出于自身利益考慮，為了留住人才，限制人員的自由流動，將人員的檔案封存在單位，不準個人隨意轉出。這就限制了人力資源的自由流動，同時也限制了個人的自由擇業，影響了社會人力資源的優化配置，使有能力的人不能真正發揮自身的價值，由此導致一部分人放棄原有人事檔案，在新單位重新建立一份檔案，這就讓人事檔案管理工作出現混亂。

三、新時期人事檔案管理的改進措施

（一）進一步建立健全人事檔案管理體系

國家有關部門需要不斷建立健全現行的人事檔案管理制度，完善各項相關的規章制度和法律法規，實現用制度和法律法規管人管事。“無規矩不成方圓”，只有制度健全，有法可依，人事檔案管理工作實施起來才能真正有效，切實發揮應有的作用。同時，還要成立專門的人事檔案管理機構，進一步加強對人事檔案的管理，使管理制度真正落到實處。如我市人社部門管理的公務員、事業單位工作人員和國有企業工作人員檔案室，就是專門存放科級以下公務員、事業單位工作人員和國有企業工作人員人事檔案的重要機構，為各類人才提供人事檔案管理服務。

（二）進一步深化各項人事制度改革

隨著國家各項人事制度改革的不斷深化，政府各個層面應密切配合，加快人事檔案管理制度改革，尤其是非國有企業員工人事檔案管理改革，進一步暢通人才流動通道，使人事檔案管理制度能夠與時俱進，跟上經濟發展的潮流和步伐，從而盡快建立起與時代發展相匹配的人事檔案管理機制。只有這樣，才能更好地使社會人力資源得到優化配置，激發各行各業的人才活力，從而形成人人渴望成才、人人努力成才、人人皆可成才、人人盡展其才的良好局面。

（三）進一步提高人事檔案管理人員的素質

人事檔案管理人員是檔案管理工作的主要從事者，同時也是人事檔案管理制度的重要落實者。因此，要著重提高工作人員的綜合素質，并進行相關的培訓和考核，包括檔案管理的重要性認識、理論基礎、實際操作方法等，以及其他方面的能力，比如計算機、檔案管理相關的軟件操作等。在對人事檔案管理工作重要性的認識上進一步提高，在實際工作中將各種措施和方法切實落在實處，理論與實踐充分結合才能使檔案管理工作不再是“紙上談兵”。

（四）進一步提升人事檔案的內涵和質量

要進一步加強人事檔案管理，把好人事檔案入口關，杜絕假證件、假學歷等虛假信息的涌入。為此，檔案管理部門可成立專門的審核鑒定小組，在收錄個人人事檔案時，采取審核小組成員共同審核把關的辦法，從而保證各項信息的準確性和真實性，使每一點信息都有充分的證明。同時，還應進一步豐富人事檔案內涵，建立與紙質人事檔案相匹配的電子人事檔案庫，可以插入個人獲得的榮譽等圖片信息，從而使人事檔案內容信息更加生動豐富和直觀，并為查閱利用檔案提供更加高效快捷的服務。