確權登記檔案的整理方法和工作重點

靖 昉 王新鎖

2017年底，山西省已經基本完成了承包地確權登記頒證工作。確權檔案管理工作是確權工作的重要組成部分，現結合工作實際，淺談對土地確權檔案管理的體會。

土地確權檔案的整理方法

綜合管理類檔案整理方法。工作形成的綜合管理類文件材料，應當按照《歸檔文件整理規則》的要求，以“件”為單位進行整理，具體整理流程如下：（1）確定“件”；（2）裝訂；（3）按保管期限分類；（4）文件排列；（5）文件編號；（6）編制歸檔文件目錄；（7）編制盒內文件目錄；（8）裝盒并填制盒脊、盒內備考表；（9）錄入管理軟件。

確權登記類檔案整理方法。農戶承包地確權登記頒證檔案的整理以戶為單位，將每戶所有材料集中在一起，組成一卷。具體流程如下：（1）組卷；（2）排列；（3）編號；（4）編制卷內文件目錄；（5）填寫卷內備考表；（6）填寫案卷封面；（7）檔案數字化；（8）裝訂案卷；（9）案卷排列；（10）編制案卷號；（11）編制案卷目錄；（12）裝盒；（13）錄入管理軟件。

糾紛調處類檔案整理方法。糾紛調處類檔案，應單獨立卷歸檔。具體流程如下：（1）組卷；（2）裝訂；（3）案件排列；（4）案件編號；（5）編制卷內文件目錄；（6）編制案卷目錄；（7）裝盒并填制盒脊、盒內備考表；（8）錄入管理軟件。

特殊載體類檔案整理方法。特殊載體主要為照片檔案和電子檔案。在每項活動的照片形成后，將照片存放在事先準備好的“照片檔案冊”內，照片的排列要保持工作活動的有機聯系。對每張照片要寫出文字說明，其內容包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。電子檔案的整理按照《電子文件歸檔與管理規范》進行。電子文件元數據和使用管理信息系統采集、儲存的專業數據及航空照片、遙感數據等一并歸檔保存。

土地確權檔案管理的重點

資料收集齊全完整是基礎。收集資料過程中務必保證齊全完整，真實可靠，這是檔案資料來源的第一步，是最基礎的工作，也是最重要的環節。縣級負責確權方案、政策制定、檢查驗收等檔案的收集整理；鄉級負責在土地確權過程中本級形成的過程文件、統計報表、各村方案，糾紛調處等檔案資料的收集整理。村級負責本村承包溯源、歷史文件、過程材料、糾紛調處、權源變動等檔案資料的收集整理；測繪隊負責各村的確權方案、農戶信息、地塊信息、確權過程資料的收集整理。

資料質量符合要求是關鍵。土地確權歸檔資料必須是原件，文件材料要字跡工整、數據準確、圖樣清晰、容易辨別；所有歸檔的文件材料必須經過嚴格審查，做到手續完備，簽字、蓋章、日期等必須齊全規范；一律用黑色中性筆填寫；照片、聲像及其他非紙質檔案要配以相應的目錄和文字說明，并確保載體有效。

整理標準規范統一是前提。確權登記類中具體涉及農戶的有關確權申請、身份信息、確認權屬、實地勘界、界限表、登記和權證審核發放等文件材料，應按“一戶一卷”整理歸檔。從案卷封面到卷內文件目錄，頁碼編寫、裝訂及檔案盒尺寸等，都要嚴格按照標準統一制定，確保內容完整，歸檔齊全。

業務指導精準到位是重點。檔案部門要根據本縣（市、區）土地確權工作進展和實際情況，第一時間介入，全程參與指導。在成立工作隊伍、制定分類方案編號、熟練歸檔流程、明確歸檔質量等方面，先行確立試點，全程參與指導，強化實務操作，提供現場培訓，以便發揮示范引導作用，以點帶面，整體推進。