高校一卡通系統整體核算報表的優化設計

李興良

摘要：一卡通系統是高校重要的信息化系統之一。作為一個具有財務特征的系統，其自帶的報表并不能滿足財務管理者從宏觀角度把握系統整體財務狀況的需求。通過分析一卡通系統的資金流轉，結合一卡通系統資金的核算特性，探討一卡通系統整體核算報表的優化設計，以期為建立一卡通系統標準化核算報表提供借鑒，為財務管理人員整體把握一卡通系統的財務狀況提供參考。

關鍵詞：校園一卡通；財務；核算報表

中圖分類號：F2文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.30.023

1研究背景與研究意義

高校一卡通系統經過多年的發展，已成為高校校園生活不可或缺的重要系統。雖然隨著掃碼支付、生物識別等技術的興起，一卡通的某些功能被替代或弱化，但是在傳統的食堂售飯、淋浴計費領域，一卡通系統因其具有脫網消費能力、結算速度快、適應高溫高濕環境，仍是高校后勤結算的主力。

一卡通系統的消費結算和身份認證是目前業界公認的兩大功能特性。消費結算是對系統內的資金運動進行記載，從這方面看，一卡通系統本質上屬于財務性質的系統。作為一個財務性質的系統，財務管理人員的關注點不僅是每日的貨幣資金收支情況，更需關注系統整體的資金狀況，例如系統記錄的資金是否與實際資金流轉相匹配，系統內沉淀資金的構成和變化如何等等。

在國內學者以財務角度對一卡通系統研究的文獻中，大多數研究方向聚集在一卡通系統對財務管理的積極影響方面；少數文獻研究了一卡通系統內資金的財務核算問題，主要聚焦在一卡通系統資金的核對與賬務處理方面；但鮮有學者對一卡通系統報表的優化進行研究。本文旨在通過探討一卡通系統整體核算報表的優化設計，以期為建立一卡通系統標準化核算報表提供借鑒，為財務管理人員整體把握一卡通系統的財務狀況提供參考。

2一卡通系統的資金流轉

一卡通系統的資金流轉是整體核算報表的數據來源和依據。一卡通系統的資金流轉分為兩條路徑，一條是電子資金流，由一卡通系統的電子賬進行記載，另一條是實際資金流，由財務核算系統的財務賬進行記載。兩條路徑分別由兩個獨立的系統進行記賬。

如圖1所示，首先，持卡人通過個人資金充值或獲得補助類充值向一卡通電子賬戶增值，此時一卡通系統的資金記錄相應增加；財務核算系統根據充值的銀行回單或內部資金轉入憑證記錄校園卡專戶實際資金的增加。持卡人在一卡通系統的機具上消費，個人電子賬戶的資金劃轉至商戶電子賬戶，在未結算之前，一卡通系統內的資金保持不變；此過程不產生實際的資金流動，財務核算系統不做賬務記錄。在結算日，通過對商戶電子賬戶進行解款，一卡通系統按結算金額相應減少系統內記載的資金；財務核算系統根據向商戶實際支付的結算款記錄結算賬務，至此完成了一個資金流轉的過程。

從上述資金流轉過程可以看出，財務賬與一卡通電子賬記錄的是一卡通資金流轉的實與虛兩個方面。如果每一個日結財務核算系統均進行賬務處理，且不存在未達賬項，那么財務賬記錄的資金總額與一卡通電子賬記錄的資金總額是一致的。但是，在高校財務核算制度下，財務賬并不能反映一卡通系統內資金的構成情況。因為一卡通資金以項目賬的形式在財務賬下通過“代管款項”科目核算，“代管款項”科目包含全校所有代管項目的核算，不可能單獨為一卡通項目賬設置明細科目；而將一卡通項目賬拆分成多個子項目核算不利于一卡通資金的整體統計，且浪費項目庫資源，不符合成本效益原則。在這種情況下，一卡通系統整體資金的構成和流轉情況只能通過系統內的報表反映。因此，一卡通系統自動生成的資金整體核算報表對財務管理人員來說是十分重要的。

3整體核算報表的概念

筆者認為，一卡通系統整體核算報表是能夠全面反映一卡通系統特定時點財務狀況和特定期間資金流轉情況的報表。整體核算報表以一卡通系統記錄的資金構成和資金流轉為對象，包括兩套報表：一是資金平衡表，它反映特定時點一卡通系統的財務狀況，采用類似資產負債表的結構；二是資金收支表，它反映特定期間一卡通系統的資金流轉情況，采用類似利潤表的結構。

整體核算報表的設計具有其特殊的適用性，需要結合一卡通系統資金的特點，說明以下問題：

（1）整體核算報表以借貸記賬法為基礎，如果一卡通系統電子賬的記錄不是采用借貸記賬法進行電子記錄的，那么本文所述的報表不適用于該一卡通系統。

（2）整體核算報表只以一卡通系統內有電子記錄的資金流轉為對象，不包括系統中未記載的一卡通系統建設投入與運行成本。因此，以資產負債表為基礎編制的資金平衡表不反映學校為建設一卡通系統投入而形成的資產和權益，只反映特定時點資金的占用與來源；以利潤表為基礎編制的資金收支表不反映一卡通系統本身的經營成果，只反映特定期間的資金流入與流出。

（3）整體核算報表不等同于一卡通系統的業務報表，它基于業務報表產生，反映的內容比業務報表更全面。一卡通系統一般都有比較完備的業務報表，如操作員現金報表、銀行圈存明細表、商戶收入匯總表等，一卡通的卡務人員可以根據這些報表清晰地進行賬目核對。但業務報表只是反映一卡通系統資金的某一方面，不具有全面性。

4系統現行核算報表存在的問題

高校目前在用的一卡通系統均是由專業的一卡通廠商進行商業開發的。在涉及財務方面，一卡通廠商都比較重視個人卡戶的資金平衡，對每一個卡戶的賬戶資金變動都可清晰地查詢與核對。不同廠商的一卡通系統均設有“財務中心”或“結算中心”模塊，能準確匯總統計日常充值資金的情況和商戶收入結算情況，一些廠商的系統也自帶有反映整體財務狀況的報表。筆者考察了主流一卡通廠商系統自帶的報表，從總體上看，尚不能滿足財務管理者對一卡通系統整體財務狀況的把握，存在以下問題：

（1）核算科目使用沒有統一的標準，具有隨意性。雖然《高等學校會計制度》明確了高校會計核算的會計科目，但是部分一卡通系統交易賬務不適用這些科目。例如，持卡人和商戶賬戶中的資金屬于《高等學校會計制度》中的負債科目，但是如果直接在一卡通系統中使用代管款項或應付賬款科目，并不能有效區分系統中負債資金的組成和變動情況，所以，一卡通廠商在持卡人賬戶的名稱上，有的使用“持卡人錢包”，有的使用“卡戶存款”，有的使用“存款賬戶”，各有不同。endprint

（2）報表普遍注重業務，財務可讀性較差。從不同一卡通廠商系統中“財務中心”或“結算中心”模塊自帶的報表來看，這些報表主要由現金報表、銀行圈存報表、商戶營業報表組成。從業務角度看，這些報表是日常交易業務的匯總統計，可以方便卡務操作人員進行對賬，并據以向商戶結賬，但這些業務報表對整體了解一卡通財務狀況的意義不大。

（3）報表注重資金收支，反映整體財務狀況的資金報表缺失。部分一卡通系統自帶資金收支報表，記錄資金的流入情況和流出情況。但是少有系統自帶的報表反映某一時點系統內資金構成情況，例如反映整個系統中可動用的貨幣資金情況、系統中歸屬于持卡人或商戶的資金情況等。

5整體核算報表的優化設計

為使一卡通系統的整體核算報表滿足財務管理的需要，筆者根據實際使用體會，在S公司的一卡通系統中對整體核算報表進行了優化設計。優化后的報表除某些未達賬項需要調整外，能較好地滿足了使用需求。

5.1優化原理

整體核算報表的優化以資產負債表和損益表為原理，使用資金平衡表反映某一時點一卡通系統資金的靜態存量，使用資金收支表反映一卡通系統資金的動態流量。

資金平衡表反映的資金來源于系統的交易結果。無論是個人存入的貨幣資金還是學校轉入的資金，在消費發生前均歸屬于持卡人；經過消費交易后轉為商戶資金或卡中心特定收入；部分未決交易形成待處理的負債，經過處理后分配給相應的賬戶。資金收支表的資產部類反映資金的存在形式，負債部類反映資金的歸屬。資金平衡表的總額即為一卡通系統的沉淀資金總量。

資金收支表反映的資金來源于系統的交易過程。資金流入反映以各種形式存入持卡人賬戶的資金，資金流出反映系統向商戶結算支出的資金。由于應收賬款并不能形成可直接支付的資金，因此在報表設計時區分可動用資金和不可動用資金。不可動用資金指應收賬款中不能隨時收回的資金，主要是校內單位的應收賬款，例如利用一卡通沉淀資金先充值、在約定時間屆滿后根據實際消費額結算的資金；銀行等結算機構的應收賬款不包括在內，因為其款項延期收回的時限特別短，可以歸為可動用資金。資金收支表最終反映一卡通系統沉淀資金在某一特定期間的凈增加額。

5.2報表的結構樣式

5.2.1資金平衡表的結構

資金平衡表分為資產部類和負債部類，其結構、數據來源與含義說明如表1、表2所示。

需要說明的是，資金平衡表以資產負債表為基礎，按照其平衡關系應為“資產=負債+權益”；而從資金平衡表中按科目類屬可看出，其關系為“資產=負債+收入”。這是因為報表的設計以一卡通系統記錄的資金流轉為對象，不包括建設期的投入成本和運行期的維護成本，系統內的資金不形成權益，也不記錄運行支出。可有兩種思路分析理解：一是參照原行政事業單位資產負債表等式“資產+支出=負債+凈資產+收入”，由于系統不記錄權益和支出，故“資產=負債+收入”。二是從一卡通系統運行機構的地位理解，如果把系統運行機構視為所有者，由于不記錄支出，所有歸運行機構支配的收入均可視為權益；或者將運行機構視為一個商戶，其收入屬于特定用途資金需要清算，系統中所有資金均屬負債，只是為方便閱讀而將運行機構的收入單列。

5.2.2資金收支表的結構

資金收支分的結構、數據來源與含義說明如表3所示。

5.2.3部分數據的手工記賬處理

上述整體核算報表中的所有數據均由一卡通系統自動生成，在一卡通系統生成報表的數據來源中，包含一卡通系統自動賬務的數據，也包括手工記賬處理生成的數據。

在一卡通系統中，交易數據主要依據系統的交易流水自動記賬生成，但僅依賴系統自動記賬的數據并不足以全面反映一卡通系統的財務狀況。有些重要數據雖然對持卡人的賬戶和商戶收入的歸集不構成影響，但對記錄系統資金的實際狀況影響巨大，這些數據主要是通過財務核算系統核算的數據，也即是一卡通系統資金流轉中實際資金流的數據。這些數據包括：銀行實際入賬與支出數據、內部結算數據、收回應收賬款數據。需要手工處理的原因是因為一卡通系統與財務核算系統是兩個獨立的系統，財務核算系統根據一卡通自動生成的數據記賬，但財務核算系統中某些一卡通系統不能自動記賬的數據沒有反饋到一卡通系統中，需要手工記賬添加。

為全面準確地反映一卡通系統的資金狀況，需要一卡通系統具備手工記賬或手工調整機制，對以下數據進行手工處理：現金送存、銀行或第三方支付平臺充值入賬、內部充值款收回、商戶結算、通過銀行退回銷戶款。

5.2.4報表實例及運用

筆者以所在單位2016年底的資金平衡表和2016年度的資金收支表為實例，呈現優化后的整體核算報表，并對其運用效果進行說明。如表4、表5所示。

綜合兩個報表進行分析可以看出，整體核算報表起碼具備以下幾個在一卡通業務報表中不能反映的財務意義：

一是反映了系統內整體沉淀資金狀況。資金平衡表的總額即為一卡通系統的沉淀資金總量。由于該系統自2015年9月份投入運行，2015年末的沉淀資金全部來自于當年的凈增加數。2016年末沉淀資金比2015年增加341.45萬元。在沉淀資金的歸屬方面，主要是商戶存款和卡戶存款，并且由于未到結算日，商戶存款大于卡戶存款。在資金的存在形式方面，銀行存款占比較大；2016年內部結算款轉入增長較快，校內應收賬款回收加快，銀行性應收款入賬存在拖延。在流入資金構成上，銀行圈存與支付寶充值占比超過90%。

二是反映了系統整體清算支付能力。由于校內應收賬款不能隨時收回，因此整體沉淀資金不能全部用于結算支付。2015年末可動用資金611.36萬元，2016年末可動用資金1109.69萬元（1269.21-159.52），由于2016年應收賬款回收加大，使可動用資金的增幅大于整體沉淀資金的增幅，系統整體的清算支付能力增強。

三是反映了系統資金的整體變動趨勢。由于報表由系統自動生成，可以按天、月、年為周期查看報表。如果按天為周期長期考察報表沉淀資金，可以看到沉淀資金以結算支付日為界點，呈現出鋸齒狀結構，因為結算支付日沉淀資金降至最低點，結算支付日后至下一結算支付日前沉淀資金持續增加；如果按月為周期長期考察報表的沉淀資金，可以看到以寒暑假為時段的雙波谷結構，因為寒暑假隨著在校人數的減少沉淀資金也相應減少。如果按年為周期長期考察報表的沉淀資金，在未大幅增減在校人數、不增加新的重大消費類應用的情況下，會呈現長期平穩的趨勢。

6結束語

作為一個財務性質的信息化系統，一卡通系統在財務核算方面還有許多可以優化和挖掘之處。雖然本文可能在報表結構、科目使用方面還存在值得商榷之處，但其主旨在于促進高校財務管理人員及一卡通廠商從財務層面不斷完善一卡通系統的功能。此外，從行業角度考慮，教育行政主管部門可組織技術力量制定出可執行的高校一卡通的財務規范，使其更好地適應高校的需求，服務高教事業的發展。

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