試論企業物資采購合同的審查要點和方法

吳鐘藝

（537100 廣西壯族自治區煙草公司貴港市公司 廣西 貴港）

基于成本的角度考慮，通過審查物資采購合同，有助于企業提高自身核心競爭力。物資采購合同面臨的風險，主要來自文本風險、合同審批、簽訂風險以及合同執行風險。這會影響到企業生產質量、交貨進度以及貨款支付等，由物資采購合同引發的一系列問題，嚴重影響企業生產效益。

一、合同訂立階段的審查要點

（一）合作方資信調查

選取物資供應方特別是初次合作，大部分公司基于安全、風險的角度考慮，都會選擇信譽度高的公司或機構，通過調查合作方的資信情況，加深對潛在合作伙伴的了解。審查方面，主要對合作方的法人進行資信調查，首先注意對方《企業法人營業制造》年檢情況，初步了解調查對象的經營范圍、方式，再結合自身物資采購需求，判斷雙方合作的適應性。其次，判斷堆放代表是否企業法人，是否有簽約的資格。對于行業特殊的行業，如危險化學品，還要仔細甄別該企業的經營范圍和經營限制，與之合作是否符合相關法律法規。基于《中華人民共和國安全生產法》第一百一十二條對于危險品的定義，確保采購合同包含的物資詳細分類，防范采購行為帶來的風險[1]。

（二）合同談判

物資采購合同規定了雙方的義務和權利，因此合同中應重點關注合同標的物、價款以及物資質量條款。合同中囊括的標的物，應詳細標明采購物資的型號、品牌、規格和質量等要求。為了強化對物資供應商的約束，應要求對方作出物資所有權或處置權的保證，避免在物資轉讓過程中出現違規出租、抵押等情況。

合同中關于價款、單一貨物的內容應力求明確、清晰，避免價格存在模糊或討價還價的空間。在合同中約定物資單價、數量、計量標準等。若是物資采購合同涉外，還要在合同中規定貨幣的單位以及外匯結算標準，避免雙方因某一條款表述不清產生分歧。

最后，在合同中規定物資的運送時間以及運送方式，明確物資風險承擔主體，以及所有權轉移過程的一應問題。

（三）合同起草

基于以上條件，確立了合作伙伴，基本談妥合作條件后，進入合同起草的階段。通常物資采購合同都有一定的模板，合作方只需要根據自身實際情況，適當調整即可。但是，部分物資的技術性要求比較高，那么除了常規合同條款之外，還要加入一定技術資料和圖紙，以此保證物資采購的精準性，并與供應商簽好技術協議。

合同使用的標準文本，可以依據企業的具體規定執行，這適用于常規物資采購。對于復雜的市場交易，涉及的物資種類多樣，跨越多個行業如化學品、機械設備、原材料等，涉及的計量標準和計價方法可能存在差異，因此建議選用標準合同文本，或者交由第三方機構輔助、監督合同起草。

（四）合同修改

一旦合同起草完畢，并且合作雙方都簽署后，一般情況不會發生合同條款修改的情況。但是，合同履行條件發生變化，并且合作雙方都有修改合同的意愿，那么依據《合同法》第77條規定，雙方當事人經過協商達成一致后，簽訂補充協議，在簽字蓋章后生效。若是單方面受到不公正對待，即被另一方提出不合理的要求，依據《合同法》第54條規定，因重大誤解、被欺詐、脅迫或乘人之外簽訂合同的，受損害的當事人有權請求法院或相關仲裁機構撤銷合同。基于以上兩條法律，在制定和修改物資采購合同時，可以遵循以上兩條法規進行相關操作。

采購合同變更的內容必須明確，根據《合同法》第78條規定，進一步闡明標的物數量、品質、價款以及履行期限，同時明確物資的運送地點，以及變更違約金。為了避免合同爭議，應以書面形式簽訂補充協議。

二、合同履行階段審查要點

（一）違約風險

評估合作方的履約能力，并對合同執行的全過程進行監督，以此約束合作方的行為。采購部門需要根據對方當前經營現狀、信譽度等因素客觀評價和判斷，若是物資采購的重要程度高，那么還需要安排專人進行監督，協調與合作方的在履約過程遇到的問題，共同尋找解決方式。

為了避免合作方違約，要密切關注合同規定的物資交付時間，敦促合作方及時交付標的物，同時要考慮到可能影響物資質量檢驗的因素，要求對方提前一定的時間將物資運抵特定地點，讓采購方有充足的時間進行質量檢查，為退、換貨操作提供充足時間。這不僅會影響物資采購方的生產進度，同時也影響著物資供應受到貨款，因此要在合同履約過程注意此問題。此外，若是采購合同存在保密條款，采購方應注意通知運送物資的人員，要求其保守商業秘密[2]。

（二）解決合同糾紛

由于在合同起草階段，沒有詳細約定好相應的條款，合作雙方對于某一條款解讀存在差異，由此產生了合同糾紛。當出現糾紛時，通過協商能否以修改合同部分條款的方式解決糾紛。若是協商不成，雙方可以根據合同采取訴訟、仲裁的方式解決合同糾紛。需要特別注意的是，針對合同糾紛進行訴訟或請求仲裁，要注意合同訴訟時效。通常買賣合同的訴訟時效為三年；若是商品質量不合格且未發出相應聲明，那么訴訟時效只有一年；涉外買賣合同，訴訟時效只有四年。因此，在合同執行階段，要明確物資采購合同類型，以及訴訟時效，出現糾紛時能夠使用法律武器保障自身的權益。

三、結論

綜合上述，企業采購物資合同，需要在簽訂合同和執行合同階段進行審查。合同內容要求包含詳細的采購物資要求，若是技術合同，還要在合同中附上技術資料、設計圖紙等。合同履行階段，要確保物資供應方履行相關合同條款，保證采購物資質量，避免合同審查不當為企業帶來采購隱患。