工程項目檔案規范管理勢在必行

文/王海英 魚可喜

各級政府建設項目主管部門要將工程項目檔案工作擺上項目管理的議事日程，成立項目建設工作機構，吸收檔案部門為建設項目領導機構成員，按照國家檔案局、國家發改委聯合發布的《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，大力支持檔案部門參與對工程建設項目檔案的指導、檢查、考核、驗收等工作，從而使項目檔案工作始終處于檔案部門的監控之下，各項目建設單位也要建立相應的檔案管理體制，成立檔案工作機構，明確分管領導和檔案人員，落實工作職責，讓檔案部門參與一切有關項目建設的活動，使工程項目檔案有人管、有人抓、有人干

筆者曾參加全省建設項目檔案監督指導業務培訓學習，與各地同仁展開了研討。也曾多次參與工程項目檔案管理執法檢查和竣工驗收，經調研歸納工程項目檔案管理普遍存在以下問題：

一是沒有認識到工程項目檔案工作的重要性。重建設、輕檔案的思想在項目建設負責人和工程技術人員中普遍存在，注重追求工程經濟利益，忽視了檔案的建立和管理工作。二是工程建設過程中不按建設程序辦事，直接關系到檔案資料的齊全完整，雖然國家在檔案管理方面已經有了規定性文件，但執行不力。經常是在施工時想到哪里了就記錄一下，因此導致檔案的內容不夠全面，有時不能真實反映工程的實際情況。加之施工中各個部門缺乏配合交流，檔案分散管理，漏記或者誤記現象依然存在，給工程項目運營帶來諸多麻煩。三是建設單位只重視竣工驗收，對檔案驗收不夠重視，造成檔案整理、移交工作滯后，甚至丟失、損毀。四是各相關部門對工程項目監督指導力度不夠，工程項目驗收牽頭部門組織協調不夠，即便檔案部門主動提供服務，但介入難、驗收更難，給日后工程運行埋下隱患。五是缺乏專業管理人才。隨著社會不斷發展，檔案管理標準不斷提高。但工程項目檔案管理人員大多是兼職，沒有經過系統學習培訓，業務技能偏低，知識更新斷檔。

目前，“十三五”規劃實施已進入關鍵時刻，做好“十三五”期間重點建設項目檔案工作任重道遠。針對工程項目檔案存在問題，亟待將工程項目檔案工作提到各級建設部門領導的重要議事日程，落實檔案人員崗位責任制，確保工程項目檔案收集完整、整理規范、安全保管、有效利用。

一、正確認識工程項目檔案對工程項目的重要作用，加強對工程項目檔案工作的組織領導，建立健全工程項目檔案管理體制

工程項目檔案是工程項目立項、勘察、設計、施工、監理、維修、改建擴建、使用和管理全過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等形式的真實記錄。為項目投入運行后的管理、維修、改擴建等提供依據，有效利用檔案可以減少工作的盲目性，減少浪費，挽回經濟損失，從而發揮檔案的經濟和社會效益。所以做好項目檔案工作功在當代、利在千秋。因此各級政府建設項目主管部門要將工程項目檔案工作擺上項目管理的議事日程，成立項目建設工作機構，吸收檔案部門為建設項目領導機構成員，按照國家檔案局、國家發改委聯合發布的《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，大力支持檔案部門參與對工程建設項目檔案的指導、檢查、考核、驗收等工作，從而使項目檔案工作始終處于檔案部門的監控之下，各項目建設單位也要建立相應的檔案管理體制，成立檔案工作機構，明確分管領導和檔案人員，落實工作職責，讓檔案部門參與一切有關項目建設的活動，使工程項目檔案有人管、有人抓、有人干。

二、依法治檔，加強對工程項目檔案工作的監管，嚴肅查處工程項目檔案違紀違法行為

《檔案法》是統領檔案事業的尚方寶劍，檔案部門應認真貫徹落實《檔案法》等檔案法規及有關項目建設規范，領會其精神實質，增強依法治檔的信心和決心，積極主動爭取有關部門的配合支持，加大對工程項目檔案工作的檢查力度，糾正不按項目建設程序辦事的現象。對違反《檔案法》的行為嚴肅查處，及時進行報道和曝光，使各建設、施工等單位引以為戒，增強他們做好工程項目檔案工作的自覺性，將工程項目檔案管理工作逐步納入法制化軌道。

三、在工程建設項目中推行“四制”管理，執行“四同步”制度，落實檔案工作領導責任

隨著經濟體制改革的不斷深入，工程建設項目管理方法也不斷調整，在工程項目建設中也逐步推行“四制”管理，即建設項目法人責任制、招投標責任制、工程監理責任制、合同責任制，著重落實工程項目檔案工作領導責任制。將檔案工作納入工程質量行政領導責任制進行監督；將工程項目檔案資料收集整理納入工程監理；將竣工檔案交接工作納入合同管理。組織建設單位學習國家檔案局、國家發改委《重大建設項目檔案驗收辦法》等規定，落實建設單位對建設項目檔案負總責制。切實做到“四同步”，即下達項目計劃與文件的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件歸檔情況同步，項目總結與項目文件完全歸檔同步。確保工程項目檔案萬無一失。

四、堅持工程項目檔案管理登記制度、收集預歸檔制度、竣工檔案驗收制度，嚴把項目檔案質量關

工程項目檔案登記制度是加強對工程項目檔案監管、保證工程項目檔案工作與項目建設同步進行的有效手段。收集預歸檔制度是確保工程項目檔案齊全完整的重要措施。項目主管部門、建設單位和各級檔案部門應引起足夠重視，加強溝通協調，認真落實《建設項目檔案監督工作指南》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》和《科技檔案案卷構成的一般要求》等文件精神，及時安排檔案部門參與工程項目檔案的檢查、指導、驗收。并確立檔案在工程項目驗收時的“一票否決”地位。檔案部門要主動與發改、住建等項目主管部門和建設單位聯系協調，深入工程項目管理和施工現場，了解工程項目管理方式，對工程質量與項目檔案關系、監理制度對檔案工作的影響、檔案管理納入合同管理等問題進行調研，做好工程項目檔案登記。提前介入對工程項目檔案工作進行監督指導，參加建設項目工作會議，定期組織開展檔案業務培訓，及時跟蹤項目建設進度，配合項目建設各單位做好文件材料的收集預歸檔工作，統一歸檔標準、統一檔案用品、統一設置檔號。認真組織實施好檔案竣工驗收工作，嚴把項目檔案質量關。