機關事業單位檔案文化建設的反思與探究

連伯欽

摘 要：近年來，隨著經濟社會的發展和進步，我國機關事業單位的檔案文化建設有了實質性的突破，與所在單位的結合程度也有了前所未有的密切，尤其是網絡技術與機關事業單位檔案文化數字化管理的結合，有效地提高了機關事業單位的檔案管理水平，不僅將更多的人員從以往紙質的檔案管理工作中解放出來，對于一些比較復雜的檔案通過數字化管理后，還很好地延長了保管時間，避免了遺失錯亂的現象。然而，當前機關事業單位檔案文化發展建設中還存在許多問題，這些都制約著檔案文化的快速發展。

關鍵詞：機關事業單位；檔案文化；發展建設；反思探究

在機關事業單位中，檔案文化是非常重要的，往往檔案文化從機關事業單位成立的時候就已經開始大量出現，機關事業單位對于檔案文化建設也是非常的重視，無論是對檔案保存硬件設施建設，還是專門檔案文化建設的人才培養等相關方面投入都是非常大的。但是，隨著時間的推移，許多機關事業單位的檔案文化建設出現了弱化的現象，這些是在當前及今后的檔案文化建設中必須要引起足夠重視的。

檔案管理的基本現狀調查

對檔案文化建設的重視程度不夠

在當前機關事業單位中，雖然都設置了專門的檔案管理部門，檔案文化建設也有了一定的氛圍，但是，不少機關事業單位對于檔案的重視程度還是明顯不夠，體現在往往從事檔案管理工作的人員普遍年齡偏大，檔案管理科室在很多人看來是一個閑職科室等。隨著以互聯網為核心的信息技術的發展，檔案管理數字化成為一個新的發展方向，不少大型企業都建立了專門的數字化檔案管理機制，但是，在機關事業單位當中，對于檔案管理的數字化認識還是沒有完全跟上，也缺少足夠的網絡技術人員來支撐檔案管理工作。在機關事業單位當中，對所有參與檔案管理的人員的培訓學習工作存在著不規范現象，這對于他們全面地深入領會檔案的重要性，深挖檔案潛在的價值，形成濃厚的檔案文化都是不利的。此外，檔案管理非常復雜，還需要建立完善相關的規章制度，明確檔案管理人員的基本職責，盡量減少權責交叉現象。然而，在實際的檔案管理中，不少機關事業單位的檔案管理人員在實際的檔案管理中存在著非常嚴重的個人隨意性行為，對于當前新興的數字化認識也是明顯不夠，不熟悉數字化的基本要求，在深化檔案文化建設及管理上的積極性也不是太高，并且不少管理制度都是流于形式。

硬件方面的調查與分析

在當前機關事業單位當中，雖然當前基本上都建成了專門的檔案室，也具備了一定數量的檔案管理設備，但是，這些與高水準的檔案管理要求還是存在一定的差距，機關事業單位在檔案管理經費投入上缺少持續性和規范性，同時，許多硬件設備處于疏于管理的狀態。

技術方面的調查和分析

檔案包括的內容非常復雜，在這一點上重點要圍繞檔案管理數字化進行分析。數字化是對紙質檔案管理的極大補充和提升，也是今后檔案管理工作的重中之重。當前現有的機關事業單位檔案人員在做好紙質檔案工作的基礎上，還必須掌握一定的檔案數字化管理的基本技術手段，因為檔案管理數字化具有非常強的技術性特點，需要檔案管理部門有一定的技術人員具備熟練使用計算機技術、網絡技術等多種科學技術的能力，然而在實際的機關事業單位檔案管理工作中，這方面還是明顯欠缺的。當前從事檔案管理工作的人員以年齡較大的職工為主，他們對傳統的檔案管理工作有一定的經驗，但是對科學技術卻缺少一定的了解，隨著各個機關事業單位年輕人才的不斷引進，這種現象會得到一定的改善。

當前機關事業單位檔案文化建設的實施目標

隨著經濟社會的發展，以往形成的檔案資料的重要性進一步凸顯，對于指導當前及今后的改革發展起著非常重要的示范作用。無論是什么樣的機關事業單位，在自身發展建設中，所形成的檔案材料都是會越來越多的，并且會伴隨著所在單位的發展呈現出復雜化、多元化的特點。有許多比較重要的文件材料是需要長期進行保存的，這些材料越來越多，以往的檔案庫房等已經不能滿足當前的檔案管理工作需要，針對此，必須要進一步提高檔案管理的水平，這樣不僅能解決問題，也能在機關事業單位內容營造一種良好的檔案文化，也有助于機關事業單位所有的人員更進一步地認識到檔案文化的重要性，從而在檔案工作開展中更加全身心地融入。一方面，機關事業單位要扎實做好傳統的文化檔案管理工作，確保各種紙質檔案整理歸檔等工作有序進行。另一方面，還要跟上檔案數字化的發展大潮，努力實現傳統檔案管理與數字化的有機結合。當前，隨著以互聯網為核心的信息技術的發展，數字化是一種發展大勢，大量的機關事業單位檔案管理經驗告訴我們，通過數字化的融入，可以很好地提高檔案管理的質量和水平，不僅能減少相關的費用投入，對于整體的檔案管理水平也有很大的幫助作用。

機關事業單位檔案文化建設管理的應對策略

大力培養檔案管理方面的基本人才

伴隨著經濟社會的發展，在機關事業單位當中，形成的檔案材料也是越來越多，許多檔案材料的內容非常的復雜，為了更好地發揮這些檔案材料對于機關事業單位建設的指導作用，培養專門的檔案管理人才就顯得非常的迫切和重要。為了確保檔案管理人員在思想上能夠始終重視自身的工作，機關事業單位就需要通過各種方式組織檔案管理人員進行各種形式的培訓，讓他們充分認識當前機關事業單位檔案管理的特殊性，在實際學習的過程中，也有助于其認識到自身存在的問題，從而有針對性地進行改正。在當前的機關事業單位檔案管理中，數字化是一種基本的發展趨勢，機關事業單位對數字化要保持應有的重視，同時，積極將這種數字化融入檔案管理中，從而不斷地提高檔案管理的質量和水平。

積極完善現有的基礎設施

尤其是在當前的數字化發展背景下，以往的機關事業單位檔案管理設施存在著明顯的過時特點，為了讓機關事業單位檔案管理人員更好地融入數字化的進程中，機關事業單位需要根據自身的情況，不斷推進以互聯網為核心的各種基礎設施的建設和完善，并制定相關的基礎設施推進實施方案，這樣能很好地確保檔案文化建設數字化的制度化和規范化，對于機關事業單位整體的檔案管理水平也是起著非常大的作用。

制定明確的發展目標

每個機關事業單位都要高度重視檔案文化建設管理工作，準確分析當前檔案文化建設中存在的問題，進而明確基本的實施目標，分階段、分層次地推進符合自身的檔案管理工作。同時，還需要完善相關的考核評價標準，從而將檔案管理與機關事業單位的改革發展有機結合起來。

結語

近年來，隨著經濟社會的發展和進步，機關事業單位檔案文化建設的重要性進一步凸顯，機關事業單位必須主動融入，抓好檔案文化建設傳統手段與數字化的結合，有針對性地采取目標，逐步提升檔案文化的建設水平，這樣才能更好地推進檔案文化管理工作。

（作者單位：莆田市秀嶼區商務局）

【參考文獻】

[1]劉磊.機關事業單位檔案文化數字化管理的探討[J].檔案文化，2015（10）.

[2]馬金偉.當前機關事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題和不足[J].檔案建設，2014（06）.