探討大學生檔案管理工作現代化管理

常巍

摘 要：二十一世紀是信息時代，信息的有效性與安全性越來越重要，檔案管理工作也因此面臨著轉型與升級的挑戰。檔案是學生信息的載體，記載著學生的基本信息、家庭情況、成績鑒定、思想品德鑒定以及獎懲情況等，是高等教育人才培養計劃中不可缺失的內容，因而必須提高大學生檔案管理工作的現代化以適應社會信息化發展的需求。

關鍵詞：大學生檔案；管理工作；現代化

大學生檔案管理工作現代化的意義

大學生檔案管理現代化是指檔案管理人員運用先進的檔案管理技術、管理方法、管理手段對大學生檔案進行保管，為大學生檔案利用提供方便，其管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾為檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。大學生檔案管理現代化就是要優化檔案管理工作，提高檔案管理效率，促進檔案管理的規范化、科學化。

大學生檔案管理工作現代化管理中存在的問題

管理理念落后，檔案意識淡薄

理念是行動的指導，當前大學生檔案管理工作中尚未樹立先進的管理理念，沒有認識到檔案管理工作的重要性。隨著高校招生人數的不斷增加，每年有很多的學生畢業，又有很多的學生進入學校，檔案數量不斷增加，給檔案管理工作帶來了很大的壓力，稍有疏忽就會給學校和學生帶來諸多麻煩，所以高校必須重視大學生檔案管理工作。大學生是檔案的主體，但是當前大學生的檔案意識薄弱，沒有認識到大學檔案對自己今后學習生活的影響有多大。

管理模式單一，管理制度不全

當前高校檔案管理模式單一，在檔案管理中缺乏動態管理。大學生在校期間會經歷很多事情，檔案管理要根據學生的具體表現進行增加，將學生的獎懲情況及時收入檔案之中，但是由于檔案管理制度不健全，檔案管理工作沒有落實到位，使學生檔案沒有及時更新。傳統的檔案管理模式在信息處理中缺乏靈活性、共享性，不利于高校教育管理工作的開展。

信息化水平低，人員素質不高

電子檔案作為一種新型檔案早已在高校中實施，但是當前高校學生檔案管理中信息化水平低，電子檔案尚未普及。一方面是硬件條件匱乏，現代化設備沒有及時更新；另一方面是因為檔案管理人員素質低，不能運用信息技術進行檔案管理。檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理水平，當前大學檔案管理人員缺乏檔案專業知識，且檔案管理能力十分有限，不能滿足檔案管理工作的要求，制約了檔案管理工作的現代化發展。

大學生檔案管理工作現代化管理策略

傳統的大學生檔案管理方式信息共享程度較低，信息處理的靈活性、時效性、準確性已經不能滿足當前高校教育工作的需求，因此必須創新高校檔案管理技術與方法，提升大學生檔案管理的現代化水平。

更新管理理念，增強檔案意識

在高校大學生檔案管理中要樹立“以人為本”的管理理念，為學生和學校提供人性化的檔案管理服務。高校要重視學生檔案管理工作，加強對檔案管理工作的指導，落實檔案管理工作。此外，在信息時代，檔案的保管與利用非常重要，在高校中要加強檔案宣傳，不斷提高學生的檔案意識，保障學生的信息權益。

創新管理模式，健全管理制度

當前大學生檔案管理模式單一，制約了檔案管理工作現代化水平的提高，所以要創新大學生檔案管理模式，靈活處理檔案管理中存在的各種問題。為此，要建立健全的檔案管理制度，從檔案的收集、整理、使用各個環節上制定完善的管理制度，實施“責任到人”的管理策略，使檔案管理人員從思想上認識到學生檔案的重要性和自身工作的重要性，進而在檔案管理實踐工作中加強檔案管理的規范性和科學性。也可以通過采用業績考核制度來調動檔案管理人員的積極性，使其積極主動地去學習先進的信息技術來提高業務能力，以適應高校教育現代化的需求。

引進先進技術，提高信息化水平

電子檔案能夠提高高校學生檔案信息的共享性、及時性、準確性，所以高校要引進先進的技術設備，提高檔案管理工作的信息化水平來適應檔案管理工作的現代化。標準化和信息化是檔案管理科學化水平提高的重要標志，但是檔案的安全也非常重要，在高校檔案管理中既要運用信息技術來提高檔案管理現代化，也要保證學生檔案信息安全，防止被不法分子利用。

結語

信息化背景下，傳統的檔案管理模式已不再適應高校學生教育管理現代化的需求，大學生檔案管理工作面臨著升級與轉型，因此高校要充分認識檔案管理工作現代化的重要性，積極解決檔案管理中存在的問題，從而更好地保障大學生的信息權益。

（作者單位：湖南工程職業技術學院）

【參考文獻】

[1]郎志英.高校檔案信息化管理工作改革與創新發展[J].信息化建設，2016（01）.

[2]張峻山.大數據時代高校學生檔案管理與利用探討[J].黑龍江史志，2015（09）.

[3]周瑩瑩.新時期高校學生檔案管理的時代需求[J].讀與寫（教育教學刊），2015（01）.