淺談現(xiàn)代檔案管理技巧

張麗梅

（圍場滿族蒙古族自治縣就業(yè)局 河北 圍場 068450）

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案同步

要想管理好檔案，必須做好電子檔案與紙質(zhì)檔案同步，但這一點(diǎn)已經(jīng)不僅僅是技巧了，而是現(xiàn)代檔案管理必須要做到的，電子檔案管理要用專業(yè)的軟件進(jìn)行管理，而且要做到及時更新；重要的檔案要保留掃描件，不需要保留的檔案也要及時在電子檔案中去掉登記。電子檔案與紙質(zhì)檔案同步的好處是，如果紙質(zhì)檔案遺失可以從電子檔案中及時查到，并且可以隨時對紙質(zhì)檔案進(jìn)行快捷的查詢、處理、管理，但是電子檔案永遠(yuǎn)代替不了紙質(zhì)檔案，因此電子檔案只是紙質(zhì)檔案的一種輔助管理的科學(xué)手段。電子檔案管理必須及時更新，而且每次更新要注明更新的時間、原因與更新結(jié)果。

2 檔案管理制度

雖然檔案管理制度早已經(jīng)有各種規(guī)章制度明確規(guī)定，但是有些制度筆者覺得需要重點(diǎn)提一下，一是所有的重要檔案的管理均需要兩個人以上經(jīng)手，這一點(diǎn)是為了防止發(fā)生錯誤，也是為了保證重要的檔案不會發(fā)生遺失或者被別有用心的人篡改，為了保證這一制度能夠落實(shí)，重要的檔案均有查閱記錄，并且需要查閱人、管理員、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)均簽字，這樣才能夠進(jìn)行檔案查閱；而且重要的檔案絕對不允許一個人進(jìn)行查閱，經(jīng)過正常手續(xù)能夠查閱的檔案也要在監(jiān)控下進(jìn)行。一些絕密檔案則必須指定專人才能進(jìn)行查閱，而且必須在監(jiān)督的條件下進(jìn)行。

3 上下班檔案室管理制度的注意事項(xiàng)

由于檔案管理是任何部門都非常重視的工作，所以必須有上下班檔案室管理制度，除了正常的一些交接班手續(xù)和明文規(guī)定外，還有一些其它注意事項(xiàng)：一是上班之前及下班之后，要注意門窗、檔案廚的鎖是否鎖好，下班以后，要把所有的電源開關(guān)關(guān)閉(監(jiān)控設(shè)備除外)，這樣能夠保證不發(fā)生漏電起火的現(xiàn)象；二是如果檔案室有自來水，要把自來水關(guān)閉，防止水溢出后將整個檔案室的檔案淹沒；三是如果檔案室有監(jiān)控，要把監(jiān)控打開，而且監(jiān)控的線路要保證安全，如果有值班室，最好監(jiān)控設(shè)備主機(jī)放在值班室，這樣值班人員可以保證檔案室的安全。

4 電腦及打印機(jī)管理

由于檔案管理是非常重要的事情，而且往往會涉及一些個人的隱私和國家、企事業(yè)單位的重要材料，所以電腦及打印機(jī)的管理也是非常重要的。一是要設(shè)置密碼，打印機(jī)和電腦均設(shè)置管理員密碼，有了密碼，可以保證打印機(jī)、電腦不被無關(guān)人員盜用，同時這些密碼必須只能是檔案室的管理員才能知道；二是要有專用的銷毀廢紙的設(shè)備，因?yàn)橛行┟菜茻o用的廢紙，若被專業(yè)的竊取信息的人得到以后，經(jīng)過恢復(fù)可以得到他們想要的信息，為了避免發(fā)生這種情況，要用專用的碎紙機(jī)將無用的檔案進(jìn)行碎片化處理，保證不能再恢復(fù)。

5 電腦聯(lián)網(wǎng)管理

由于檔案室屬于特殊部門，所以檔案室的電腦不應(yīng)該聯(lián)網(wǎng)，但有時候?yàn)榱藰I(yè)務(wù)需要，也不得不進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，在這種情況下，就必須注意檔案的網(wǎng)絡(luò)安全。一是要安裝殺毒軟件，有必要的要安裝企業(yè)版本的殺毒軟件，并保證版本及時更新病毒庫；二是要保證工作人員的素質(zhì)，不能安裝聊天軟件，如QQ、微信等軟件，同時要有網(wǎng)絡(luò)安全意識，不能打開來路不明的軟件、U盤、移動硬盤等等；三是要保證監(jiān)控的電腦絕對不能聯(lián)網(wǎng)，防止被黑客高手利用，通過監(jiān)控的攝像頭來查看機(jī)密文件。

6 人員安全培訓(xùn)要到位

檔案室的管理要時刻有安全意識，一是要有防火安全意識，火是檔案室的大敵，星星之火可以毀掉所有的檔案，為了保證這一點(diǎn)，要求加強(qiáng)安全教育，并在顯眼位置貼上安全警示的標(biāo)語；二是要有數(shù)據(jù)安全意識培訓(xùn)，要防范別有用心的人在網(wǎng)絡(luò)上對檔案進(jìn)行安全滲透；三是要防范其它可能發(fā)生的危險(xiǎn)，保證檔案管理的安全。

綜上所述，為了保證檔案管理工作的正常運(yùn)行，防范看得見和看不見的敵人與風(fēng)險(xiǎn)，必須有一種責(zé)任意識、大局意識、檔案管理無小事意識，才能保證檔案管理的安全、可靠，把一切不利于檔案管理工作可能性消滅。