大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的新模式研究

杜麗麗 徐先金

摘要：在全球大數(shù)據(jù)的背景下，檔案資料的傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)越來(lái)越跟不上時(shí)代的步伐，大數(shù)據(jù)為社會(huì)各界帶來(lái)了深遠(yuǎn)影響，來(lái)自多種渠道的大數(shù)據(jù)為檔案材料帶來(lái)了數(shù)據(jù)的安全性、數(shù)據(jù)的全貌挖掘處理以及數(shù)據(jù)具體表示形式等挑戰(zhàn)，同時(shí)也給檔案管理模式的創(chuàng)新帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇。

關(guān)鍵詞：檔案管理;新模式;大數(shù)據(jù)時(shí)代

1 大數(shù)據(jù)與檔案管理

1.1 大數(shù)據(jù)全球化的背景

從1980年開(kāi)始，阿爾文·托夫勒在《第三次浪潮》一書(shū)中，將全球化的大數(shù)據(jù)生動(dòng)的稱謂為“第三次浪潮的華彩樂(lè)章”。然而，2009年開(kāi)始，“大數(shù)據(jù)”這一詞匯才逐漸成為互聯(lián)網(wǎng)信息新技術(shù)行業(yè)的嬌嬌詞匯。根據(jù)美國(guó)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)中心的最新研究成果指出，在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)上的數(shù)據(jù)正在以每年將增長(zhǎng)50%的速度高速增長(zhǎng)，而且這個(gè)數(shù)據(jù)正在以每?jī)赡瓯銓⒎环乃俣瘸蓭缀涡螒B(tài)的增長(zhǎng)。全球化大數(shù)據(jù)大數(shù)據(jù)是伴隨著日益普及的網(wǎng)絡(luò)行為所產(chǎn)生的，這里面包含著數(shù)不盡的和不能辨別的數(shù)據(jù)生產(chǎn)者真實(shí)的、虛假的意圖，正如阿里巴巴馬云所講的那樣：“人民還沒(méi)有搞清楚PC時(shí)代的時(shí)候，手機(jī)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)就來(lái)了，人民還沒(méi)搞清手機(jī)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)候，全球化的大數(shù)據(jù)時(shí)代來(lái)了。”實(shí)際上，我們講的全球化的大數(shù)據(jù)就是互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展至今的一種表象或淺顯的特征而已，但是，對(duì)于這些正常的現(xiàn)象，我們沒(méi)有必要將他們神話它或簡(jiǎn)單的對(duì)他們保持畏懼和敬畏，只有通過(guò)不斷的創(chuàng)新，通過(guò)后期的加工，數(shù)據(jù)才會(huì)有生命，大數(shù)據(jù)才會(huì)鮮活起來(lái)。

1.2 傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存在的問(wèn)題

大數(shù)據(jù)在檔案工作比傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料輸入要方便和便捷的。目前，大部分的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的編程設(shè)置，主要是以添加和更新后來(lái)的數(shù)據(jù)作為主要系統(tǒng)裝置，同事將數(shù)據(jù)搜索和資料檢索作為輔助系統(tǒng)工作。而，隨著各個(gè)領(lǐng)域的大數(shù)據(jù)收集的與日俱增，檔案的記錄和保存也是需要逐漸的增多的，如何“內(nèi)存”不夠大，甚至?xí)霈F(xiàn)了“暴庫(kù)”等問(wèn)題。檔案材料存儲(chǔ)的增多就意味著后期訪問(wèn)的增多以及輸出量的不斷增多和增大，因此，在大數(shù)據(jù)背景下的檔案服務(wù)的利用遇到了檔案信息存儲(chǔ)和后期訪問(wèn)速度慢的雙層瓶頸問(wèn)題，這也將是信息技術(shù)下的檔案管理面臨的巨大的挑戰(zhàn)。

2 大數(shù)據(jù)給檔案館服務(wù)帶來(lái)機(jī)遇

2.1 大數(shù)據(jù)為檔案管理帶來(lái)機(jī)遇

在傳統(tǒng)檔案的信息管理中，主要以紙質(zhì)檔案的“份”、“件”、“卷”等科目為歸納整理的單位，而大數(shù)據(jù)時(shí)代則是以“GB”、“TB”等數(shù)字化的科目為歸納整理的單位，數(shù)字化的快速發(fā)展將逐漸把紙質(zhì)化的檔案材料予以代替，這是大數(shù)據(jù)發(fā)展的必然結(jié)果。同時(shí)，檔案管理管理人員的工作重點(diǎn)也會(huì)由簡(jiǎn)單的收集、管理和利用逐步轉(zhuǎn)換為檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控、檔案云端儲(chǔ)存的安全性、持續(xù)性的管理等。將來(lái)，如何利用云計(jì)算的快速運(yùn)轉(zhuǎn)來(lái)達(dá)成數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)化擴(kuò)展，是大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的新機(jī)遇。

2.2 大數(shù)據(jù)為檔案利用價(jià)值帶來(lái)機(jī)遇

傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)論是文書(shū)檔案、人事檔案還是工程檔案盒建筑檔案等，都是以紙質(zhì)和電子文檔存儲(chǔ)為主要形式，而檔案材料則長(zhǎng)期處于被動(dòng)的利用狀態(tài)，更多的只是存儲(chǔ)安放的作用，缺少分析利用的過(guò)程，檔案缺少生命，檔案的價(jià)值沒(méi)有被深入挖掘。全球化的大數(shù)據(jù)分析則是通過(guò)云計(jì)算的形式，在數(shù)據(jù)庫(kù)里搜索到相互關(guān)聯(lián)的檔案信息，并對(duì)各類信息進(jìn)行主動(dòng)的關(guān)聯(lián)、提取和利用，進(jìn)而通過(guò)挖掘和分析加以充分利用。將被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，讓靜止的檔案變成“鮮活信息”。這就是大數(shù)據(jù)背景下相較傳統(tǒng)檔案管理模式帶來(lái)的新機(jī)遇的具體體現(xiàn)形式。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的新思考

（1）創(chuàng)新檔案管理思想觀念。檔案管理人員首先要解放思想，改變心態(tài)，破除大數(shù)據(jù)時(shí)代“離我太遠(yuǎn)、與我無(wú)關(guān)”意識(shí)，破除對(duì)大數(shù)據(jù)的抵觸，要緊跟大數(shù)據(jù)發(fā)展的時(shí)代步伐，適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的新趨勢(shì)，要充分認(rèn)識(shí)檔案管理數(shù)字化是必要趨勢(shì)和必然手段，要真正認(rèn)識(shí)到檔案很好的利用才是真正目的，樹(shù)立檔案大數(shù)據(jù)意識(shí)，以數(shù)據(jù)意識(shí)為指導(dǎo)，促進(jìn)檔案工作提檔升級(jí)。

（2）加強(qiáng)檔案專業(yè)人才培養(yǎng)。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作將面臨的緊迫的形勢(shì)和繁重的工作任務(wù)，如果沒(méi)有一支專家型的檔案管理人才隊(duì)伍將難以勝任越來(lái)越多的檔案工作，因此需要加大科技型檔案管理人才的引進(jìn)，提高對(duì)檔案管理人員自身信息技術(shù)的培訓(xùn)力度和培訓(xùn)內(nèi)容，為檔案工作的全面轉(zhuǎn)型升級(jí)、提質(zhì)增效注入新的生機(jī)和新的活力。

（3）創(chuàng)新檔案管理的新模式。大數(shù)據(jù)背景的時(shí)代是信息化的時(shí)代，檔案管理部門要主動(dòng)順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，積極應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，具備創(chuàng)新的思想，打破傳統(tǒng)的檔案管理模式的約束，運(yùn)用好現(xiàn)代檔案管理的新方法，加快推進(jìn)檔案信息技術(shù)與檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理工作的融合進(jìn)程，全面提高檔案的完整率、有效率和實(shí)際利用率，全面實(shí)現(xiàn)檔案一體化的管理水平，為檔案管理工作帶來(lái)更大的效益，推動(dòng)企業(yè)檔案管理水平的全面提高。

參考文獻(xiàn)

[1]姜玲玲.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案資源體系的構(gòu)建研究[J].中國(guó)民眾博覽，2015，（11）.

[2]石冬梅.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機(jī)遇[J].現(xiàn)代商業(yè)，2014，（27）.

[3]張譯之.試論大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作[J].中國(guó)科技縱橫，2015，（12）.