黨校檔案信息化管理的相關問題探討

徐綱

摘 要：隨著信息化技術水平的不斷提升，促使該項技術在多個領域得到了廣泛應用，并取得了較好的效果。黨校檔案的管理對黨校的發展具有重要作用，因此在檔案管理中應用信息化技術，促進信息化的管理刻不容緩。通過信息化的檔案管理，有利于提高檔案管理的工作質量和效率，并且符合時代發展的趨勢，有利于促進黨校的進一步發展。

關鍵詞：管理方式；信息系統；人員素質

1 研究背景

黨校在進行日常的教學和其他活動時，會歸納總結出寶貴的信息、數據等，而這些便是黨校的檔案，對黨校的持續發展等具有重要的作用。因此對檔案加強管理力度具有必要性，但是檔案管理的工作具有較大的工作量，一定的難度和復雜性，需要對各個環節進行嚴格控制，從而使檔案信息的全面性、準確性等得到有效保障。通過信息化的管理充分利用計算機的高效性、及時性等優勢，切實提高檔案管理工作的質量和效率。并且有利于提供更具有開發價值和利用價值的平臺，但是當前階段黨校在進行信息化的管理時，仍存在部分問題，相關人員應提高重視，制定相應的措施有效解決。

2 當前黨校檔案信息化管理工作中存在的問題

2.1 檔案信息材料收集管理工作不完善

在對檔案進行日常的管理時，尤為重要的一個環節便是收集相應的檔案信息。信息資料的完整性與準確性，對后續工作的進行具有重要影響，并起著決定性作用。但是在實際進行檔案管理工作時，受不完善的信息化檔案管理體系的影響，使得收集檔案信息和進行整理等缺乏完善性，收集信息資料進行后續的錄入等缺乏熟練度，進而導致信息資料出現缺失，對后續工作的進行產生不利影響。

2.2 管理手段落后

在對檔案進行信息化管理時，管理方式的合理性是保障該項工作順利開展的重要基礎，并且是保障檔案管理信息化建設的重要組成。但是當前階段部分黨校在進行日常的管理時，應用的管理檔案的手段較為落后，無法更好的滿足當下的實際需求，保管檔案等相關條件與規定標準不相符，致使紙質檔案缺乏完整性，對后續錄入信息的質量和效率等方面產生不利的影響。在對檔案進行管理時未能明確的進行檔案的分類，致使錄入信息時出現漏錄、錯錄等，對信息化檔案管理的建設產生影響。

2.3 檔案信息化管理制度不夠完善

在進行信息化檔案管理的建設時，必不可少的依據便是具有完善性的檔案管理體系，該體系對整體流程的進行提供有力的支持。但是在實際工作中，部分黨校建設信息化的檔案管理相對較晚，致使缺乏足夠的經驗，這就導致相應體系缺乏完善性。使得管理制度等規章制度上存在缺陷，受管理體系的影響，使得收集信息、分類整理和后續的錄入等均受到影響存在缺陷，而監督管理機制的缺失使得信息化建設的進程進一步受到影響。

2.4 檔案管理人員信息化意識比較薄弱

在黨校中進行檔案的日常管理，相應的工作人員是主體，因此其專業水平和工作態度等會對管理的質量和效率產生較為直接的影響。在進行黨校檔案信息化管理的建設時，部分檔案工作人員缺乏應有的意識，對信息化建設的重要性缺乏正確認識，致使工作態度消極敷衍，未能認真進行信息資料的收集與整理，致使信息資料的完整性和真實性等受到影響。部分管理工作人員信息化等專業性知識的缺乏，使其其在日常的工作中無法熟練的操作計算機系統，對檔案的信息化管理產生嚴重的影響。

3 加強基層黨校檔案信息化管理的若干對策

3.1 完善檔案資料的收集管理方式

隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應信息化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案如教學、科研等進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，它能為黨校教學、科研等等發展提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能真正成為未來信息社會基層黨校發展的寶貴戰略資源。

3.2 建立有效的檔案管理信息系統是關鍵

要實現檔案信息化管理，就必須建立有效的檔案管理信息系統。為此，要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下檔案管理工作流程，使之適應檔案信息化管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當中，我們也應注意到：一是電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化具有公開化的屬性，所以要做好網絡環境下病毒的入侵等防范技術，確保電子檔案的安全性。二是電子檔案的真實性問題。從檔案信息的收集整理到錄入都需要嚴格把關，確保信息的真實性、準確性和全面性。三是電子檔案的法律效力問題，一定要明確檔案的所有權，并且對于信息的公開要嚴格執行等級機密制度。

3.3 提高檔案管理人員的素質是基礎

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，同時加強檔案專業知識的學習。現代科學成果在檔案管理中的大量運用迫使檔案工作人員要學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識。從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。

4 結束語

在信息化技術得到廣泛應用，并促進各個領域進步的時代大背景下，黨校的檔案管理工作也應做到與時俱進，順應時代的發展趨勢對信息化技術進行合理的使用。通過信息化的管理方式，有利于減少人工的工作量，降低工作難度和復雜性的同時，提高工作的質量與效率。針對當前階段部分黨校在進行檔案的信息化管理時存在的問題，應制定相應的措施從而及時解決這些問題，促進檔案管理的信息化建設水平的提升。首先應保障管理檔案的方式更具完善性，從而使信息資料的收集和整理得到保障。其次應保障信息系統的有效性，從而為后續工作的進行提供有力的支持。然后應提高既有工作人員的綜合素質，提高其信息化管理的意識，并對信息化專業知識熟練掌握，從而保障日常操作的熟練度。切實保障黨校檔案信息化管理的質量和效率，使檔案的使用功能可充分發揮，促進黨校的進一步發展。

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