信息化環(huán)境下水電企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略

揭玉琪

摘 要：隨著水力發(fā)電事業(yè)的快速發(fā)展，檔案推動(dòng)水電企業(yè)建設(shè)與發(fā)展上發(fā)揮著日益重要的作用。在信息化環(huán)境下水電企業(yè)檔案管理要加強(qiáng)創(chuàng)新，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)與數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等有效應(yīng)用，讓傳統(tǒng)文書(shū)、科技、人事等檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案。同時(shí)在現(xiàn)代信息技術(shù)支持下，水電企業(yè)還要建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的傳輸，為水電企業(yè)更好的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。本文將簡(jiǎn)述信息化環(huán)境下水電企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的意義，并就水電企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀提出了切實(shí)可行的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：信息化；水電企業(yè)；檔案管理

水電企業(yè)在生產(chǎn)、建設(shè)和科研等過(guò)程中會(huì)形成大量檔案，包括各種圖紙、圖表、文字材料、聲像材料等，是企業(yè)的重要財(cái)富。水電企業(yè)要充分意識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)真做好收集、整理、存儲(chǔ)和利用等工作，確保最大限度發(fā)揮出檔案的作用，為自身的建設(shè)與發(fā)展提供可靠依據(jù)。在信息化時(shí)代下，水電企業(yè)檔案管理者也要形成新的觀念，積極轉(zhuǎn)變管理方法，將各種先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)利用起來(lái)，提升水電檔案管理的現(xiàn)代化水平，讓水電檔案的作用真正得到體現(xiàn)。

一、信息化環(huán)境下水電企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的意義

水電企業(yè)要加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，圍繞水力發(fā)電檔案，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，讓傳統(tǒng)手工檔案管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?shù)字化的檔案管理，形成完善的檔案信息管理平臺(tái)。在水電企業(yè)發(fā)展與建設(shè)過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，在檔案管理中也要引起關(guān)注，將各種新技術(shù)、新設(shè)備利用起來(lái)，達(dá)到提升檔案管理效率的目的[1]。當(dāng)前水電企業(yè)檔案載體從紙張轉(zhuǎn)變?yōu)橛脖P(pán)，水力發(fā)電檔案的價(jià)值也日益突出，應(yīng)用頻率逐漸加大，對(duì)傳統(tǒng)手工檔案管理模式來(lái)說(shuō)，已經(jīng)難以滿足水電企業(yè)檔案管理工作要求，需要提高對(duì)信息化建設(shè)的重視程度。這樣才能有效共享水力發(fā)電檔案信息，為水電企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造更加有利的條件。

二、水電企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前，水電企業(yè)檔案管理中還有很多不足之處，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，缺乏較強(qiáng)的信息化意識(shí)。水電企業(yè)要想提升檔案管理信息化水平，就需要投入大量的資金，但是在傳統(tǒng)觀念的影響下，認(rèn)為這項(xiàng)投入不能產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，因此存在著疏忽。第二，指導(dǎo)不合理。在水電企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，至今缺乏有效的外部指導(dǎo)，也未制定科學(xué)的規(guī)劃。在引進(jìn)信息化技術(shù)與先進(jìn)設(shè)備時(shí)，也經(jīng)常盲目進(jìn)行，既浪費(fèi)了大量資金，也不能體現(xiàn)出水力發(fā)電檔案信息化的優(yōu)勢(shì)[2]。第三，未完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。所謂檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，即水力發(fā)電檔案從實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾淼倪^(guò)程中，需要有相應(yīng)的業(yè)務(wù)規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。在水電企業(yè)檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展過(guò)程中，傳統(tǒng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)顯得過(guò)于落后，需要在信息管理與產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)上進(jìn)行完善。

三、信息化環(huán)境下水電企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的策略

（一）創(chuàng)新思想理念，加大資金投入

信息化環(huán)境下水電企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新，需要我們轉(zhuǎn)變思想觀念，為提升檔案管理信息化水平，需要增加資金投入，盡快將計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印件和光盤(pán)刻錄機(jī)等硬件設(shè)備配置齊全，注重對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)。水力發(fā)電檔案信息化建設(shè)包含了大量?jī)?nèi)容，與眾多事項(xiàng)都密切相關(guān)，要求企業(yè)管理者充分意識(shí)到這一點(diǎn)，清楚信息化建設(shè)的重要性，在資金上提供可靠保障。對(duì)此，要按照《檔案法》中提出的要求，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，促使其規(guī)范、高效開(kāi)展工作，確保水電檔案管理信息化建設(shè)可以取得新成效。同時(shí)在檔案內(nèi)容、著錄項(xiàng)目和數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)等內(nèi)容上，也應(yīng)該將規(guī)定統(tǒng)一下來(lái)，不斷規(guī)范檔案數(shù)據(jù)管理軟硬件文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等，真正實(shí)現(xiàn)水力發(fā)電相關(guān)數(shù)據(jù)信息的共享。水電企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該實(shí)行統(tǒng)一的軟件，確保讓數(shù)據(jù)能夠正常轉(zhuǎn)換與讀取。

（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理，實(shí)現(xiàn)信息共享

水電企業(yè)要重視檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，這樣既有利于共享水力發(fā)電檔案信息，還保證了其安全性、完整性與有序性。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，需要對(duì)檔案作出科學(xué)分類與規(guī)范化處理，采取記錄形式在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，有利于提升水力發(fā)電檔案開(kāi)發(fā)與利用效率。水電企業(yè)要重視建設(shè)檔案目錄中心和全文檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫(kù)，并嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一的信息采集與交換標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案數(shù)據(jù)更加安全與一致。水電企業(yè)要建設(shè)檔案網(wǎng)頁(yè)，自動(dòng)上傳收集電子文件，提供在線服務(wù)，并在建立內(nèi)部局域網(wǎng)后，主動(dòng)組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)與信息，發(fā)揮出檔案管理服務(wù)系統(tǒng)的作用，讓水力發(fā)電檔案信息能夠在網(wǎng)上完成檢索，更好的服務(wù)于水電企業(yè)各項(xiàng)工作[3]。此外，水電企業(yè)還要注重對(duì)電子文件數(shù)據(jù)管理中心的建設(shè)，促使檔案部門(mén)和企事業(yè)單位信息管理部門(mén)進(jìn)行有效合作，提供相應(yīng)的電子文件查詢與利用服務(wù)，從而共享電子文件信息資源。

（三）完善檔案管理制度，保證信息安全

在信息化環(huán)境下，水電企業(yè)也需要在技術(shù)、管理及制度等方面加強(qiáng)創(chuàng)新，對(duì)以往落后的管理模式進(jìn)行改進(jìn)，形成完善的檔案管理制度。水電企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，要盡快建立起相應(yīng)的檔案管理制度，促使這項(xiàng)可以順利開(kāi)展，保證水力發(fā)電的檔案得到有效管理，真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。在水電企業(yè)電子文件形成、存儲(chǔ)、傳輸、利用和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、存儲(chǔ)介質(zhì)等方面，也需要將保密防范工作做到位，避免出現(xiàn)電子文件被竊密的現(xiàn)象。水電企業(yè)要加大內(nèi)部管理力度，將檔案安全管理職責(zé)明確下來(lái)，層層簽訂檔案安全保密承諾書(shū)。水電企業(yè)要認(rèn)真做好檔案安全保密記錄，確保在出現(xiàn)檔案安全問(wèn)題后能夠進(jìn)行追溯檢查，及時(shí)追回檔案，保證水力發(fā)電檔案的完整性。

（四）注重隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員素質(zhì)

信息化環(huán)境下水電企業(yè)檔案管理要想實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，需要更多素質(zhì)高、能力強(qiáng)的人才，不僅要熟練操作各種先進(jìn)軟件與設(shè)備，還應(yīng)具備豐富的檔案管理理論知識(shí)。而現(xiàn)在很多水電企業(yè)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，專業(yè)技能不強(qiáng)，已經(jīng)難以滿足實(shí)際檔案管理工作的要求，水電企業(yè)要定期開(kāi)展針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升他們的檔案信息資源綜合分析能力，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息管理操作系統(tǒng)的正確運(yùn)用方法，確保可以更好的開(kāi)展水力發(fā)電檔案收集、整理、存儲(chǔ)和利用等工作。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也要結(jié)合實(shí)際工作崗位要求，主動(dòng)進(jìn)行學(xué)習(xí)，積極參與到各種培訓(xùn)活動(dòng)中，盡快對(duì)自身專業(yè)知識(shí)進(jìn)行更新，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)素質(zhì)與功能能力的提升[4]。唯有如此，水電企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)才能規(guī)范、高效和穩(wěn)定進(jìn)行，進(jìn)一步發(fā)揮出檔案在水電企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中的作用。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，近年來(lái)我國(guó)科技越來(lái)越先進(jìn)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)也發(fā)展很快，各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域有了翻天覆地的變化，對(duì)電力的需求也逐步增大。這為水電企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展帶來(lái)了良好的機(jī)遇，必須跟上時(shí)代發(fā)展腳步，采取更加科學(xué)與高效的管理方法，不斷提升內(nèi)部工作效率。而檔案管理作為水電企業(yè)管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，也要加強(qiáng)創(chuàng)新，走信息化發(fā)展道路。水電企業(yè)要逐步增加人力與資金的投入，完善檔案信息化管理所需設(shè)備設(shè)施，確保提升水力發(fā)電檔案的管理效率，為企業(yè)的快速、穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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