談綜合能力在會展工作中的重要性

本人于2017年9月至2018年1月在杭州西博展覽公司掛職，現就掛職鍛煉的經歷的兩個案例，來談會展學生綜合能力——側重審美與細節控制的培養問題。

一、案例1：2017韓美林日——審美能力

活動時間：2017年12月21日（周四）14：30-20：30

活動地點：杭州韓美林藝術館

主辦單位：韓美林藝術基金會

承辦單位：杭州市西博辦（市會展辦）、韓美林藝術館

支持單位：杭州市人民政府

1、案例簡評

為慶祝杭州韓美林藝術館成立十二周年，2017年12月21日，在杭州隆重舉行“新年新美？韓美林新作展”開幕式暨2017“韓美林日”主題活動，中央電視臺著名主持人白巖松主持了本次活動。

多位重量級嘉賓圍繞《美？好生活》這一主題，從文學、音樂、書畫、圍棋等角度，同臺共論發表了精彩演講。參加論壇的嘉賓分別是：著名藝術家韓美林，著名文化學者余秋雨，中國圍棋協會副主席聶衛平，著名鋼琴家劉詩昆，著名漫畫家蔡志忠等。此外，在“韓美林藝術基金會捐贈儀式”上，韓美林藝術基金會繼續圍繞文化教育、文化藝術、文化遺產、文化培基等四個領域，對20位清華大學優秀學子、韓美林全球巡展、優秀青年陶藝家蔣馬祥以及杭州市新華試驗小學進行捐贈和成果回顧。

西博公司承接了本次活動的現場執行，負責項目的視覺呈現和開幕式啟動。

2 、實踐應用

（1）設計能力

會展是創造藝術的盛會，而實施這一盛會的設計則是一門藝術，一門與會展緊密相關的藝術，可以說，策劃水平的高低直接影響著會展的視覺傳達、效果溝通以及審美價值和文化品位。

會展設計的立體策劃落實到具體的方案中包含總體以及局部設計方案等。

在總體設計方案中，首先是對展覽的環境、場地空間進行規劃，在平面、立體規劃處理的基礎上，結合展示內容和表現形式以及展出場地現存的建筑結構、風格，確定采光形式、整體空間的組織施工與，考慮協調空間的環境等。

其次，要確立展示的基調，主要包括展出形式的色彩基調、文風基調和動勢基調。在色彩基調的策劃方面，要根據展出內容的特性、展出場地的環境特色、展出的時間季節、采光效果及功能區域劃分等因素，分別選擇適宜的色彩基調，提出相關的色譜，畫出色彩效果圖；在展出形式的動勢基調方面，策劃者要注意對韻律、節奏起伏的控制，要盡量給人以舒適的動勢感。

會展設計的總體設計方案還包括設計實施進度的安排，制作施工材料的計劃，設計實施的經費預算等，這些都必須由總體設計人員進行精細的組織策劃。

會展的局部設計方案包括：布展陳列中的會標屏風、展架、展臺、道具、欄桿、展品組合等；版面設計中的版式、圖片、燈箱、聲像、字體、色彩等；公關服務中的廣告、請柬、參觀券、會刊、紀念章、樣本等。這些都應在總體設計思想的指導下設計完成。

（2）文字能力

做策劃的人，文字功底一定要好，因為展會活動涉及到很多的文案，比如廣告文案，邀請函，策劃案，實施方案，演講稿等等，因此沒有好的策劃寫作能力，至少也要懂行政公文寫作，再不濟文字編輯也要會，無論是基層還是領導都應該掌握。

因此，平時要注意閱讀積累，根據學生的多方面需求，定制一些公眾號給學生，不但注重專業知識的積累，也要通過閱讀提升審美和品位。

（3）審美能力

展會活動的審美其實很能在組織者身上體現出來，哪種VIS好點，哪種戶外廣告好點，哪種開幕式形式，甚至舞臺造型等等都需要具有較好審美的人去把關才顯得更專業， 這一點目前在國內確實參差不齊，普遍來說國際展覽比區域展覽好，設計展示類的比機械貿易的好。

審美能力分兩項，一項是審美的展示設計，二項是展示活動中的審美意識。前者比較清楚，比較多屬于設計板塊，而后者較難界定，屬于人的總體品位和審美意識，體現在活動的人文性、藝術性和前衛性上。

二、案例2：中國國際服務外包交易博覽會——細節控制

活動時間：2017年9月28-29日（周四）

活動地點： 黃龍飯店（杭州市西湖區曙光路120號）

主辦單位：中國商務部、杭州市人民政府

承辦單位：中國國際投資促進會、浙江省商務廳、杭州市商務委員會

執行單位：杭州市西博辦

1、案例簡評

中國國際服務外包交易博覽會（以下簡稱“服博會”）由中國商務部、杭州市人民政府主辦，中國國際投資促進會、浙江省商務廳和杭州市商務委員會共同承辦。大會以“構建服務新生態，促進經濟新發展”為主題，旨在探討新時期服務外包產業如何搶抓數字化和智能化機遇，積極構建服務合作生態圈，運用云計算、大數據、物聯網、人工智能、認知計算等前沿技術，推動制造業及其他傳統行業轉型升級，引領新業態的發展，實現經濟創新發展，開創合作共贏新局面。

會期，組織全國服務外包示范城市發展座談會，全球服務外包行業論壇，先進制造業、金融創新、“一帶一路”與服務合作、“互聯網+客服”等熱門行業專題研討會，CIO生態社區等系列商務活動，分析師講座，企業推介活動以及展覽展示。

2、實踐應用

（1）細節控制

會展的現場服務與管理是一個復雜的系統工程，是會展經濟管理中非常重要的部分。在具體會展中，可從布展階段、開展階段及撤展階段的一些基本環節來了解會展現場服務與管理的主要內容，通過具體細節的管理提高其現場管理的執行能力。

從服博會工作學習到的會展現場管理經驗是：

a）指定專人在專門時間負責專項工作，明確分工，分清職責，責任到人；

b）對于重點工作，實行雙重核查制度。從接待、交通、后勤、到現場，每一個階段的工作，都至少有一名同事專門負責。另再配備至少兩名同事跟進。

c）對重要環節，負責人應及早提出注意問題，實時監督；

d）重視對臨時人員的短期培訓

（2）任何項目必須事先彩排

無論是前述全球服務外包行業論壇開幕式，還是服博會的餐敘會，都進行了彩排工作。彩排工作主要有：檢查屏幕素材（主畫面、PPT）、調音樂、調聲畫、人員走臺演練、主持人串場等，在彩排中出現問題應及時補救，防止出現現場事故。論壇開幕式的彩排由于要湊齊北京和杭州兩方領導，彩排時間一再推遲到了晚上十點，我們西博的領導和員工包括部分我校會展專業的實習生均兢兢業業工作著，一直等到凌晨十二點多彩排結束。

（3）選好服務承包商

因為服博會規模和影響面較大，我們在較早時候就開始挑選優質的服務承包商。范圍包括：建筑設計師、展位搭建公司、貨物運輸代理商、旅游公司、媒體合作伙伴、臨時雇員、印刷廠和其他服務提供商。

按照公司要求，在招標進行的前期篩選過程中，必須重點考察服務承包商的以下內容：在指定時間內是否有滿足會展規模服務的能力；是否有充足的工作經驗和積極的服務態度；是否有具備相關技能的人力資源；是否有足夠的高質量材料等。

我為每一項所需服務選擇了3家以上的承包商，然后進行招標。通過實踐，收獲的經驗有：

（1）組織者應向承包商提供關于會展的一般性信息、會展場所、參展商目錄、訂單的定期更新資料；

（2）定期進行合作會談；

（3）所有承包商采取的任何措施都需征得組織者的同意，不得單方面行動；

（4）安排參展商和承包商之間的直接商談需征得組織者的同意；

（5）合作制定相應的時間表；

（6）在會展開幕前應對服務的質量進行最終的審查；

（7）費用的支付應在合同中標明并嚴格履行。

三、小結

關于會展行業所需要人才的綜合能力，再就進入這個行業的一些職業規劃和個人能力的問題，還有行業的一些發展，做一些總括。

（一）、最好有點理論基礎

首先目前在業內比較成熟的主流從業人員基本不是科班出生，這個限制于當時的一個行業發展的初級問題，比如大學學科設置的不足還有行業初出茅廬不被認知等等。所以從業的主流人員也都鼓吹一種概念，就是會展行業無序專業限制，門檻低人人可進入，甚至于提到科班生并不比半路出家者有優勢，這個提法其實很有問題。建議無論是否科班生有志于進入該行業的人，需要懂一些會展理論的東西才更好。例如，一些基本的概念，行業發展的歷史，國內外的觀點等等，不然在實際工作中，別人提到參展商、招展、招商、主辦、標展、特裝等等你都不懂可不行。

或者理論知識的匱乏導致的結果可能還有就是你只是一個點上的工作者，并非這個展會項目中的全局者，這個全局并非是領導，而是你的判斷事物，開展工作的思路和方法的具體問題。理論基礎可以讓你有一個清晰、持久、全面的認識這個行業的眼光，注定以后會走的更遠，另外也是鍛煉自己學習能力的一個途徑。

二、綜合性軟實力很重要

歸根結底會展行業的人才，并非是某一個技能的專才，而是一個非常需要綜合能力的全才。而且這些綜合能力以軟實力為主，也最為核心。

大概列出來基本的軟實力有：溝通協調能力、處理突發事件能力、管理組織能力、執行力、超強的心理素質、人力資源、項目實施、團隊領、還有前文所述的審美和品位能力等等。

只要經歷過幾場展覽項目，就會覺得這些能力其實現實中更加緊要。例如之前參與的一個展會，需要在展覽中加入每一天會期的主體活動，在活動前幾天你要協調服務搭建商的搭建時間，確保工期，同時與展館談判爭取最大的方便保證搭建順利，水電供應良好，展品桁架等安全問題，也要溝通活動當天藝人的檔期，彩排梳理流程。如果戶外還要考慮惡劣天氣應急，音響設備，觀眾邀請，安保等等，這些東西一項一項開會梳理了，當天不見得就會順利，記得有一次一個技能比賽的當天由于現場用電量大，導致短路停電，比賽中止，后面各種維修，找備用發電機等等，這些在應急預案總都要可操作可實施。在諸多繁雜的工作中，這些軟實力太重要了，決定了你的議價能力，成本費用，展會的成功等等。

三、也要有點硬功夫

軟實力的積累不是一朝一夕的事情，是你在精心籌備，不斷預演中不斷出錯，臨時處理中舉一反三出來的。而這里說的硬功夫可以說是展會之外的能力，但能使得展會工作更加順手。

一是懂點設計，你不用像真正展覽設計師那樣很懂，但是偶爾改個文字，調和個顏色自己可以搞定的話，效率好很多，上司也很認可你。

二是文字功底一定要好，因為展會活動涉及到很多的文案，比如廣告文案，邀請函，策劃案，實施方案，演講稿等等，因此沒有好的策劃寫作能力，至少也要懂行政公文寫作。

三是懂點語言，比如英語。特別是目前很多展會號稱國際化，邀請函，名片，展會主題都要雙語，所以不論是和國際公司合辦展覽進行溝通，還是國際化邁入，英語還是很重要。

四是財務知識也很必要，例如整個項目可行性分析涉及到的成本費用核算，盈利點都要懂得，具體招展過程中一些毛利、財稅，費用成本把握都要懂。

作者簡介：

胡棟，出生年月：1981-08，性別：男，民族：漢，籍貫（精確到市）：浙江上虞當前職務：教師，當前職稱：講師，學歷：碩士，研究方向：會展策劃.