淺議石油企業(yè)采辦合同管理

李秀鋒

【摘 要】本文就如何有效解決這些問題，實施有效的合同管理進(jìn)行了深入的研究，旨在為提高企業(yè)競爭力提供切實可行的建議。

【關(guān)鍵詞】石油企業(yè)；采辦合同；合同管理

一、石油企業(yè)采辦合同的含義及特點(diǎn)

（一）石油企業(yè)采辦合同的含義

“采辦”在中國歷史上是指采買備辦。如《續(xù)文獻(xiàn)通考·市糴一》中講：“仁宗洪熙元年六月，趣中官在外采辦者還，罷所市場。”同治四年，著名商人胡雪巖創(chuàng)辦胡慶余堂時立了一塊“戒欺”匾寫道：“余存心濟(jì)世，誓不以劣品取厚利。唯愿諸君心余之，采辦務(wù)真，修制務(wù)精”，這里面也提到“采辦”一詞，主張采購原料必須是真品，商品的質(zhì)量必須有保障。

一些現(xiàn)代學(xué)者認(rèn)為，采辦的概念最早是在軍事物資采購中提出的。通常情況下，人們認(rèn)為采辦是一種發(fā)現(xiàn)、獲取和使用的活動。美國關(guān)于采辦的定義是在滿足國防需要的前提下，為完成或保證一項軍事任務(wù)，進(jìn)行探索、設(shè)計、開發(fā)、測試和簽署合同的過程。采辦合同是指為保證設(shè)備收購交易的順利進(jìn)行，通過協(xié)調(diào)效益，使經(jīng)濟(jì)合同得以順利執(zhí)行。

由此可知，采辦的基本含義是指為采購目的而進(jìn)行的與采購相關(guān)的匹配工作，包括商品或服務(wù)的采購以及整個采購模式和過程，整個采購過程都有一定的官方色彩。如今，大多數(shù)國有石油企業(yè)都有“采辦部門”，它使用“采辦”一詞來定義自己的采購活動，而為實現(xiàn)這種采辦而簽訂的合同稱為“采辦合同”。

（二）石油企業(yè)采辦合同的特點(diǎn)

1.以服務(wù)油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)作業(yè)為目的

石油企業(yè)采辦合同最為明顯的特點(diǎn)是對技術(shù)附件要求極高，具有行業(yè)特征的技術(shù)范圍和服務(wù)要求，需要具有行業(yè)知識的專業(yè)技術(shù)人員的參與和確認(rèn)。為了實現(xiàn)這種特殊的技術(shù)要求，同時使得油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)工作安全順利開展，石油企業(yè)需與油田服務(wù)公司或者商品供應(yīng)商簽訂石油企業(yè)采辦合同。石油采辦合同的這一特點(diǎn)也決定了給定的采辦周期較短，采辦工作必須圍繞實際需要開展，以保障勘探開發(fā)生產(chǎn)的及時性。

2.具有集中優(yōu)勢資源、保重點(diǎn)項目的特點(diǎn)

石油勘探屬于高危險性的行業(yè)，具有較高的沉沒成本。因此，石油企業(yè)的采辦更加注重集中性，發(fā)揮資源的共享優(yōu)勢，形成采辦的專業(yè)性，使采辦合同項目都能夠體系化，避免單打獨(dú)斗，實現(xiàn)資源共享，集中優(yōu)勢資源、保重點(diǎn)項目。

3.注重效率，節(jié)約成本

采辦合同在確保采辦質(zhì)量的前提下，通過競價方式可以獲得最具競爭力的價格、最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，以更低的成本獲得符合要求的服務(wù)或貨物。而采用多種采辦方法相結(jié)合可以使采辦效率更加高效，成本更合理。再通過制定嚴(yán)格的合同條款，降低履約風(fēng)險，以保證企業(yè)效益最大化。

二、石油企業(yè)采辦合同管理中存在的問題

（一）合同管理制度不完善

合同審批制度過于簡單，未明確各部門和層級審批的內(nèi)容和責(zé)任范圍，導(dǎo)致合同執(zhí)行發(fā)生問題時，無法界定責(zé)任部門和責(zé)任人，容易造成扯皮推諉的情況。合同保管制度不夠完善和具體，合同歸檔時合同原件及附件不完整，合同保管部門未審核合同簽署是否合規(guī)，沒有專人審核最后簽署的文本是否與經(jīng)審批文本是否一致等。合同管理未實行真正的歸口管理，歸口部門無法掌握合同履約情況，合同管理模式為粗放式管理模式。

（二）缺乏專業(yè)采辦人才

近幾年來，大部分石油企業(yè)都存在采辦效率較低的問題，這種問題的出現(xiàn)和采辦專業(yè)人才的缺乏有著直接的關(guān)系。隨著石油企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，新項目相繼投產(chǎn)，人才需求也相應(yīng)增加，導(dǎo)致一些非專業(yè)的人去從事石油采辦工作。由于國家的法律法規(guī)等規(guī)章制度越來越嚴(yán)格，加上海上石油開采的技術(shù)要求高、開采難度大、開采成本高等的特殊性，對采辦管理人員的素質(zhì)要求尤為苛刻，又因為非專業(yè)的采辦人員不具備相應(yīng)的專業(yè)知識、沒有豐富的經(jīng)驗、法律知識欠缺，最后導(dǎo)致采辦效率低、采辦管理差、合同漏洞多。

（三）石油采辦合同簽訂中部分工作的缺失

首先，大部分的石油企業(yè)在簽訂采辦合同之前，往往忽視了對合同相關(guān)方的資質(zhì)審查，導(dǎo)致出現(xiàn)相關(guān)方資質(zhì)不合格或是沒有相關(guān)資質(zhì)的現(xiàn)象。此外在合同起草的時候沒有征求相關(guān)部門的意見，使得合同缺乏技術(shù)條款或是合同內(nèi)容不完善。其次，在簽訂采辦合同時，忽略了招評標(biāo)的過程，或是談判合同過程安排不合理等這些都會影響公司的整體利益。在合同談判之后，也沒有安排專業(yè)的人員進(jìn)行合同審查的工作，導(dǎo)致潛在風(fēng)險的發(fā)生，進(jìn)而在后期引起不必要的麻煩。最后，合同在簽訂之后，很多公司往往沒有進(jìn)行編號歸檔，導(dǎo)致合同遺失。

三、石油企業(yè)采辦合同管理中的對策

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)

鄧小平同志曾說道“好的制度能讓壞人干不了壞事，不好的制度，能讓好人變壞”。采辦合同管理想要更加的規(guī)范，必須先從制度入手，制定嚴(yán)格的、切實可行的合同管理制度，使得采辦活動有法可依有規(guī)可循，為企業(yè)合規(guī)高效運(yùn)營提供有力保障。為加強(qiáng)石油企業(yè)采辦合同的管理問題，需定期對每個環(huán)節(jié)的流程進(jìn)行梳理完善，并不斷優(yōu)化采辦合同管理制度。

（二）提高采辦合同管理人員的專業(yè)素質(zhì)

1.加強(qiáng)合同法律知識培訓(xùn)

合同管理人員必須具備專業(yè)的法律知識，合同管理工作的水平和合同管理人員以及談判人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低有直接的關(guān)系。加強(qiáng)采辦合同管理人員的定期培訓(xùn)，加強(qiáng)專業(yè)知識技能的學(xué)習(xí)，使合同管理人員和簽約談判人員掌握法律技巧，提高他們的簽約能力，培養(yǎng)他們運(yùn)用相關(guān)法律知識的能力，實現(xiàn)對合同的管理。

2.參與技術(shù)澄清工作，熟悉公司業(yè)務(wù)流程

采辦合同的特點(diǎn)決定了采辦合同經(jīng)辦人員，不僅要具備商務(wù)、法律知識，還必須熟練掌握油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)的業(yè)務(wù)流程，掌握一些常規(guī)專業(yè)技術(shù)知識。采辦合同人員要積極參與到業(yè)務(wù)流程中去，不斷地熟悉石油行業(yè)的行業(yè)特色及運(yùn)作流程，這樣才能做好采辦合同工作，切實的為油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)工作服務(wù)。

3.優(yōu)化工作考核指標(biāo)，鼓勵采辦合同人員的工作積極性

根據(jù)企業(yè)的實際需求，設(shè)立采辦合同人員的工作考核指標(biāo)，設(shè)立持證上崗制度和績效考核制度，充分調(diào)動采辦合同管理人員的工作積極性，防止采辦工作中的非職業(yè)行為，杜絕腐敗。

（三）合同管理的全流程中設(shè)置關(guān)鍵控制點(diǎn)

采辦管理的高效性取決于供應(yīng)商的管理，做好供應(yīng)商的前期把關(guān)和事后評價，有利于獲得優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，提高采辦的效率。優(yōu)秀的供應(yīng)商是采辦工作順利開展的重要保障，加強(qiáng)供應(yīng)商管理理念和監(jiān)控力度，完善供應(yīng)商的評選體系及數(shù)據(jù)庫，與優(yōu)秀的供應(yīng)商構(gòu)建戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。建立采購管理全流程概念，用最佳的評標(biāo)策略選擇最適合項目的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。

采辦合同管理中的一個重要環(huán)節(jié)是招評標(biāo)過程。在招評標(biāo)階段必須要保證公平、公正、公開，根據(jù)相關(guān)的法律文件，嚴(yán)格規(guī)范招評標(biāo)過程，獲得優(yōu)質(zhì)的合作方。根據(jù)采辦內(nèi)容和要求的不同，采辦方式和定標(biāo)策略的選擇也不盡相同。對于采辦工作量較大、采辦金額較高、技術(shù)難度較大的項目，采用招標(biāo)方式將能夠從眾多的供應(yīng)商中獲得最具競爭力的價格、最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。對于項目金額較小，技術(shù)要求較低時，則可以采用詢價采辦方式，來縮短周期、節(jié)約招評標(biāo)成本。并以公平公正高效的原則組織和進(jìn)行招投標(biāo)工作，組織相關(guān)專家進(jìn)行技術(shù)和商務(wù)方面的綜合評審，最終確定中標(biāo)供應(yīng)商及簽署采辦合同。

合同的審查及簽署中要注意：應(yīng)組織專業(yè)人員對合同初稿及其修改進(jìn)行商務(wù)、技術(shù)、財務(wù)、資金、質(zhì)量健康安全環(huán)保、法律等審查，防范風(fēng)險；合同的簽署，要審查合同簽字人的授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)或超越授權(quán)范圍的人不得簽署合同。

合同的檔案管理及合同專用章管理中要注意：在合同簽署和履行過程中，應(yīng)妥善保管相關(guān)合同檔案，遵守公司對合同檔案的管理、存檔期限的相關(guān)規(guī)定；加蓋合同專用章要符合審批程序，不得將合同專用章用于合同簽訂外的其他用途。

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