信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策分析

肖思霈

【摘 要】隨著互聯網技術的不斷發展，信息網絡技術已得到了全面的運用，檔案管理工作也在此背景下逐漸進入信息化管理時代，檔案管理工作在依托信息網絡技術不斷完善更新的同時，其管理、存儲弊端也逐漸明顯，檔案管理層管理意識的缺乏、管理人員能力的不足、資料存儲環境的不到位、數據轉換之時冗長的工作量以及較低的準確率，都是目前信息時代檔案管理工作所呈現的主要問題，基于此，本文旨在通過具體闡述目前信息互聯網時代工作所面臨的問題來進一步分析其對策，以為我國的信息化檔案工作建立提供一點有用借鑒。

【關鍵詞】信息時代；檔案管理；問題；對策

隨著時代的進步，傳統的檔案管理工作已不能滿足現代的信息化需求，所以信息化檔案管理是信息時代發展的一個必然趨勢，尤其是近年來網絡技術不斷發展和覆蓋背景下，我國的檔案管理工作也已逐漸進入信息化管理，此種管理方式不僅改變了傳統檔案資料的存儲方式，縮減了存儲空間，在資料的調取和查閱方面也更為方便，其次，在安全性和實用性方面相比于傳統檔案資料管理而言也有所提升，不過，隨著檔案資料信息化的不斷完善，其管理方式所存在的弊端也日益明顯，本文旨在從目前信息時代檔案管理工作所出現的問題進一步分析其對策，以期能為我國的檔案管理工作提供些許幫助。

一、信息時代檔案管理工作所面臨的問題分析

（1）缺乏管理意識

現代不少檔案資料存儲對象都著重于創新理念、開拓市場，對內部檔案的管理工作往往處于忽視狀態，管理層的不重視，檔案管理想要信息化自然難上加難，同時也因其不被重視，所以紙質版的檔案資料在日常的管理中也顯得力不從心，散漫、無序、隨意查閱、調取等現象更是數見不鮮，在此狀態下，檔案管理資料不僅難以發揮他的效力，甚至還有可能被惡意竊取，從而給企業造成難以估計的損失。

（2）檔案管理人員能力不足

檔案管理人員能力不足，是現代檔案管理工作中的一大通病，尤其是在企業中，此情況更明顯，現代不少企業的檔案管理人員往往是快要退休或已經退休的老員工，甚至還有不少關系戶，年齡較大，學習熱情度低，精力有限，不具備檔案管理知識或者僅依靠以前的工作經驗等等，都是檔案管理人員能力不足的主要體現，檔案管理人員不具備專業的職業技能，不能熟練的運用計算機技術，加上有限的精力，根本就不能滿足信息化時代對檔案管理的需求，以至企業的檔案管理工作信息化速度無限拉長。

（3）檔案管理信息化存儲環境要求高，成本較大

傳統的檔案多為紙質資料，管理方式大多是直接進行歸檔整理，雖說現代互聯網技術已逐漸運用到檔案的管理中，但受管理人員能力限制和上級領導的不重視，常讓檔案信息化管理流于形式，更不便于管理，其次，信息化的檔案管理，其電子載體對環境的要求極高，尤其是存儲空間，既要保證溫度濕度恒定，又要保證環境衛生，同時還要防止紫外線和消磁設備，除此之外，數據在調取查閱過程中，還要注意避免木馬病毒，被截獲等等，需不定期的進行維護，不僅成本極高，還要要求管理人員具備較高的計算機技術，如此嚴苛的條件，企業不愿意將檔案進行信息化管理也情有可原。

（4）檔案資料轉換之時工作量大，準確度低

傳統紙質檔的資料要進行信息化數據管理，必須要將紙質檔資料上的數據轉移成電子數據進而存儲在數據載體之中，轉移的數據，是一件繁瑣、復雜同時對精確度要求又極高的工作，需要人工一點一點利用辦公軟件進行編輯，轉移，在轉移過程中，不僅要耗費較多的人力物力，人工手動的錄入，還容易造成數據錯誤，但若利用準確性和效率都更高的圖片方式存儲，資料后期的查詢和調取也極不方便，從這方面來說，信息化的檔案管理，甚至還沒有傳統的檔案管理方式有效，這也是目前信息化檔案管理難以有所進展的原因之一。

（5）信息安全度不強，保密手段單一

檔案資料信息化不僅縮減了資料的存儲空間，資料后期的查詢，調取也更為方便，但隨著網絡技術的不斷發展，信息化的資料的安全方面所受的威脅也更大，木馬病毒、無線截獲、數據電子載體被復制，損壞等等，都有可能讓資料處于失密毀損狀態，而且電子載體所存儲的數據信息量極大，若一被復制毀損，造成的損失無法估量，所以安全性和保密手段，也是信息化檔案管理需要考慮的原因。

二、信息時代檔案管理工作對策研究

（1）加強樹立信息化檔案管理理念

時代在進步，科技在發展，網絡信息化已全面滲透到各行各業，檔案管理要發揮更高效、更及時的效用，檔案管理工作的信息化勢在必行，現代不少企業都之注重市場的開拓，產品的生產，對企業的檔案資料存儲往往處于不重視狀態，殊不知企業所存儲的檔案，記錄著企業所有的發展資料，大到整體規劃，小到數據分析，所以合理的進行檔案管理，對企業的發展有著不可估量的作用，現代企業應加強樹立信息化檔案管理理念，盡可能的利用現代信息技術進行檔案管理工作，以為企業的發展提供更多幫助。

（2）加強專業檔案管理人員的培訓，提高管理者保密意識

隨著信息化時代的到來，企業的檔案管理想要得到更完善的整理，就必須提高檔案管理人員的專業技能和職業素養，以確保檔案管理工作能在高效、安全、可靠的狀態下進行，在專業技能方面，檔案管理人員要具備專業的檔案管理知識和一定的計算機技能，在職業素養方面，檔案管理人員要做好日常的管理和保密措施，保證資料的安全性，其次，檔案管理人員應進行專門的身份信息備份，必要情況下可在合同中說明，以此來保證檔案信息數據的穩定和安全。

（3）建立更優質的存儲環境，確保數據載體安全性

信息化檔案管理是將信息載體從傳統的紙質變成數據式的電子載體，電子載體存儲量大，移動方便，大大節約了檔案資料的存儲空間，但因其屬電子數據，所以對環境的存儲要求極高，強磁場、消磁設備、紫外線、溫度、濕度、灰塵等等都有可能影響電子載體的使用，從而致使數據丟失，所以在日常的保管過程中，一定要保證電子載體環境的安全、穩定性，電子載體的存儲環境要做到周圍無強磁場、消磁設備、無紫外線照射、無灰塵、無堆積擠壓等情況，同時還要利用空調等機器讓其溫度處在20℃±5℃左右，濕度恒定在40%±5℃左右，在日常的查閱調取過程中，要注意維護計算機信息，避免遭受木馬、病毒等侵襲，確保數據安全、穩定。

（4）建立更系統高質量的數據庫，保證數據準確性

信息化時代，檔案的信息化主要是將傳統的信息變成數據形式存儲在一個特定的平臺上，然后通過網絡技術讓其在平臺間進行輸送，以此來達到查閱目的，這些數據存儲的平臺，也就是現代常說的數據庫，數據庫的穩定和安全，將直接決定數據信息的穩定和安全，所以現代企業在進行數據轉移之時，一定要保證所建立的數據庫的安全和穩定，其次，數據庫的建立還應當充分考慮企業未來的發展需求，換句話說，數據庫要考慮容量，以便在后期的發展過程中能盡可能的保證存儲信息并做到節約成本，除此之外，數據庫在日常的使用過程中要注意維護和保養，及時檢修，從各個方面杜絕數據漏洞，從而做到安全存儲。

三、結語

在數據信息時代，要想企業的檔案資料能被更高效的利用，檔案信息化管理工作勢必要與時俱進，加強樹立信息化檔案管理理念、提高檔案管理人員的職業技能和素養、建立可靠的存儲環境和更高質量的數據庫，都是目前加強信息網絡信息數據化的主要方向，只有保證了數據的穩定、安全、準確，才能保證數據信息的可靠性，進而保證資料存儲意義。

【參考文獻】

[1]徐輝.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].黑龍江科技信息，2012（23）：124.

[2]王穎.信息時代檔案管理工作面臨的問題與對策分析[J]. 辦公室業務，2017（20）：124.