檔案整理合格證的“尷尬”

梁艷麗

部分基層檔案行政管理部門業務科（室）有這樣的做法：為了了解各單位歸檔文件整理情況、督促各單位按時完成歸檔文件整理、統計歸檔文件整理數量，要求有關單位在歸檔文件整理結束后，攜帶本單位歸檔文件整理目錄及部分整理好的檔案，到有關科（室）進行審核并領取檔案整理合格證。

從領取檔案整理合格證的初衷來看，無論是了解情況、督促工作、進行統計，出發點都是好的，但是從依法行政、依法治檔的角度看，這種做法并不妥當。

首先，《檔案法》第六條第二款規定：縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。也就是說，檔案行政管理部門有指導職能，但這種指導尤其是業務部門的指導屬于檔案行政指導。業務指導雖然依據業務規范開展，但這種指導并非指令性的、強制性的，而是在自愿、平等、協商的原則下進行的。也就是說，檔案行政指導得好不好、到位不到位是一回事，但立檔單位檔案整理得好不好、規范不規范是另一回事。換句話說，即使業務指導做得很好，各單位檔案工作人員的責任心也很強，但由于檔案整理人員對業務規范的理解不是那么深入，整理技能有所欠缺，整理出來的檔案未必非常規范。在這樣的情況下，開具與領取檔案整理合格證就不夠妥當。

其次，從名稱來講，檔案整理合格證并不恰當。合格證，一般指該產品符合行業標準或國家標準，由國家承認質量認證或鑒定機構確認。如食品、藥品、產品等，有專門的質量監督部門、檢驗檢疫部門經過嚴格的程序后蓋章確認。檔案整理如何算合格呢？是否嚴格按照歸檔范圍和保管期限表的規定收集齊全了、保管期限劃分得準確了？是否嚴格按照檔案整理規范進行了，檔案的分類、排列、編號、裝訂等是否規范？如此等等。在多年的檔案室規范化管理認證中，檔案規范整理這一項幾乎沒有單位得滿分。既然如此，有沒有哪個規范性文件對檔案整理規范率進行規定呢？或者，檔案整理規范率達到百分之多少算是合格呢？如果對于這兩個問題的答案都是否，那么，我們如何判定一個單位的檔案整理合格呢？如果無法判定，又怎么能用檔案整理合格證來證明檔案整理的規范性呢？

最后，對于屬于進館范圍的立檔單位而言，本單位所保存的一部分檔案，在達到規定期限后，要移交當地國家綜合檔案館。一般情況下，檔案移交發生在移交單位和檔案館之間，即檔案館制定進館檔案整理標準，移交單位按照檔案館的要求規范整理檔案后進行移交。特殊情況下，《河南省檔案管理條例》第十六條規定“對向國家檔案館移交檔案的范圍和技術要求有異議的，由同級檔案行政管理部門協調處理和決定”。也就是說，檔案行政管理部門對移交檔案的技術要求可以協調處理和決定。如果移交單位拿著歷年的檔案整理合格證，檔案館又不認可其檔案整理的規范性，此時檔案行政管理部門的協調處理和決定是不是很尷尬？一方面，檔案行政管理部門沒有認定檔案整理合格的職能，另一方面，進館檔案整理標準是檔案館制定的。當雙方發生爭議，作為出具檔案整理合格證的檔案行政管理部門再去協調，有沒有自證清白的嫌疑？況且，在局、館分開的情況下，檔案行政管理部門作為檔案館的上級主管部門和領導部門，去協調雙方的爭議，而且爭議的焦點是檔案整理是否規范，這種關系該是何等的錯亂！

（作者單位：河南省新鄉市檔案局 來稿日期：2017-10-12）