盤點檔案界“高頻詞語”（三）：檔案信息

任漢中

在上世紀80年代，人類開始步入信息社會。為適應這一大趨勢，檔案界的理論研究和管理實踐逐步引進“信息”這一現代化的要素，不再拘泥于檔案定義、歸檔、文書立卷、檔案工作環節、檔案編研、庫房管理等研究內容，一些缺乏檔案實踐經驗的高校檔案專業教師借信息理論與技術迅速占據檔案學研究領域學術高地，以檔案管理實際經驗為基本研究素材的檔案基層人員也因此失去學術話語的主導權。

“檔案信息”一詞的合成出現在30多年前，丁志民的《檔案信息觀》一文開啟了檔案學的“潘多拉魔盒”，檔案界以檔案信息為題的學術文章以幾何級數增長的速度迅速占據各種學術平臺，至今勢頭不減。在檔案管理實踐中，“檔案信息化”的熱潮也一浪高過一浪，“檔案信息”一詞因此成為檔案界的高頻詞語。

起初，大家對檔案與檔案信息之間的差別還有顧及，周曉英在《檔案信息論》一書中提到：“其一，檔案是檔案信息的存貯載體。其二，檔案是檔案信息的來源。其三，檔案是檔案信息的傳遞工具。其四，檔案中所記載的內容可以轉化為檔案信息。”并沒有在檔案與檔案信息之間畫等號。但不知從何時起，檔案與檔案信息之間的差別漸漸被淡忘了，研究重心也發生了轉移，不僅將檔案信息等同于檔案，而且將檔案信息取代檔案成為研究的對象，一些學者的研究的興趣不再是站在檔案的基礎上研究如何運用信息的理論和方法而豐富完善檔案學體系和解決檔案管理的實際問題，而是試圖從信息和信息管理的角度去要求或規范檔案，使檔案趨同于信息，用信息管理取代檔案管理，以至于在檔案學刊物上“信息”占據絕大部分版面，而“檔案”則似乎有被邊緣化的趨向，在檔案實踐中，檔案業務主管部門干脆無視檔案實踐中的實際問題和現實基礎而著力謀劃“檔案信息化”的前景和未來，忘卻眼前的茍且，直奔詩和遠方。

在現代科學發展過程中，各學科之間交叉、融合、借用是發展趨勢，但我們應該堅持的是不忘初心。現代信息技術的運用為檔案的形成、存儲、管理和傳播帶來發展的契機，同時沒有科學理論指導的技術更新也可能給我們帶來危機。檔案是社會信息系統的控制機制，承擔著不可替代的社會功能和歷史責任，檔案的不可再生和不可替代的特性也容不得我們在管理方式上有任何閃失，不能使之等同于可以任意傳播的一般信息。在維護歷史真實面貌的社會責任的壓力之下，為維護檔案的完整與安全，我們應該對檔案信息有理性的認識，對檔案信息化管理持謹慎態度，在當前的技術條件下，對一些特別重要的檔案仍然使用紙質載體和傳統管理方式也許更為穩妥。

對于檔案工作者來說，檔案是一種實體，也正是這種實體構成了我們的管理對象，才有了檔案管理工作。傳統檔案是由檔案內容、檔案載體、檔案的原始痕跡等要素所構成，這是不可分離的整體，才使檔案具有原始、真實、可靠的基本特征，成為可長久利用的信息資源庫。檔案內容從這個整體中分離出來，脫離了其他要素的呵護，可稱為檔案信息可大量復制在不同的載體上遷徙、傳播，但已失去了檔案的信用等級，不再具有檔案的憑證功用，如黨和國家領導人為雷鋒同志的題詞經常見諸各種媒體，可被視為檔案信息，但不可視為檔案，而作為檔案只是那些收藏在檔案館的原件。在現代信息技術條件下以電子、光學、磁或者類似手段生成的檔案，也是由相應的軟硬件、技術條件、元數據、存儲載體等維持其可靠性，檔案信息也只是其中的一個部分。因此，檔案與檔案信息不是一回事，我們應該以整體的觀點去對待檔案，而不是只看重檔案的某一部分而忽視其他部分，以偏概全，將會使我們在理論和實踐上進入誤區。

基于以上認識，檔案信息管理只是檔案管理的一個工作內容，而不是全部，信息管理并不能取代檔案管理。從古到今，檔案管理的對象是檔案實體，檔案信息管理只有在檔案實體管理的基礎上才能賦予實施而發揮檔案的作用，也就是說，皮之不存，毛將焉附。傳統檔案就不必多說了，即使在實施信息技術管理的過程中，也離不開硬件的維護、軟件更新、載體的安全保護和替代等實體管理內容，離開了這個基礎，檔案信息也許無法存在或者無法再現。在檔案管理者業務范圍之內，實體管理仍然是重中之重，在檔案實體管理提供保障的條件下，檔案信息管理等其他業務才可能實施，而且相關業務還可以外包。在檔案管理工作中，檔案實體管理才是不可替代的。因此，并不存在檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。

現代信息管理技術的方便、快捷，確實為檔案信息管理開辟了一條前景光明的道路，也是不可逆轉的發展趨勢，但我們也應該量力而行。在檔案法制體系還不健全，以及信息化技術管理的安全性和經濟性得不到有效保證的條件下，急于實施檔案信息化管理是會面臨極大風險的。因為檔案是一種不可重生的信息資源，稍有閃失，就會造成無法彌補的歷史遺憾。在這方面我們已經有過沉痛的教訓，難道我們還不應該引起足夠的重視嗎？在當前傳統檔案仍然占據檔案館藏的主導地位的情況下，也應該秉持充分尊重原基礎的工作原則，仍然沿用傳統的管理方式。而沒必要讓一些檔案館并沒有感受到迫切的利用壓力的情況下，一窩蜂地對傳統紙質檔案進行信息化技術處理，而處理過的檔案也會因之失去了其原始要素，信息等級遠不及其原始狀態，由此而形成的兩套制不僅憑空增加了管理的工作量，而且經濟上也得不償失，性價比極低。經過信息化處理的檔案信息也大多沒有實現網絡全文檢索、查閱，實質上是有信息化之名，而無信息化之實。而當前正在流行的異地存放方式若得不到有效的日常維護，也別指望能使我們一勞永逸。

毫無疑問，信息社會的高速發展讓我們感到焦慮，但我們更應該認識到檔案工作基本任務是撿拾歷史的碎片，記錄時代的腳印，維護歷史的真實面貌，這決定了檔案工作歷來是一種滯后型的輔助性工作。檔案歷來是一種實體，檔案管理是以檔案實體為工作對象的一項工作，檔案實體是生發檔案信息的基礎，沒有檔案實體條件的存在，檔案信息也就失去了基本來源。檔案信息不是一種物質實體，也不是一種能量，它必須借助一定的載體和能量而存在和運作，檔案信息管理無法取代檔案管理。在信息化的浪潮的沖擊之下，我們不能先亂了陣腳，迷失了方向，還是要堅持自己的準確定位，在信息技術日新月異的情況下，有必要持謹慎和保守的態度。

（作者單位：湖北大學歷史文化學院 來稿日期：2017-10-18）