關于國家檔案局8號令的討論

管先海+李興利

李興利：2006年12月，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（以下簡稱《規定》）由國家檔案局8號令公布施行，1987年頒發的《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。作為檔案價值鑒定的第一道關口和最基本工具，《規定》公布施行的初衷是什么？如果再次對《規定》進行修訂，你有什么意見和建議？

郭東升：以國家檔案局8號令的形式公布《規定》意義重大，這在公布之初有過熱烈的討論。《規定》公布施行就是要把檔案價值的劃定剛性化，是各機關制定文書檔案保管期限表的上位法，不得違背。如果再次對《規定》進行修訂，第三條（一）國家建設后應加“社會利用”，第四條（二）重份文件前應加限制詞“雙套制以外的”。此外《文書檔案保管期限表》1.4討論未通過的文件，2.2討論未通過的文件保管期限應從10年改為30年。6.3“接待安排”之前的文件材料應從10年提至30年。8.6.2與8.8.2的保管期限也應由10年調整為30年。這些本機關形成的檔案肯定有較高保存價值。

程媛媛：國家檔案局8號令的發布對基層檔案工作的規范化建設可以說是功不可沒，解決了以往檔案鑒定銷毀和移交進館等工作中存在的一系列突出問題。但在《規定》推進實施中，我們也發現了一些問題：一是多數單位領導不重視，文件材料歸檔范圍和保管期限表制定的標準不高，直接影響了基層檔案的規范化建設。二是“重要”“一般”表述過多，不利于操作。比如，重要業務問題與一般業務問題，最好直接表述為“涉及法規政策性和重大業務建設內容的重要業務問題”和“涉及普通的基礎性、技術性內容的一般業務問題”。三是“以人為本”導致的重復進館。比如“受縣級（含）以上表彰、獎勵的先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料”保管期限定為“永久”，能否改為“省部級以上的表彰”定為“永久”。

梁艷麗：我認為《規定》公布施行的初衷是為了正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限。“正確界定文件材料歸檔范圍”解決的是各單位在其工作活動中形成的各種形式、各種載體的歷史記錄能否轉化為檔案的問題，是檔案資源的“入口”問題；“準確劃分檔案保管期限”解決的是檔案保管時長的問題，是綜合考慮檔案的現實作用和歷史作用對檔案的價值進行評估后做出的保管時限劃分。《規定》如果修改，我認為可從三個方面著手：一是根據時代的發展，對歸檔范圍、保管期限進行適度調整，以更好地建立覆蓋人民群眾的檔案資源，準確界定檔案保管期限；二是借鑒10號令保管期限表的結構，層次更合理，內容更清晰；三是明確檔案行政管理部門、各主管部門、所屬單位的職責，便于令的貫徹實施。

田潤：作為檔案價值鑒定的第一道關口和最基本工具，我認為《規定》公布施行的初衷是：為了確保國家檔案資源的齊全完整，剛性要求各級機關必須依照《規定》的要求，合理界定文件材料歸檔范圍，科學鑒定檔案保存價值，準確劃分保管期限，為將來檔案移交進館打下良好基礎，確保國家檔案資源建設的有序進行。如果再次對《規定》進行修訂，我的意見是：一是基于從事檔案利用服務工作十幾年的經驗來看，凡是涉及與公民權益有關的文件材料，保管期限都應該劃為永久；二是保管期限只劃分永久和30年，不設置10年期限，避免機關檔案工作人員憑主觀劃定檔案的重要和一般，使保管期限劃分不存在含混性。

王鳳珍：《規定》對各級機關正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分文書檔案保管期限，按時開展檔案價值鑒定工作有著重要的指導作用。在具體界定機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的工作中，不應只堅持“以人為本”思想，把凡涉及與公民權益有關的檔案確定為永久保管，還要堅持“以我為主”的思想原則，突出立檔單位的主體地位，避免重復立檔。再就是規定中對“重要的”“一般的”內容表述過多，主觀性大，不利于操作。如果再次對《規定》進行修訂，最好把相關“重要的”“一般的”內容進一步具體，便于操作。至于田潤的“避免機關檔案工作人員憑主觀劃定檔案的重要和一般，把保管期限只劃分永久和30年，不設置10年期限”的說法，其實不用等到再次修訂的時候，現在有的機關不設置10年也可以的。定期一般分為30年、10年，是指一般條件、一般情況下的基本劃分方法。“一般”是具有彈性的概念，各機關可根據本機關實際工作需要調整現有期限或再增設期限檔次，具體情況具體對待。

余厚洪：作為檔案價值鑒定的第一道關口，歸檔范圍及保管期限的確定，無論是對檔案資源的構建還是檔案記憶的選擇，都起著至關重要的作用。雖說國家檔案局8號令的發布對基層檔案工作的規范化建設起到指引作用，但具體實施操作起來，各地不同單位還是難免有所差異的，其核心的問題主要體現在選擇的困境。這一關口，從社會記憶理論角度看，屬于檔案記憶得以呈現的必經關口，這一過程無疑體現出了檔案對社會記憶建構的控制，這涉及對檔案進行理性、客觀解讀和研究的問題。從一定程度上講，選擇、重組他們認為重要的“過去”的記錄以實現對社會現實的合理化認識，因而進入歸檔范圍的檔案，只是記憶遺存的一部分，在這過程中不可避免地存在著檔案人對檔案記憶資源的認識和個人的意圖問題，切忌其“心理構圖”影響到實際操作。因此，個人認為，檔案館和檔案文本在重建過去的過程中所享有的“特權”需要以平常心看待，其無可爭議的地位應該是有待商榷和轉變的，檔案人在開展檔案歸檔之時，應該盡量客觀而審慎。

亓曉華：我認為，《規定》如果進行修訂要遵循以下原則：第一，《規定》要對機關文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍作出明確界定，要盡量避免機關文件材料重復歸檔，同時采用標時制標明文書檔案的具體保管期限；第二，凡涉及與公民權益有關的文件材料，歸檔和劃分保管期限時要體現“從寬”的原則；第三，《規定》要明確各級檔案行政管理部門與各級機關在具體執行《規定》過程中的職責和義務，確保各機關編制的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的實用性和可操作性。

武夢雅：國家檔案局8號令明確了機關文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍，《文書檔案保管期限表》對文書檔案保管期限進行了劃分，使所有保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用。如果再次對《規定》進行修訂，我認為應該更加準確地劃分檔案保管期限，在《文書檔案保管期限表》中有很多類似“重要業務問題、一般業務問題”的描述，存在很大的主觀性，不同的檔案管理人員，對于重要和一般可能會有不一樣的理解。應該進行更加準確的描述，如，“20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）；20年以下有效的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）”。

田煜：國家檔案局8號令作為機關文件是否需要歸檔、保存多久的最高指導性文件，在統一歸檔標準、減少隨意性、實現集中統一管理方面發揮了積極作用，其重要性不言而喻。但在執行過程中也難免存在一些問題，歸納起來，主要有三：一是保管期限究竟如何劃分需要主觀去判斷，既取決于單位規模、性質、業務類別，也與個人業務素質密不可分，缺乏客觀性；二是關于重要和一般的問題，從不同的角度判斷會產生不同的結果，“重要”和“一般”之間是否還應該有“比較重要”的文件；三是8號令明確規定實行審批制，而實際工作中一些單位制定本單位的歸檔范圍和保管期限表時，并未報送地方檔案行政管理部門進行審批。

陳少敏：1987年國家檔案局《文書檔案保管期限表》規定檔案的保管期限大多還說分為“永久”“長期”“短期”，2006年國家檔案局8號令，將原有的“永久”“長期”“短期”保管期限的劃分方法改變為“永久”“定期”。定期中再實行標時制，一般分為30年和10年，實際上是對1987年規定“長期”“短期”進一步的分解，提出對其他門類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限，要按國家有關規定執行。

白樺：《規定》從整體內容來看具有宏觀性和指導性，作為部門行政規章又具有強制性和約束性。《規定》是各級機關編制本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的重要依據，同時各級機關做好本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作是《規定》有效施行的必要條件。各機關編制的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表是《規定》施行的具體成果，把《規定》的精神落實并體現在每一個機關編制的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表中，才是實施《規定》的根本目的和基本要求之所在。

鞏磊：國家檔案局8號令頒布實施十余年來，為各級機關依法開展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的劃定提供了堅強的保障，有效地促進了機關檔案工作，同時也為國家檔案資源建設奠定了堅實的基礎。如果再次對《規定》進行修訂，我認為，可在國家檔案局8號令的基礎上，對同一全宗內的上級、下級機關文件（收文）和本機關文件（發文）均進行兩種保管期限的劃分即可，具體地講，即上級、下級機關文件（收文）劃分為重要的30年和一般的10年兩種保管期限，其中上級機關針對本機關或與本機關有關的文件劃分為永久保管期限（已轉化成本機關文件）；本機關文件（發文）劃分為重要的永久和一般的10年兩種保管期限，這樣一來，就能對原有的在同一全宗內，不管是收文還是發文均進行三種保管期限的劃分，進行了簡化，由“三分”變為“兩分”。這種保管期限的“兩分法”在操作上就比較簡單，便于機關檔案管理人員掌握，更能有效地提高機關檔案工作效率，同時，也能更大限度地避免檔案的重復，對優化各級綜合檔案館的館藏以及檔案鑒定和利用都有著積極的作用。

劉艷茹：國家檔案局8號令的頒布實施確實便于各級機關檔案管理人員正確界定文件材料保管范圍，準確劃分檔案保管期限。但是，在具體實際工作中，又感覺有些籠統，表述也不太準確，存在著主觀性較強的概念，如重要的、一般的，增加了檔案管理人員劃分的難度，可能同一類文件兩任管理人員劃分不一，因此，建議修改時準確表述；同時，我同意鞏磊的“兩分法”觀點，操作更簡單，可以更便于機關管理人員準確劃分、正確劃分檔案保管期限。

（摘自《檔案界》論壇）