淺談事業(yè)單位信息檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

李松茹

【摘 要】隨著改革的不斷深化和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理水平取得了顯著的進(jìn)步，但與此同時(shí)也存在著諸多的問(wèn)題。如檔案信息化程度不高、對(duì)現(xiàn)有檔案資源開發(fā)和利用程度不夠等。本文以事業(yè)單位信息檔案管理的現(xiàn)狀作為研究的起點(diǎn)，重點(diǎn)探究了其對(duì)策，希望為檔案管理的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；信息檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理和利用制度不規(guī)范

規(guī)章制度和工作流程是企業(yè)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位等開展工作的依據(jù)。擁有科學(xué)的、健全的規(guī)章制度，不僅可以提高企事業(yè)單位員工的工作效率，還能促進(jìn)其健康持續(xù)發(fā)展。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理制度方面存在著如下的缺陷：一，部分部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度不健全，存在著管理漏洞，再加上缺乏相應(yīng)的權(quán)利制約機(jī)制，導(dǎo)致其檔案管理效率低下；二，有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理制度盡管制度較為健全，但缺乏相應(yīng)的執(zhí)行機(jī)制，導(dǎo)致其成為了一種掛在墻上、擺在案桌上的口號(hào)。

（二）檔案管理信息化程度低

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化辦公系統(tǒng)開始在我國(guó)興起，各級(jí)政府也開始運(yùn)用這一辦公手段。機(jī)關(guān)事業(yè)單位也逐漸走上了無(wú)紙化辦公的道路。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，盡管已經(jīng)開始轉(zhuǎn)向了信息化，但其信息化程度較低，僅僅是利用軟件來(lái)進(jìn)行檔案的錄入、排序和檢索，并未涉及資源共享，導(dǎo)致檔案資料的利用率不高，未充分發(fā)揮出其應(yīng)有的功效。

（三）不重視檔案資源的開發(fā)和利用

檔案管理涉及的方面眾多，如檔案的收集、整理、保管和開發(fā)利用。其中，檔案的收集、整理、保管是檔案管理的手段，而開發(fā)和利用則是它最終目標(biāo)。通過(guò)對(duì)檔案的開發(fā)和利用，可以為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供依據(jù)，使他們通過(guò)分析過(guò)去，來(lái)針對(duì)現(xiàn)在和未來(lái)，提出正確的決策和建設(shè)性意見。目前，許多事業(yè)單位的內(nèi)部管理人員對(duì)此缺乏正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作就是保證檔案不遺失，用的時(shí)候可以派上用場(chǎng)。這種錯(cuò)誤理念，使得他們不重視對(duì)現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)和利用，嚴(yán)重制約了單位的可持續(xù)健康發(fā)展。

二、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策

（一）建立和完善檔案管理制度

俗話說(shuō)“制之有衡，行之有度”。這句話放之四海而皆準(zhǔn)，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理來(lái)說(shuō)亦是如此。制度是管理的基石，要想實(shí)現(xiàn)高效、科學(xué)的管理，建立完善的檔案管理制度勢(shì)在必行。針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問(wèn)題，可從問(wèn)題入手，采用針對(duì)性地策略，從而起到藥到病除的功效。在具體實(shí)施過(guò)程中，可從以下幾點(diǎn)著手。第一點(diǎn)，建立合理的工作機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)，從而使每個(gè)檔案管理工作人員能明確自己的崗位職責(zé)和范圍。與此同時(shí)，建立有效的信息溝通機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制，以及時(shí)彌補(bǔ)檔案管理工作中的漏洞，保障其正常運(yùn)行。第二點(diǎn)，建立檔案人員激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)融入競(jìng)爭(zhēng)、比賽、合作等因子，來(lái)提高檔案管理工作人員的工作積極性和認(rèn)同感。第三點(diǎn)，建立全面、完善的檔案信息制度，如收集制度、保管利用制度、檔案借閱、登記、統(tǒng)計(jì)制度等。

（二）重視檔案管理的信息化建設(shè)

現(xiàn)代社會(huì)，信息化和網(wǎng)絡(luò)化已成為人們工作的主要特征。在信息大爆炸時(shí)代，檔案管理工作人員也應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀念，在不斷提高自身的信息素養(yǎng)的同時(shí)，將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用到日常工作中，以提高工作效率。在具體實(shí)施過(guò)程中，可從以下幾點(diǎn)著手。第一點(diǎn)，通過(guò)為檔案管理工作人員配備信息設(shè)備和技術(shù)手段，來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案資源的管理工作，不斷提高其查全率和查準(zhǔn)率；第二點(diǎn)，通過(guò)檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)和管理，來(lái)提高其利用頻率和效果，以避免其受自然、時(shí)間、保管等因素影響而引發(fā)的檔案實(shí)體損壞。第三，對(duì)檔案信息資源管理進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)異地借閱、信息共享等功能。

（三）重視檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案工作的最終目標(biāo)是通過(guò)開發(fā)利用，為人們的生產(chǎn)、生活服務(wù)。對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其重要性不言而喻。因此，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)和利用成為提高其工作效率的重要途徑。為了達(dá)成這一目標(biāo)，可采取如下措施。措施一，豐富檔案信息資源結(jié)構(gòu)，通過(guò)建立檔案信息資源保障體系，提高檔案資源的利用效率；與此同時(shí)，加強(qiáng)檔案接收和征集工作，通過(guò)擴(kuò)大收集和征收范圍，進(jìn)行檢索工具體系建設(shè)；措施二，轉(zhuǎn)變觀念，擴(kuò)大其服務(wù)范圍，在奉行主動(dòng)服務(wù)的理念上，積極運(yùn)用開放觀念、競(jìng)爭(zhēng)觀念、協(xié)作觀念和市場(chǎng)觀念。措施三，積極借助新媒體進(jìn)行檔案宣傳，從過(guò)去的被動(dòng)服務(wù)者向主動(dòng)推送服務(wù)轉(zhuǎn)變；措施四，完善檔案的政策法規(guī)建設(shè)，對(duì)于一些不適應(yīng)的，應(yīng)進(jìn)行刪減或修改，擴(kuò)大檔案利用的開放范圍，改善其利用環(huán)境，為其開發(fā)和利用創(chuàng)造更便捷的條件。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，事業(yè)單位信息檔案管理工作的順利開展，離不開制度的支持、信息化主動(dòng)適應(yīng)和對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用。檔案工作管理人員在這三方面下足功夫的同時(shí)，還應(yīng)時(shí)刻關(guān)注其新生的問(wèn)題，從而對(duì)癥下藥，采取更為科學(xué)的、針對(duì)性強(qiáng)的管理措施，以促進(jìn)事業(yè)單位信息檔案管理工作邁入一個(gè)新的臺(tái)階。

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