高校儀器設備檔案管理工作探討

汪敬

【摘 要】高校儀器設備檔案管理是保證儀器設備檔案資料真實性的重要基礎。其主要是針對儀器設備的各項信息進行整理歸檔。在科學技術不斷發展的時代，高校儀器設備檔案資料管理工作可借助于信息技術、計算機技術等進行智能化管理，在促進管理規范化的基礎上提高高校儀器設備檔案管理的現代化和科學化。

【關鍵詞】高校；儀器設備；檔案管理

隨著我國教育事業的迅速發展，一些高校的建設規模也在逐漸擴大，高校從事教學工作、技術研發等工作都需要儀器設備來支持，因此，對儀器設備檔案管理也就成了各高校愈加重視的問題。在高校中，儀器設備的種類以及數量逐漸增多，因此對其管理的要求也就越來越高，不但要求儀器設備各項信息的完整性，還要保證其能夠得到安全的使用。本文對此進行了詳細的分析。

一、建立完善的儀器設備管理體制

（一）保證全校儀器設備在各個部門中使用

目前，大多高校在儀器設備檔案管理的工作中，將儀器設備的使用權歸納在了設備部門所屬，這樣一來，極大的縮小了儀器設備的應用范圍，在一定程度上限制了高校教學事業的發展。如某高校對在儀器設備的試用上，只允許管理人員使用。由于高校中的設備儀器等屬于學校的共有財產，因此，應歸為全校師生共有，對儀器設備給予對外開放，不但能夠吸引更多的新生力量，還能對科研與技術的創新提供更大的發展空間。

（二）合理的配置資源

各種儀器設備都有其使用的范圍，所以，儀器設備也應按照實際情況進行配置，尤其要杜絕隨意配置、盲目配置等情況，避免儀器設備被閑置，造成資源浪費的現象。另外，高校在儀器設備檔案管理上還應有實際的規劃和統籌措施，對于購置的儀器設備，可進行使用價值與價格之間的論證。在使用前還要對儀器設備的質量進行檢查，保證儀器設備的使用效果。

（三）加強貴重儀器的和設備信息的共享

高校還應建立儀器設備的信息共享平臺，完整的記錄儀器設備的使用次數、方式等信息，并允許高校老師、學生等對儀器設備各種信息的查詢，通過資源共享，注重學科交叉，尋找可共同研究的課題，針對儀器設備開展一些學術交流，提高儀器設備的有效利用率。同時推進儀器設備的聯合開放使用，促進高校內部專業實驗室之間的橫向合作和學術交流，進而提高儀器設備的綜合使用效率。

二、提高高校儀器設備檔案管理工作效率的措施

（一）加強對儀器設備管理人員信息化技術的培訓

高校設備管理以及檔案管理的工作人員需要具備較高的科學文化素質，在做好本職工作的基礎上，要不斷的學習新的知識，同時還要注重對知識結構的適應性進行調整，對知識結構以及專業技能進行不斷優化。高校要針對本校設備檔案管理的發展對人才的需求，制定相應的人才培養計劃。將培訓作為考核管理人員工作效率的重要指標之一，促使培訓和再教育工作的制度化，負責培訓的人員還要對培訓的內容進行不斷完善，保證培訓相關工作都能夠有據可循。除此以外，還應加大對儀器設備檔案管理人員的考核與獎勵力度，對儀器設備檔案管理工作有突出貢獻的部門或者個人，學校要給予獎勵，相反，對影響儀器設備檔案管理工作的部門或個人，要給予懲罰。總之，要通過強化管理人員的自身素質，來提高高校儀器設備檔案管理的水平。

（二）實現儀器設備檔案資料的智能化管理

新時代高校管理的基礎是信息技術的應用，因此，高校應將儀器設備檔案管理的信息化技術重視起來，為學校規劃、決策提供重要的數據支持，進而使儀器設備能夠更好的為教學科研服務。與此同時，還要根據已經歸檔的儀器設備檔案的網絡信息系統，建立統一的設備檔案信息的數據庫，為設備的利用、開發等進行服務，使學校師生能夠通過校園網對各種儀器設備的信息進行查詢。另外，還應編制檔案檢索工具，這也是做好儀器設備檔案管理工作的一個重要手段，在檢索工具中，可設置專題目錄、分類目錄以及各種索引，讓使用人員能夠從多個角度得到儀器設備檔案資料的檢索途徑，進而能夠更深、更廣的揭示出各儀器設備檔案的信息內容，以此來更好的滿足使用者多層次的需求。

三、結束語

高校儀器設備檔案管理是一個系統化較強的管理過程，其所涉及的部門比較多，加上管理人員比較分散、數量比較大，時間跨度長等，這些都給高校檔案管理的工作帶來了一定的難度。因此，在高校，儀器設備檔案管理人員要加強與各部門同事之間的交流，在工作中不斷總結經驗，實行責任管理制，減少檔案資料不完整事件的發生，提高儀器設備檔案管理的質量。大力推進儀器設備檔案管理數字化平臺的建設和管理，為學校師生提供更加優質的服務。

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