淺析新環境下的人事檔案管理

吳瑤

摘 要：伴隨著我國經濟的飛躍發展，企業的內部管理在不斷順應時代發展趨勢進行著深刻變革。人事檔案管理是企業管理的重要內容，人事檔案管理工作也需要與時俱進的適應新環境發展需要。本文從加強人事檔案管理的必要性入手，針對當前人事檔案管理現狀，提出人事檔案管理革新的優化辦法，以促進企業人力資源科學合理配置，保證企業在激烈的市場競爭中占據有利地位。

關鍵詞：新環境；人事檔案；內部管理

一、人事檔案管理的工作內容

人事檔案管理是企業人力資源管理中的重要環節，人事檔案管理是指人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等系列管理活動。企業人事檔案管理工作貫穿企業員工入職到離職的全過程，涉及員工錄用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成文件材料，跨度時間長，工作內容繁雜，具體工作內容可以細分為如下幾個部分：

1、人事檔案的收集。人力資源管理部門要按照人力資源工作規范對員工招聘入職的面試資料、人員履歷信息、考勤及保險檔案、績效及專業技術職稱等方面內容進行系統收集整理及存檔保管，協調企業內部各部門密切配合，對檔案資料科學分級，統一規范管理，確保人力資源檔案的時效性和準確性。

2、人事檔案的鑒別工作。人事檔案管理人員必須運用專業能力，鑒別人力資源檔案的真實性、完整性和連續性，剔除虛假偽造、過時重復及補充手續不完整的人力資源檔案，遵守管理標準，確保人力資源檔案成為企業培養和選拔人才的可靠依據。

3、人力資源檔案的傳遞和調閱。人力資源檔案在申請人、辦理人、審核人員之間的傳遞過程中，嚴格執行檔案管理傳遞規范，遵循安全、準確、及時、嚴謹、保密的檔案管理準則，注重交接數據保存及稽查工作的落實，保證人力資源的安全性與完整性。

二、人事檔案管理現狀和存在問題

人事檔案直接關系到人力資源的配置情況，近年來，我國企業人事檔案管理工作在規模和管理深度上都取得了很大進展，但也存在著如下一些問題：

1、人事檔案材料內容空洞，信息不準，實用價值差。人事檔案資料內容匱乏、簡單，職工履歷中的內容大多反映員工一段時間的學習成果及工作職務等基本信息，對員工具體工作經歷、成長歷程、個性特點、優勢特長等缺乏詳細記錄，不能生動、全面、客觀的反映實際狀況，缺乏為企業選用和提拔人才的信息指導作用。

2、人事檔案材料不齊全，管理不規范。人事檔案中工作實際操作性不強，檔案交接制度不完善，基本要素不齊全；考核鑒定材料不連續；學籍、黨籍等材料不完整；招錄、聘用、任免材料不齊全；工資福利保險資料不完備。

3、人事檔案體制陳舊，管理手段匱乏。人事資源檔案管理工作沿襲固有管理模式，對檔案管理工作缺乏規范合理性指導，工作手段陳舊單一，不能借助科學的信息管理技術收集和處理人事檔案，檔案內容更新速度緩慢，信息滯后，資源浪費，增加檔案管理成本。

4、管理人員素質不高。一方面，我國人事檔案管理人員多是兼職，人員流動性大，工作量大，人事檔案管理人員對相關政策知識掌握不夠全面，缺乏必要的職業判斷和專業技術水平；另一方面，有的管理人員實際工作經驗不足，對人事檔案具體問題缺乏有效的判定標準和流程指導，不能保證人事檔案管理工作有序開展。

三、職工人事檔案管理的優化辦法

1、完善人事檔案管理內容，提高人事檔案管理實效性。企業管理層要加大宣傳力度，加強新環境下人事檔案管理重要性和緊迫性的認識，加強組織領導，根據企業戰略目標，結合本單位實際情況，明確崗位職責，完善人事檔案管理內容，重視關鍵崗位和關鍵環節的管理，加強檔案管理更新速度，為人事決策提供有力的保障。

2、推進員工人事檔案工作制度化建設。明確員工人事檔案工作人員職責，完善人事檔案材料收集、借閱、鑒別、整理、傳遞、檢查和保管制度，加強日常監督和檢查，加強人事檔案管理的制度化、規范化、標準化。

3、提高檔案管理人員素質。企業管理工作的有效執行需要綜合素質高、業務水平過硬的管理隊伍，企業管理層要加強人事檔案管理人員業務知識和實操培訓，培養管理者良好的職業道德，優化檔案管理隊伍。一方面通過定期在崗培訓提高現有管理人員素質，另一方面加大力度引進和吸納專業人才，拉動管理人員整體職業素質和管理能力的提升。

4、大力開展人事檔案信息化管理，提高人事管理質量和效率。人事檔案信息化管理可以把管理人員從繁雜的檔案收集、整理工作中解脫出來，人力資源檔案管理人員要利用現代化管理手段把傳統的紙質檔案與現代化信息電子檔案有機結合，促進人事檔案管理更加信息化、規范化、高效化。

四、結束語

人事檔案是企業發展的重要依據，加強人事檔案管理具有十分重要的作用。在新環境下企業要完善人事檔案管理內容；推進人事檔案工作制度化建設；提高檔案管理人員素質；大力開展人事檔案信息化管理，確保提高人事檔案管理工作水平，推動企業的管理水平的整體的進步。

參考文獻：

[1]馬靜.加強企業人事檔案管理的幾點思考[J].中國商論，2016（21）.

[2]李曉.淺談職工檔案管理工作要點[J].卷宗，2016（12）.

[3]郭婷婷.現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].東方企業文化，2015（23）.endprint