建立采購(gòu)過(guò)程的審核機(jī)制

王景嵐+陳喜軍+牛巖嶺+文剛

【摘要】：采購(gòu)管理，一直是企業(yè)管理者和社會(huì)各監(jiān)督管理部門關(guān)注的對(duì)象，在采購(gòu)過(guò)程中，不可避免的會(huì)產(chǎn)生一些“不陽(yáng)光”、“不綠色”的行為，這就要求在日常采購(gòu)過(guò)程管理中，從細(xì)微處入手，建立健全內(nèi)部審核機(jī)制，對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的符合性、有效性和適宜性進(jìn)行檢查，通過(guò)發(fā)現(xiàn)不合格來(lái)促進(jìn)管理持續(xù)改進(jìn)，將各種不規(guī)范的行為實(shí)現(xiàn)事前或事中控制，以規(guī)范采購(gòu)過(guò)程中的各項(xiàng)行為，強(qiáng)化采購(gòu)過(guò)程控制，防止資金流失，使企業(yè)損失降到最低，實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身價(jià)值的增值，實(shí)現(xiàn)真正的“陽(yáng)光采購(gòu)”。

【關(guān)鍵詞】：采購(gòu)管理；審核機(jī)制；陽(yáng)光采購(gòu)

【引言】：在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)作條件下，成本是企業(yè)的生存之要、發(fā)展之本。成本的高低關(guān)乎企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的強(qiáng)弱，也關(guān)系到企業(yè)長(zhǎng)線發(fā)展遠(yuǎn)景戰(zhàn)略。因此，低成本高效益無(wú)疑成為每一個(gè)企業(yè)追求的目標(biāo)。宣鋼采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)配送公司做為集團(tuán)僅有的供應(yīng)采購(gòu)部門，負(fù)責(zé)全公司材料備件的采購(gòu)供應(yīng)工作。始終立足市場(chǎng)，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)管力度，積極發(fā)揮第三方物流作用。經(jīng)過(guò)可行性模擬論證和試運(yùn)行，結(jié)合信息資源開發(fā)，遵循ERP系統(tǒng)流程管理組織網(wǎng)絡(luò)，完善采、收、發(fā)等物流鏈各環(huán)節(jié)間的制約機(jī)制，打破傳統(tǒng)業(yè)務(wù)自行審核模式，創(chuàng)新管理，于2007年初成立專職機(jī)構(gòu)，專門審核進(jìn)賬發(fā)票數(shù)量、價(jià)格是否與合同相符，合同數(shù)量、金額是否與定價(jià)依據(jù)相符，有意識(shí)形成一個(gè)環(huán)閉式事中事前行為控制模式，進(jìn)一步推進(jìn)精細(xì)化管理要目。

1、采購(gòu)過(guò)程的審核機(jī)制的原則

一是立足一線，以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為中心。審核工作不僅要使管理制度得到完善，更重要的是要提升系統(tǒng)的整體管理水平，維護(hù)公司的經(jīng)營(yíng)秩序，為公司降本增效做出貢獻(xiàn)。二是與時(shí)俱進(jìn)，不斷改進(jìn)審核工作的方式方法。在工作方式上，要從“重申報(bào)審批、事后監(jiān)督”向“重培育引導(dǎo)、過(guò)程保證”轉(zhuǎn)變。在工作方法上，要從以我為主、孤軍奮戰(zhàn)，向抱團(tuán)出擊、借力發(fā)揮轉(zhuǎn)變，充分調(diào)動(dòng)整個(gè)系統(tǒng)的積極性。三是建立長(zhǎng)效機(jī)制，完善審核制度。通過(guò)改進(jìn)措施、完善制度、運(yùn)用信息化手段來(lái)解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，不斷實(shí)現(xiàn)審核工作的進(jìn)一步發(fā)展。四是以人為本，創(chuàng)新思維，不斷提高審核人員的素質(zhì)和能力。如果沒(méi)有一支高素質(zhì)的審核人員，審核工作的發(fā)展就無(wú)從談起、無(wú)法實(shí)現(xiàn)。因此，審核人員應(yīng)在掌握相關(guān)政策法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)上下功夫，提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)能力。

2、采購(gòu)審核機(jī)制舊有的管理模式

2.1、管理模式

各業(yè)務(wù)科接到采購(gòu)計(jì)劃后，組織招標(biāo)、比價(jià)，選擇供應(yīng)商，供應(yīng)商確定后，與供應(yīng)商簽訂購(gòu)銷合同，組織進(jìn)貨，辦理交庫(kù)，供應(yīng)商開具發(fā)票后，附交庫(kù)單辦理發(fā)票報(bào)賬。

2.2、問(wèn)題分析：

沒(méi)有有效的審核機(jī)制，采購(gòu)合同中的采購(gòu)單價(jià)、采購(gòu)數(shù)量是否和招標(biāo)、比價(jià)等定價(jià)依據(jù)相符無(wú)人把關(guān)，進(jìn)賬發(fā)票中的采購(gòu)單價(jià)、采購(gòu)數(shù)量是否和合同一致無(wú)人把關(guān)，管理出現(xiàn)漏洞。

3、采購(gòu)過(guò)程審核機(jī)制的審核模式

建立審核機(jī)制，由審核人員對(duì)每月進(jìn)賬的發(fā)票、合同、定價(jià)依據(jù)的價(jià)格、數(shù)量是否相符進(jìn)行審核。經(jīng)過(guò)四年的發(fā)展，審核制度日趨成熟，逐步形成了手工核對(duì)、訂單審批、信息記錄控制三種管理模式。

3.1、手工核對(duì)

業(yè)務(wù)科接到采購(gòu)計(jì)劃后，通過(guò)招標(biāo)、比價(jià)、商談等確定供應(yīng)商后，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，組織進(jìn)貨，貨到驗(yàn)收合格后，辦理交庫(kù)，供應(yīng)商開具發(fā)票，附交庫(kù)單辦理進(jìn)賬，同時(shí)將發(fā)票底聯(lián)復(fù)印件、合同、定價(jià)依據(jù)（中標(biāo)的標(biāo)書或洽談的結(jié)果）交審核進(jìn)行核查，發(fā)現(xiàn)數(shù)量與價(jià)格錯(cuò)誤時(shí)，次月從供應(yīng)商發(fā)票中扣減相應(yīng)的金額。

3.2、訂單審批

宣鋼ERP上線后，審核從審查采購(gòu)合同變?yōu)閷徍瞬少?gòu)訂單，在保證采購(gòu)訂單數(shù)量與價(jià)格與原始定價(jià)依據(jù)一致后，運(yùn)用信息化控制手段，使供應(yīng)商開具的發(fā)票在ERP中校驗(yàn)時(shí)，必須與訂單一致，才能進(jìn)行校驗(yàn)，否則發(fā)票不能進(jìn)帳。

3.3、信息記錄控制

采用招標(biāo)或商談確定采購(gòu)物資的品種與價(jià)格，填寫采購(gòu)物資信息記錄模板，審核員審核品種、價(jià)格與定價(jià)依據(jù)是否一致，審核無(wú)誤后，將采購(gòu)物資的供應(yīng)商、品種、價(jià)格、價(jià)格有效期固化到ERP系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)科每月按照需求創(chuàng)建采購(gòu)訂單，收貨、發(fā)貨，系統(tǒng)中沒(méi)有該品種物資的信息記錄的，系統(tǒng)在創(chuàng)建采購(gòu)訂單時(shí)會(huì)給出提示，且無(wú)法進(jìn)行收貨。收貨時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)提取本期有效價(jià)格計(jì)算結(jié)算金額。采用信息化手段監(jiān)控采購(gòu)價(jià)格，要求有一定的基礎(chǔ)管理水平和信息技術(shù)手段，可以從不同的采購(gòu)方式開始，逐步實(shí)施。我公司在選擇時(shí)，是從零庫(kù)存管理物資開始的。

4、 采購(gòu)過(guò)程審核機(jī)制的優(yōu)點(diǎn)

建立了一個(gè)審核點(diǎn)，將合同、發(fā)票價(jià)格及數(shù)量管理從原來(lái)的無(wú)人管理變?yōu)橛袑Ｈ斯芾怼１Ｗo(hù)了公司利益不受損失，堵塞了管理漏洞。設(shè)兩個(gè)審核點(diǎn)，一個(gè)為人工審核，一個(gè)為ERP系統(tǒng)審核，管理為事中管理。在采購(gòu)訂單審核階段，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)訂單中的數(shù)量和價(jià)格與定價(jià)依據(jù)不一致時(shí)，審核不予審批采購(gòu)訂單，避免了后期合同及送貨數(shù)量出現(xiàn)錯(cuò)誤。在發(fā)票校驗(yàn)階段，采用信息化手段進(jìn)行控制，保證了發(fā)票價(jià)格、數(shù)量與采購(gòu)訂單數(shù)量、價(jià)格一致，否則發(fā)票不能入賬。徹底杜絕了亂開發(fā)票、亂簽合同現(xiàn)象。效率相對(duì)提高，發(fā)票審核由ERP系統(tǒng)完成，減輕了審核人員工作強(qiáng)度。從細(xì)節(jié)入手，規(guī)范了材料備件票據(jù)管理秩序，保證了發(fā)票數(shù)量、價(jià)格與合同數(shù)量、價(jià)格、與定價(jià)依據(jù)的數(shù)量、價(jià)格的一致性、準(zhǔn)確性，保護(hù)了公司利益，堵塞了管理漏洞。將合同價(jià)格及數(shù)量管理從原來(lái)的無(wú)人管理變?yōu)橛袑Ｈ斯芾恚⒘斯芾碇贫龋⒅鸩綄⒐芾韽臒o(wú)人管理變?yōu)槭潞蟀殃P(guān)，又變?yōu)槭轮锌刂疲詈筮_(dá)到事前控制。

結(jié) 語(yǔ)

采購(gòu)過(guò)程審核機(jī)制將合同價(jià)格及數(shù)量管理從原來(lái)的無(wú)人管理變?yōu)橛袑Ｈ斯芾恚瑸檎小⒏?jìng)標(biāo)管理、供應(yīng)商管理提供有效依據(jù)。提高了審批速度，為實(shí)現(xiàn)及時(shí)收貨、發(fā)貨，實(shí)現(xiàn)日核算打下基礎(chǔ)。宣鋼采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)配送公司審核機(jī)制地建立，只是為我們完善內(nèi)部控制開了個(gè)頭，我們希望在企業(yè)今后的發(fā)展過(guò)程中，能不斷地從細(xì)節(jié)入手，完善各項(xiàng)監(jiān)控機(jī)制，實(shí)現(xiàn)“綠色物流”和“陽(yáng)光物流”。

【參考文獻(xiàn)】：

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