SAP信息化在DCS采購管理中的應用

苑一方++李華杰

【摘要】：采購管理是企業管理的一項重要內容，無論是大規模的企業還是小規模的公司，企業的生產活動，離不開原材料和設備的采購，做好采購管理，可以實現對企業成本的有效控制，節約成本，獲取最大化企業效益。SAP信息化技術在企業采購管理中的應用，極大地提升了采購管理的效率，同時提升采購管理的系統性和科學性，本文主要探討SAP信息化技術在DCS采購管理中的應用。

【關鍵詞】：SAP信息化； DCS采購管理

SAP軟件是企業運用十分廣泛的軟件系統，在信息化的今天，依靠SAP軟件，企業實現了對自身資源的有效管理，例如，財務數據、成本控制、采購管理、生產和銷售管理等，都可以利用SAP軟件實現。SAP軟件的應用，提升了工作的效率，優化工作流程，方便企業對數據進行實時的查看和監督。采購管理是SAP軟件中的一個重要模塊，依靠SAP軟件進行采購管理，包括采購計劃的制定、采購需求的申請和審批、采購執行等進行控制，提升企業采購管理水平，有效控制企業采購成本，實現企業經濟效益的最大化。

1、SAP軟件概述

SAP軟件是SAP公司的產品，用來幫助企業進行管理，是世界排名第一的ERP軟件，經過多年的發展，SAP軟件可以為不同行業、不同規模的企業提供管理服務。SAP軟件包含的模塊比較全面，涉及企業管理的方方面面，主要系統模塊有：系統管理、財務管理、工資管理、固定資產管理、采購管理、庫存管理、生產加工管理、銷售管理等。SAP軟件的應用，實現了企業的信息化管理，為企業管理者進行經營和決策提供科學的數據支持，信息化實現資源共享，方便對企業業務進行管理和監督，優化企業業務流程，降低執行成本。

2、SPA信息化對采購管理的影響

采購管理實現信息化，對企業而言有著重要意義，將被動的接受，轉為主動的管理。相較于傳統的采購模式，采購的信息化管理，可以使企業在采購中占據優勢地位，可以降低采購的成本，提升采購工作的透明度，優化采購工作的流程。首先，對采購業務流程的影響。傳統的采購業務，采購部門去市場尋找供應商，查看供應商資質和物品的質量，根據供應商的報價，來選擇最終的合作單位。SAP信息化的應用，采購管理實現了信息化，利用計算機在SAP系統中，進行采購業務，上報采購需求，供應商進行報價，屬于供應商主動型的采購模式。其次，提升工作效率。傳統的采購模式，需求單位根據自己的需求，去采購物品，最后找財務進行報賬，這種采購模式弊端較大，一方面，采購過程缺乏透明化，不利于管理。另一方面，采購物品可能不符合要求，墊資購買的物品，不予報銷或者延期報銷的情況，報銷步驟較為繁瑣。采購管理的信息化，在SAP系統中，提交采購申請，采購申請逐級審批，采購項目信息（數量、單價、金額等）一目了然，領導審批后，避免后期財務報賬的麻煩。規模較大的企業，對于采購管理，采用集中采購的形式，子單位提交采購需求，匯總之后進行集中采購，采購數量大，價格也相對便宜，可以有效的降低采購成本。最后，方便企業進行采購的管理和監督。SAP系統中，采購工作實現信息化，使采購工作更加的透明，有利于企業對采購部門進行管理和監督。例如，在采購模塊中，有供應商信息、采購物品的價格、數量、單價等，這些內容都是可以去核實的，而且依靠電子報表，可以對采購物品的審批、使用、庫存等信息做到實時的管理和監督。

3、SAP信息化在DCS采購管理中的應用

3.1采購基礎數據管理

SAP信息化在DCS采購管理中的應用，需要建立起完善的采購基礎數據系統，其中包括供應商數據庫、物料數據庫、采購目錄、物資編碼、設備選型標準等。企業需要將相關采購信息進行系統錄入，完善采購信息數據庫，實現對采購供應商的管理和采購信息的管理。

3.2供應商管理

將供應商的相關信息進行系統錄入，對供應商信息進行管理，包括供應商的資質，對供應商的考評，供應商的地址、聯系方式、物品類型、價格等信息的管理。

3.3采購需求計劃管理

定期進行采購需求計劃的收集，將采購計劃按照月度、季度、半年度、年度計劃進行劃分，各部門對自己的需求進行預測，提交采購需求計劃，在系統中對需求計劃進行審批和匯總，實現企業統一采購，降低采購成本。

3.4采購招投標管理

利用在線招投標的方式，在采購時，同供應商進行溝通，實現網上的招投標，減少招投標雙方的成本。招標人員將招標方案發布在電子平臺，采用公開招標或者邀請供應商招標的形式，供應商進行招標，招投標工作完成后，將招標結果公示。首先，招標使用專門的模板或招標方案。其次，招標方發送邀請，投標方相應邀請，填寫報價信息。最后，對投標方的信息進行對比，可以是手動對比，也可以是系統自動對比。

3.5采購合同管理

SAP信息化的應用，實現了采購合同管理的電子化。首先，擬定采購電子合同，將其做為標準化合同模板，并進行審批。其次，對合同條款進行審批，審批完成后，打印紙質合同，雙方簽訂合同。最后，紙質版合同和電子版合同的保存，將合同的相關信息（物料信息、數目、價格、編碼、合同有效期等）進行錄入，方便對合同進行管理。

結束語

綜上所述，采購管理是企業管理中的重要內容，利用SAP軟件進行采購管理，實現了采購的信息化管理，提升采購的透明度，優化采購流程，降低采購成本。SAP信息化在DCS采購管理中的應用，需要從以下幾點入手：首先，建立采購基礎數據庫，將供應商信息、物資信息進行錄入。其次，采購計劃管理。制定采購計劃，優化采購流程，實現有計劃的集中采購。最后，采購的招投標和合同管理。在線進行招投標工作，根據投標方的報價進行評比；在系統中進行合同管理，實現對合同的擬定、審批、變更等操作。

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