淺析蘇木鄉鎮檔案管理的重要意義

孫雪

摘 要：蘇木鄉鎮政府是農村的最直接領導部門，是農村所有工作建設的組織者和管理者，直接或間接負責新農村的組織、規劃、設計、實施等工作，掌握著新農村建設中形成的大量文件材料。是共產黨和人民政府溝通聯絡群眾的橋梁和紐帶。在村莊布局、基礎設施、環境整治、農民培訓、社會事業、基層民主和政治建設等諸多方面，鄉鎮政府都是主導，組織協調的最關鍵領導部門。因此，鄉鎮政府不僅是新農村建設文件材料的直接生成者，也是新農村建設文件材料上傳下達的中轉站，在確保新農村建設文件材料的收集工作上起著決定性的作用。

關鍵詞：鄉鎮政府；檔案管理；意義

2004年1月5日，內蒙古自治區人民政府第二次常務會議審議通過《內蒙古自治區蘇木、鄉鎮檔案管理辦法》。并于二00四年一月二十九日發布實施。管理辦法第二條中規定："蘇木、鄉鎮檔案，是指蘇木、鄉鎮機關、社會團體、企業、事業單位、其他組織以及個人在政治、經濟、科學、文化、民族、宗教等社會活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

目前農村工作的重點是大力建設社會主義新農村，這也是構建和諧社會的需要。《檔案法》明確規定了蘇木鄉鎮政府對基層村民自治組織檔案工作具有監督指導的職責，從法律上明確了其主體地位。為此，蘇木鄉鎮政府在新農村建設中有責任、有義務幫助各行政村建立健全新農村建設檔案，實現檔案為新農村建設服務的目標。

檔案管理工作是蘇木鄉鎮各項建設事業中必不可少的一個環節，在經濟社會發展中具有不可替代的作用。做好這項工作意義重大。

一是有利于真實記錄社會發展歷程。隨著社會和時代的發展，檔案資料所扮演的角色越來越重要，它真實地記錄了各個單位、各種事件發展的歷史軌跡。因此，檔案是經濟社會發展的見證，各部門擁有完善的檔案系統，有利于我們了解事情的來龍去脈，總結經驗教訓，繼承發展成果。

二是有利于部門自身工作的開展。近幾年，城市化、工業化進程不斷加快，政府部門的信息量越來越大。沒有檔案工作，很多事情就會無據可查，不利于我們工作的連續性和完整性。特別是現在人事變動較快，熟悉情況的同志輪崗、提拔了，新同志熟悉工作必須依賴檔案資料，所以檔案工作實際上是我們各個部門單位順利開展工作的內在需要，無論上級要求與否，我們都應該將其作為一項日常工作，抓緊抓好，使檔案工作真正成為提高工作效率、保證工作連續性和完整性的重要抓手。

三是有利于方便市民查閱資料。檔案資料有很大一部分涉及社會保險、勞動權益、土地資源等民生內容，經常有市民需要查閱。因此，各部門擁有完善的檔案系統，可以方便市民進行查詢，能夠在發生有關利益糾紛時，迅速提供有關證明材料，減少矛盾的產生。而且隨著社會的進步，群眾對我們陽光行政的要求越來越高，而檔案工作實際上就是我們政務公開的一個有效途徑，希望大家高度重視，真正依托檔案，將可公開的全部公開，方便群眾查閱，在實現便民利民目標的同時，進一步提高我們政務公開工作水平。

四是在行政管理方面，檔案是行政工作的工具之一，任何規章制度的出臺，都是建立在原有管理系統的基礎上，充分發揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。

五是項目運營方面的作用，檔案是業務活動的記錄，具有憑證和參考作用。項目管理的各個環節都會產生相應記錄，品質管理，項目的達標創優工作，都是建立在項目檔案整理和分析的基礎上，檔案整理與運營工作相互促進，才能不斷提升項目的管理水平和盈利能力。

六是行政文化方面作用，檔案與行政文化緊密相連，檔案是鄉鎮發展的真實記錄和見證，檔案是鄉鎮文化的重要組成部分。通過檔案我們能夠了解成長歷程，核心價值觀，文化氛圍等。

七是法律方面作用，檔案是當時、當地和當事人在業務活動中形成的原始記錄，真實可靠，是令人信服的真憑實據。能夠保護蘇木鄉鎮政府，企業、職工、業主等合法權益不受侵害，明確各方面的責任，減少不必要的糾紛。

八是培訓方面的作用，檔案是一種重要的教育資源，其真實性和原始記錄性，具有不可抗拒的說服力和感染力，一個個真實的案例可以提高的培訓的效率和效果。制度、流程檔案管理工作對制度的健康發展起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足于管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，立足于服務領導、服務項目、服務業主，使檔案管理工作更好的為企業發展服務。

總之，加強和規范檔案管理是蘇木鄉鎮工作的一項重要內容，做好檔案工作更具有總結過去、指導現在、規劃未來的參考價值，檔案管理工作的好壞，直接反應新農村項目建設成果。蘇木鄉鎮工作項目涉及面廣，牽涉部門多，檔案資料的類型和形成時期不同等特點，鄉鎮蘇木檔案工作應該不斷夯實檔案基礎建設，系統完善檔案管理辦法，持續加大檔案管理力度和優化提高檔案管理人員素質上狠下功夫，努力做到檔案資料及時收集、及時封存，以及不漏項、不缺失、不龐雜，真正有效地發揮檔案的功能和價值。

檔案工作的根本目的就是開發檔案信息資源，服務經濟建設，檔案利用工作是達到這一目的的直接途徑，所以，檔案的利用工作是檔案業務工作的中心環節，在整個檔案工作中占有極為重要的地位。因此，整個檔案工作的價值是通過檔案利用來體現的。從這個意義上講，檔案利用工作開展得好壞，直接影響到整個檔案工作能否很好地為各項工作服務。在檔案的利用工作中，要求檔案工作者必須具有高度的責任心，要主動熱情、服務周到，給利用者以最滿意的服務。在新形勢下的檔案利用工作中，不應只滿足于等待利用者上門的被動服務方式，應該做好檔案的開放利用和檔案編研工作，同時，還要做好檔案利用中的監督工作。檔案利用監督，是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，才能做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全，維護企業自身利益。只有充分認識檔案工作的重要性，加強檔案工作的科學管理和有效利用，檔案工作才能為基層的各項工作提供更好的服務。