包頭市小學學生檔案管理系統分析與設計

武浩然

摘要：國家的檔案資源是非常重要的資源之一，是國家的文化的重要的體現，其中的學生檔案也是國家檔案的一部分，但是卻沒有受到很大的重視，特別是小學學生的檔案管理存在漏洞，學生的檔案信息不明確，檔案的查詢市場存在著錯誤，學校對檔案的管理也不重視。該文就以包頭市小學學生檔案管理為例，對包頭市小學學生檔案管理系統分析與設計進行了研究，首先闡述了學生檔案系統需求分析設計，其次闡述了總體需求分析設計；接著闡述了系統的總體設計，最后闡述了系統實現與測試。

關鍵詞：包頭市小學；學生檔案管理系統；設計

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）35-0118-02

在新的時代背景下，國家的科學技術突飛猛進的發展，相應的各行業對人才的需求也就越來越高，隨著九年義務教育的普及，越來越多的學生受到了更好的教育，但是眾多的學生信息對學校的管理工作提出了更高的要求。學生的檔案是從入學就一直跟隨學生的一直到中學甚至大學，所以學生在小學時候的檔案管理工作至關重要，傳統的學生的檔案管理工作都是人工操作的，耗費大量的人力和物力，給檔案管理的工作人員帶來很大的工作壓力，同時也不能滿足學生檔案對精確性的要求，特別是在互聯網飛速發展的時代，大數據的應用更為小學生的檔案管理系統提供了更多的可能性。

各個地方的小學，應該明確現在發展的趨勢，轉變工作人員管理學生檔案系統的時間，用最少的時間得到最好的工作效率，學生的檔案管理工作是一項復雜的工作，學生的信息要求準確錄入系統中進行科學化的管理，適應知識經濟對人才的發展要求。

1 系統需求分析設計

1.1 總體需求分析設計

學生的檔案系統在之前都是要靠管理人員手動的錄入學生信息，工作量非常的大，而且對于工作人員來說，一直重復機械的錄入數據，對他們的工作心理也是很大的挑戰，工作人員再認真，他們出錯的幾率還是很高，但是隨著計算機的普及和互聯網使用的提高，如果用計算機來完成學生檔案的管理工作，那么將會節省很多的人力物力資源。并且工作的準確率高，也大大提高了工作人員的工作效率。

根據加強對學生檔案系統的管理的總體目標的要求下，這個系統的設計應該完全的體現計算機的發展優勢，能利用計算機完全的對這個系統進行管理，使系統對計算機完美的集合，解決工作人員手動操作所帶來的困境。學生的信息在檔案管理系統必須能進行錄入、修改、查詢和打印。很多的學生在轉學甚至其他的一系列的活動時，有時候會需要打印自己的學生檔案，如果這個系統不能實現對學生檔案的打印，那么，將會是一個存在很大漏洞的學生檔案管理系統。小學學生檔案管理系統每天要承擔大量的瀏覽量和任務，必須做好系統的維護，如果系統經常出現癱瘓的情況，那么，這個系統的開發也就沒有意義。系統的界面應該具備簡潔大方的特點，給用戶帶來好的使用體驗。

1.1.1 系統技術架構

在生產和生活的各個領域和行業內都有與其相適應的管理系統的存在，這些管理系統的設計與應用無一例外的都要和這些行業的特點相適應，是行業特點在系統上的體現，這個系統的設計必須滿足企業對公司各種業務的管理，小學生學籍管理系統的設計也必須的遵循這一原則，本小學學生檔案管理系統是在最新的功能強大的Windows2010操作系統的平臺下進行設計與應用的，與Windows 2000和Windows2007相比，優越性明顯，并且它的特點也是非常的明顯的。

計算機的發展使計算機也生產出很多的不同的形式，但是小學生學籍管理系統不關你是在筆記本還是臺式的電腦，只要是支持32位數字運算的電腦上都不會出現軟硬件不兼容的情況，進行順暢的使用，方便用戶在不同的空間內選擇方便的終端使用本系統。系統的實現最重要的就是它的信息性，本系統在信息輸入之后，能自動的完成所有數據的審核，存儲等功能，不需要人工進行保存，甚至能進行自動的備份，避免系統的管理者因為疏忽大意造成的數據的丟失。并且系統的初始界面會有幫助按鈕，里面收錄了各種使用本系統會出現的情況，并有完整的解決策略，用戶在不熟悉本系統操作的時候，也不用擔心不能解決實際問題。

1.1.2 系統功能結構

學生檔案管理系統的功能主要是為了滿足學校對學生檔案的管理和調閱，為了使檔案的管理者能在使用本系統的過程中感受到本系統的層次性，因此本系統在設計的時候劃分了不同的功能區，每個功能區又包括相應的幾個小的子功能區，這些小的子功能區在大功能區的管轄下提供服務，和大的功能區組成一個嚴密的系統，為學生的檔案管理工作提供服務。

系統的主要的功能模塊就是對學生信息的錄入、修改和刪除信息。學生在入學之后，對于學生的家庭住址、年齡、聯系電話、學校以及班級情況都要詳細的統計之后錄入學生的檔案管理系統，但是在這個過程中，對系統的管理員來說這是一份非常繁重的工作，難免會發生錯誤，當發生錯誤的時候就要催信息進行刪除和修改，這都是系統的最主要的功能。詳情請見系統功能圖：

1.2 功能性需求分析設計

學生的檔案管理系統對學校正常的工作進行至關重要，隨著互聯網技術的發展，數據庫運用的成熟，硬件的使用和軟件的開發都已經不是問題，本文開發的這款系統，和原來的系統相比，并沒有增加太多的新的技術內容，在經濟上是完全可以承受的范圍。

互聯網技術的日新月異，互聯網人才也越來越多，現在的數據庫的開發與應用已經不是幾十年前的時候， Visual Basic 數據庫系統經過長時間的開發與應用，界面清楚，操作簡單，因此，開發學生管理系統技術上可行。

1.3 非功能性需求分析設計

學生檔案的管理系統的設計主要是為學校的教務處和管理處提供服務的，學校的教務處和管理處每年都需要都學生的檔案管理系統中抽調學生的信息來支撐本部門的工作，同時也會對學生的檔案管理處有新數據的反饋，而這些數據的反饋最終都是要錄入學生檔案的管理系統中去的，每年針對學生管理處和教務處的各種不同格式的數據，本系統都能進行自行的轉換，

數據獲取部分的模塊必須保證可擴展性。這個系統面向所有的學生檔案工作的管理人員，系統的界面必須是簡單操作的，不能太過于復雜，增加工作人員的工作，應當盡可能為他們提供友好的用戶界面，保證操作易用、簡單。

2 系統的總體設計

2.1 系統總體設計

學生檔案的管理系統的總體設計是面向學校檔案的管理人員來進行的，但是包頭市小學學生的檔案管理系統進行了創新，因為這個系統大都是學校內部的管理人員才能看到，但是這個系統對于家長和學生也都能看到，家長可以根據學生的學好查詢到自己家孩子的信息，進行核對，如果出現信息錯誤的情況，可以及時的向工作人員進行反映，在工作人員的幫助下，修改信息，但是為了系統不出現混亂的情況，除了學校的管理人員，其他的人就算進入系統也不具備修改信息的資格，這可以說是創新了學生檔案的管理系統的設計。

2.2 系統的數據庫設計

Visual Basic6.0 并不是目前最快捷的數據庫的技術，但是卻是目前最簡單的易于操作的系統，為了彌補這個系統可能出現的漏洞，選用了 Access 表，在系統的設計中，數據庫的設計是一個重點內容，數據庫的設計師運用計算機和互聯網技術，對數據進行科學的存儲和管理，甚至進行智能的分析的步驟，達到對系統的的設計支出對數據處理的要求，

學生檔案管理系統的學生的信息庫在數據庫的支撐下，保持高度的一致性，從邏輯結構到物理結構，減少了空間的浪費。為實現本系統的通用性，學生信息庫被視為是可變的，用戶可根據實際情況進行修改。系統中的各功能如修改、查詢等都是針對該表進行的操作。

2.2.1 數據存儲架構設計

小學生的檔案管理對學校是一項繁重的工作，隨著電子計算機的發展，設計一款小學生的檔案管理系統很有必要，本系統經過系統的分析和設計以及實驗等過程，逐步地完善其功能，并且因為操作簡單等優點，具有很高的應用性，隨著本系統還是存在著缺憾，但是對以后小學生的檔案管理的設計還是有很高的借鑒價值。

數據的存儲主要主要是包括系統中的用戶、權限以及角色的不同建立不同的數據表，但是系統的數據庫并不像我們想的那樣，還要負責檔案業務以外的數據的整理和存儲，檔案信息的部分不僅包括學生的的主體的基本信息，比如學生的年齡，性別，班級以及聯系方式等，還包括每個學期老師對學生的的評語和學生成績的統計，數據庫對數據的存儲體現在數據被錄入系統之后的各個環節內，比如數據的導入、打印和數據的匯總等等，當檔案信息更新完成后，系統的數據庫會自動的保存以備打印，查看。

2.2.2 數據分布設計

作為門戶網站的管理系統，檔案管理系統中定義了一些第一時間就要處理的程序，這些程序為系統提供好的應用程序環境，比如有增加系統的文章，取消系統的文章，還有自動更新滾動模塊等，這個系統的設計的使用用戶主要還是學校對學生檔案的管理人員，但是也針對學校以外的人開放，良好的應用程序是系統運行的先決條件，本系統經過測試，應用程序運行的環境沒有異常。

學生的檔案管理系統自動地將數據分散到數據庫中，然后再根據用戶對系統的指令調出所需要的數據，但是這些數據的保存并不是雜亂無章的，而是根據不同的數據庫列表進行劃分，比如系統的管理人員的中心列表，學生的檔案表、用戶的基本信息統計表等，這些都是數據庫建立的最基本的要求，所有的數據庫的設計并完善也應該嚴格的遵循提供數據的任務，否則數據庫的設立就沒有了意義。

2.3 系統詳細功能模塊設計

小學生檔案管理系統經過分析和設計正式投入使用，在使用之前，對系統進行了詳細的測試，系統能夠完全進行信息的

錄入、修改和刪除等步驟，當家長或者學生發現自己的檔案信息發生錯誤之后，用系統聯系管理人員之后，也都能很快的收到反饋，解決問題，Visual Basic6.0為了方便用戶的查詢，該系統設置了新建用戶功能，因此，系統管理員可以根據情況迅速建立所需用戶檔案，及時了解每一個注冊學生的情況。另外，該系統采用 Visual Basic6.0 界面即可視化界面，使用戶使用起來更加簡捷、迅速。

包頭市小學學生檔案管理系統的設計分為瀏覽功能、數據處理功能、查詢功能、用戶管理功能和系統功能五大管理模塊。其中的瀏覽功能包括自然功能瀏覽和學生的社會關系瀏覽；數據處理功能包括錄入、修改、刪除，其中的錄入功能又包括對自然信息的錄入核對社會關系信息的錄入，查詢功能包括自然信息的查詢和社會關系信息的查詢，自然信息的查詢有按學號查詢、按姓名查詢、按班級查詢等不同的方式，社會信息的查詢包括按學號查詢和按姓名查詢兩種不同的查詢方式，用戶管理功能分為用戶的維護、修改密碼等，系統的功能包括關于和退出兩大模塊。

3 總結與展望

小學生的檔案管理對學校是一項繁重的工作，隨著電子計算機的發展，設計一款小學生的檔案管理系統很有必要，本系統經過系統的分析和設計以及實驗等過程，逐步地完善其功能，并且因為操作簡單等優點，具有很高的應用性，隨著本系統還是存在著缺憾，但是對以后小學生的檔案管理的設計還是有很高的借鑒價值。

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