小微企業OA協同辦公系統開發研究

李娟

摘要：辦公自動化解決了傳統辦公的時空局限性，將復雜的工作流程進行簡化，使得日常辦公更加方便快捷，實現信息數據共享。辦公自動化是衡量其一個企業是否具備信息化辦公的標準。該文詳細設計的小微企業OA協同辦公系統是基于工作流程的思想。小微企業OA協同辦公系統按照面向對象的設計原理，設計步驟如下：需求分析設計，結構化程序設計，詳細功能設計以及系統實現。在該文設計中，小微企業OA協同辦公系統的采取Browser/Server體系架構設計，并結合J2EE技術和SQL Server 2008數據庫的應用程序架構。該文實踐開發小微企業OA協同辦公系統，并驗證其可行性，完成了系統的功能模塊開發與測試工作。經過多次測試與改進后，小微企業OA協同辦公系統的應用具有實際意義。

關鍵詞：OA；協同辦公；工作流；SQL Server 2008數據庫；B/S架構

中圖分類號：TP3 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）35-0077-02

1 概述

OA（Office Automation）：辦公自動化的簡稱。起源于20世紀中期，開始發展于20世紀的80年代后期。M.C.Zisman對辦公自動化概念的定義為：“能夠完成數據處理轉化為信息化的處理方式，最優之處是完成了業務進行模塊化、流程化、自動化。眾所周知，公司為了實現對市場的控制能力，也就是源于對銷售信息的快速獲取能力、數據預處理以及分析能力，公司對市場變化情況表現為強烈反映才是數據交互的本質所在。

所謂協同，就是指協調兩個或者兩個以上的不同資源或者個體，協同一致地完成某一目標的過程或能力。而所有有助于協同的軟件都可以稱作是協同軟件。在傳統辦公模式中，每項工作流程需要手動完成，各個部門之間的日常辦公都受到極大限制。而正當信息化普及的前提下，信息化將進一步加速公司內部之間的數據交互與共享操作，使得企業日常辦公更加高效快捷。面對著當前社會競爭的壓力加大的趨勢，各個行業之間存在互相占領市場，如果企業想要生存，就必須通過信息化手段為企業提供轉機，最理想情況下能夠增加企業的經濟效益。

基于工作流的OA協同辦公過程中，這是一種以知識共享管理辦公時代的建立體系，并不斷地傳遞和處理數據，這種工作流所具有的主要特點包括：

1） 協同辦公應具備數據處理能力：在局域網中共享數據信息資源。在協同辦公過程中，它們并不僅僅簡單的數據可以傳輸，甚至可以實現挖掘到深度網中的數據資源；

2） 協同辦公輔助功能：包含多線程文件下載策略、斷點續傳策略和遠程多媒體文件數據共享策略等。除此之外，改進的OA協同辦公系統由于軟件環境、硬件設備的支持、客戶群眾多的智能手機接入成為協同辦公的主要力量；

3） 綜合業務數據管理：企業通過OA協同辦公實現知識融合操作。

2 系統需求分析

2.1 總體需求分析

本文實現基于Java的小微企業OA協同辦公系統總體需求分析設計，其分析內容包括：總體分析、系統主要功能性分析和安全性能分析。其中系統主要功能性分析是指：完成需求調研和需求最后整理。需求分析為了實現系統而做出的前期工作，系統想要做成什么樣的，OA協同辦公系統總體設計與OA協同辦公系統實現之間存在著一定的關聯，通過需求分析進行應用程序定位，即是完成系統實現的基礎工作階段。

針對當前計算機網絡普及和發展趨勢，經過本文的需求分析設計得出，根據現有局域網網絡平臺，為了解決小微企業辦公自動化水平低，辦公效率低下，數據資源無法實時共享，且數據之間孤立存在不同節點。為了解決上述問題，本文將通過以下內容將實現企業自動化辦公：

1） 內部數據資源實時共享；

2） 有效使得企業部門之間的業務交流，協同任務辦公工作；

3） 實現員工工作日志的管理；

4） 為企業領導層提供決策依據管理功能。

2.2 功能性需求分析

通過對小微企業OA協同辦公系統需求分析之后，使得OA協同辦公系統功能結構明確劃分不同層級菜單目錄。下面為小微企業OA協同辦公系統的功能需求列表。

2.2.1 員工個人事務理功能模塊

員工個人事務主要包括：日程工作安排、個人工作日志管理、系統設置、我的事務等。

1） 日程工作安排：

個人日程管理：編寫本人工作安排，系統將在登陸后的個人主頁面顯示日程安排信息；

該功能用于設置個人日程安排管理，例如：日程安排添加、管理和設置等操作。設置個人重要日常工作安排的提醒功能，它是為了以免錯過重要過日常安排。

2） 個人工作日志管理：

個人日志：員工可以按照系統設置的規則填寫本人的工作日志。

3） 系統設置：

系統設置個人信息：進行相關信息的設置。修改系統的登錄密碼：修改本人的登錄密碼。

4） 我的事務：

在的我的事務是完成對一些申請、審核、批準等操作結果。可以實現我的事務中的數據進行添加、管理和查詢。

2.2.2 行政管理功能模塊

1） 通知公告：

通知公告為了完成公告內容管理、添加通知公告內容和查詢通知公告內容。可以使用通知公告發布各種公文消息，通知公告無需分種類；可以在桌面設置查看提醒的通知公告；

2） 協同辦公的公文管理： 其中主要包括收文管理和發文管理兩種功能類型。

收文管理完成收文登記、審批；收文查詢是根據輸入檢索的關鍵詞數據進行收文查詢。

發文管理完成發文起草、審批；發文查詢是根據輸入檢索的關鍵詞數據進行發文查詢；

3） 辦公用品管理：

辦公用品管理完成基礎用品信息進行設置、辦公用品入庫登記、用品在線領用申請、辦公用品領用確認和用品當前庫存查詢等操作。基礎信息設置辦公用品是針對辦公用品入庫登記時操作的功能；當有人進行辦公用品申請操作，辦公用品管理員會庫存情況進行查詢，如果滿足該用戶的辦公用品申請數量時則辦理辦公用品的申領操作，保管員進行領用確認，并更新庫存數量。

4） 固定資產管理：

固定資產管理功能模塊完成了固定資產基礎信息設置操作，當有新的或者淘汰的辦公用品時進行固定資產的變更登記操作，將新的辦公用品進行入庫、舊的辦公用品進行移除操作。

2.2.3 人事管理

1） 公司機構設置操作：設置公司人事組織結構，以樹狀為優先級。

2） 管理員工履歷操作：對公司員工履歷數據實現管理。

3） 勞動合同數據查詢操作：可以按照年月日的查詢方式對全部的員工數據進行檢索。

4） 人事相關數據的統計分析：人事部門可以實現對本公司的員工數據實現統計分析。

2.3 非功能性需求分析

1） 整體界面要求：

要求小微企業OA協同辦公系統的界面按照統一界面風格進行設計，同時，小微企業OA協同辦公系統要求多用戶同時在線對該系統進行實時數據交互操作。

2） 小微企業OA協同辦公系統功能擴展性要求：

小微企業OA協同辦公系統的采用遠程操作服務器文件更換的方式實現系統的功能擴展，這種功能擴展叫做異步擴展更新。

3） 安全性能要求：

網絡環境存在問題，為了達到小微企業OA協同辦公系統的安全性能，需要對交互信息加密處理。

3 系統設計

3.1 系統總體設計

小微企業OA協同辦公系統的總體設計主要包括OA協同辦公系統的網絡拓撲圖設計、OA協同辦公系統的數據分布設計和OA協同辦公系統體系架構設計。

1） 小微企業OA協同辦公系統的網絡拓撲圖設計：根據OA協同辦公系統的需求分析，總體設計要根據企業所使用的終端數量、網絡參數設置和選購服務器、網絡拓撲結構圖的數據流向等等。

2） 小微企業OA協同辦公系統的數據分布設計：基于OA協同辦公系統的B/S體系架構與數據存儲設計相關，另外，OA協同辦公系統的性能優劣取決于數據分布設計，良好的數據分布設計有利于業務數據分析處理。

3.2 系統的數據庫設計

根據前面的小節介紹數據庫的概念設計，本章節中完成數據庫ER實體屬性關系表結構設計。

1） 公文數據表結構設計。根據概念設計的公文表實體對應的字段：公文管理編號公文管理名稱、公文管理類型、公文管理標題、公文主送內容、公文發文機關、成文時間與日期等。

2） 員工數據庫表結構設計。根據概念設計的員工實體屬性對應的字段：員工單位內編號、登錄驗證密碼、員工真實姓名、聯系方式、員工出生日期、所在部門編號、所在崗位和備注等。

3） 辦公用品申領數據表結構設計。根據概念設計的辦公用品申領實體對應字段：序號、申領辦公用品編碼、申領辦公用品名稱、辦公用品所屬類別、辦公用品規格型號、計量單位、申領數量、辦公用品單價和總價等。

4） 部門數據表的相關屬性，根據部門實體概念設計所對應字段：部門編碼、部門名稱、部門主管人、上級部門等。

5） 個人日程安排數據表結構設計相關內容，根據概念設計的個人日程安排實體屬性對應字段：表中序號、安排標題、個人安排類型、當前日期、安排開始日期、安排結束日期等。

6） 工作日志數據表結構設計主要包括的表字段：日志編碼、工作日志形成日期、日志標題、日志主要內容、用戶姓名等。

3.3 系統的功能結構設計

小微企業OA協同辦公管理系統主要包括：個人事務、行政管理、人事管理以及系統設置管理等幾個主要功能。圖1小微企業OA協同辦公管理系統功能結構圖。

4 系統實現與測試

4.1 應用程序的軟件和硬件介紹

4.1.1 系統的硬件開發環境

1） 處理器：I7；2）內存空間大小：8GB；3）硬盤存儲容量：1000GB；4）OS：Win7；

4.1.2 系統的軟件開發環境

1） 開發軟件：MyEclipse 10；2）應用程序編程語言：JAVA；3）運行環境：Tomcat；4）DBMS：SQL Sever 2008。

4.2 系統測試及其測試結論分析

4.2.1 系統測試目的

為了保證小微企業OA協同辦公管理系統運行期間的可靠性，測試工作需要根據所實現OA協同辦公功能模塊對數據的安全性、功能性和性能進行考慮。OA協同辦公模擬真實環境下看能否滿足用戶需求。本章中完成了小微企業OA協同辦公管理系統的測試計劃，并針對本次的測試任務進行分析總結。小微企業OA協同辦公管理系統測試目標：

1） 整體測試目標：小微企業OA協同辦公管理系統整體測試需要無嚴重錯誤出現。

2） 響應性測試：小微企業OA協同辦公管理系統性能測試要求系統的響應時間需要在規定范圍內。

3） 性能測試：實現多用戶多任務并發查詢數據的任務。

4.2.2 系統的測試方案

系統的測試方案內容：

1） 啟動小微企業OA協同辦公系統軟件程序后測試頁面美工是否一致，滿足要求。

2） 確定每個事件能夠正確響應。

系統測試報告得出結果：一切正常。

4.2.3 測試結論及其測試分析

小微企業OA協同辦公系統的測試結果及其分析，當測試工作達到預期效果之后，逐漸地完成了系統功能的有效性測試。以下就是小微企業OA協同辦公系統整體測試結果：

1） 系統已經測試次數；2）應用程序消耗的CPU資源比；3）選擇測試工具；4）發現是否具有嚴重性的缺陷錯誤；5）測試事件響應時間；6）針對存在缺陷錯誤修改天數；7）未修改應用程序的缺陷。

5 本文總結與展望

本文研究工作： 1）針對應用系統，要符合實際需求才行；2）研究相關技術，分析技術之間組合的可行性；3）實現了系統全部的功能模塊，并預留系統接口。

小微企業OA協同辦公系統需要改進之處：

1） 針對小微企業OA協同辦公系統開發需求分析時間短，分析不同充分導致系統設計存在缺陷。

2） 小微企業OA協同辦公系統實現功能模塊的同時，少不了為頁面添加動態加載js函數，頁面加載時間過長會導致用戶體驗變差，盡可能使用異步加載的方式解決此問題。

參考文獻：

[1] 洪東斌. 基于工作流的辦公自動化系統的設計與實現[D].大連： 大連理工大學， 2008.

[2] 李民強，龔忠友. 現代辦公自動化系統與設備[M].北京： 中國人民公安大學出版社， 2001.

[3] 張衛. 企業OA建設現狀及發展趨勢[J].辦公自動化綜合月刊，2008（9）.