基于RPA的財務共享服務中心賬表核對流程優化

程平 劉紅菊

【摘 要】 大數據、人工智能、機器人流程自動化（RPA）等技術為財務共享模式下的賬表核對提供了技術支撐。以Z建筑施工企業為例，針對其目前財務共享服務中心賬表核對存在的現狀及問題，在分析RPA在賬表核對流程中的價值體現后，設計了基于RPA的財務共享服務中心賬表核對流程優化方案，并分別從RPA在賬表數據提取自動化、賬表數據核對自動化以及反饋報告數據填報自動化三大環節中的應用進行了詳細闡述，以期為企業財務共享服務中心的賬表核對自動化提供借鑒與參考。

【關鍵詞】 財務共享服務中心； 賬表核對； RPA； 人工智能； 大數據

【中圖分類號】 F232 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）21-0145-05

一、引言

近年來，大數據、云會計[1]及人工智能的發展，推動了企業財務管理模式的改革。在大數據背景下，對財務業務進行有效整合、流程再造，實現組織結構優化和流程標準化的新型財務管理模式，已逐步成為企業財務共享服務中心提高管理效率、壓縮財務核算成本并提升服務質量的目標[2]。2017年，以德勤為代表的國際四大會計師事務所相繼推出了財務機器人及流程自動化解決方案，標志著機器人流程自動化（RPA）[3]開始應用于財務領域。RPA推動了財務智能化的發展。財務報表與會計賬簿、會計賬簿與業務數據表的（以下簡稱“賬表”）數據核對作為財務報告編制、會計信息質量得到有效保障的重要環節，逐漸成為財務共享服務中心優化內容之一。RPA的引入，將為財務共享服務模式下的賬表核對流程的優化注入新的活力。

財務共享模式的應用備受關注，學術界與實務界也持續在對其財務、業務流程的優化進行研究。董婭[4]對財務流程與業務流程、管理流程的關系進行了分析，基于財務業務一體化導向進行了財務流程重組，并研究了后續風險管理。武海燕[5]認為傳統的財務共享服務中心只有核算數據，沒有業務數據，很難保證數據的真實性。陳學安等[6]研究發現，運用財務業務一體化信息平臺及財務共享影像系統實行會計集中核算使南方水泥的集中管控中取得明顯成效。朱朝暉等[7]探討了財務共享模式下，業務憑證電子化對異地事后賬表核對工作效率的優勢。程平等[8]以A集團財務共享中心應收管理為對象，在指出收賬核對時效長等問題的基礎上，引入機器人流程自動化（RPA）技術，對收款自動對賬等方面進行了流程優化與改進。

從以上文獻可以看出，我國學術界與實務界大多數局限于對財務共享服務中心的業務環節流程進行優化探索，利用RPA對財務報表、會計賬簿以及業務數據之間核對流程進行優化的研究甚少。賬表核對關系著會計信息質量。由于RPA能夠基于標準化的規則，在不改變現有流程基礎上，自動完成跨系統的工作。鑒于此，本文通過對Z建筑施工企業的財務共享服務中心賬表核對的現狀及問題進行分析，基于RPA技術，提出了財務共享服務中心賬表核對的優化與建議。

二、Z建筑施工企業財務共享服務中心賬表核對現狀及問題分析

（一）賬表核對流程現狀

Z建筑施工企業是擁有公路工程施工總承包特級、港口與航道工程施工總承包特級、市政公用工程施工總承包一級和城市軌道交通工程專業承包等資質的國家級重點單位。隨著經濟業務在全國以及全球范圍的擴張，在2006—2017年新簽合同從126億元上升到700億元，業務規模不斷擴大，但也面臨著運行成本增加、人力資源成本緊缺、會計信息質量難保證、管控難度加大等難題。為了解決一系列發展難題，經過多年的研究，Z建筑施工企業打造了“垂直、統一、高效”的財務會計體系，并于2008年開始啟動財務共享服務中心建設研究工作，確定了區域型財務共享服務中心模式，先后建立了6個財務共享服務中心，國內5個和海外1個。Z建筑施工企業財務共享服務中心賬表核對流程圖如圖1所示。

Z建筑施工企業擁有6個區域型財務共享服務中心，每個中心分管不同區域的財務工作，每個財務共享服務中心均設有財務部門，每個項目分子公司也均建立了單獨的業務系統。此外，各區域還分別設有內部單位，即公司機關部門，該部門負責對業務數據進行收集與處理。在進行賬表核對時，首先由各區域的財務共享服務中心的財務部門通過財務共享平臺下載數據，填報報表，然后將報表上傳至財務共享平臺，同時通知各個項目分子公司財務部門；各個項目分子公司從財務共享平臺下載報表，然后與會計賬簿數據項進行核對，發現存在異常項后通知Z建筑施工企業的內部單位對會計賬簿與業務數據表進行核對。內部單位在各自的賬套上下載業務數據表，與項目分子公司的會計賬簿進行核對。如若發現賬表不符，將根據具體情況與公司內部業務部門、外部業務單位以及銀行等金融機構進行核實。核實完畢后，內部單位將結果以報告形式反饋給各個項目分子公司的財務主管，再由財務主管反饋給財務共享服務中心的會計主管，由財務共享服務中心對報表數據進行更新，上傳至財務共享平臺。

（二）賬表核對流程存在的問題

Z建筑施工企業財務共享中心盡管利用財務共享提高了財務的數據采集、處理的效率，但是由于共享中心無法直接獲取業務數據，導致賬表核對流程中仍存在賬表核對流程繁雜、時效性不強，大量人工操作、成本較高，工作量大、異常處理無力，過程缺乏監督、真實性較低等問題。

1.流程繁雜，時效性不強

Z建筑施工企業在進行賬表核對時，往往需要由財務共享中心財務部首先進行填報報表數據，然后上傳至共享平臺。各分子公司項目部財務主管從財務共享平臺下載報表后需要通過郵件或者電話等方式通知內部單位對賬表進行核對。核對完成后，內部單位將核對結果反饋給各分子公司項目部財務主管，再由財務主管反饋給共享中心財務部會計主管。由于Z建筑施工企業采用的是部門制的管理模式，這很大程度上對賬表核對造成了障礙。各部門間業務復雜，系統間交流存在問題，使得各部門的業務信息自成體系，相對獨立。因此，在賬表核對時往往出現信息延遲，協調性差的問題。同時，在具體實施操作過程中，由于各分子公司存在較大的地域性差異，使得共享中心與各分子公司、各分子公司與內部單位之間的交流與溝通存在著極大的障礙。加之Z建筑施工企業的施工類企業性質，其項目范圍涵蓋國內外大部分地區，導致其核對效率低下，賬表核對面臨著極大的挑戰。

2.大量人工操作，成本較高

Z建筑施工企業的賬表核對涉及到三類部門，即共享中心財務部、各分子公司財務部以及內部單位。從報表的填寫郵件或電話的催收、賬表的各項核對、數據項的異常對比到最后形成反饋報告這一系列流程均由人工進行操作。由于Z建筑施工企業業務過于龐大，各分子公司數量逐年增加，需要核對的賬表數量也逐年劇增，因此，每個項目分子公司都需要下設財務部門及內部單位，這極大地增加了Z建筑施工企業的人力資源成本。

3.工作量大，異常處理無力

Z建筑施工企業需要在每月、每季度以及每年編制相對應的財務報告，賬表核對是編制財務報告的重要環節之一，這意味著Z建筑施工企業共享中心財務部、各分子公司財務部以及內部單位也需要在每月、每季度以及每個年度進行賬表的核對。由于時間間隔較短，所以賬表核對的工作量巨大。賬表核對人員需要頻繁地在報表、會計賬簿以及業務數據之間切換，這不僅嚴重浪費時間，還極易出錯。此外，由于時間不一致或者業務、財務人員的失誤造成賬表不一致的情況也時有發生。例如，由于業務雙方入賬時間不一致，極易造成未達賬項，導致一方已取得結算憑證且已登記入賬，而另一方未取得結算憑證尚未入賬的款項，從而導致賬表不一致；或者會計人員由于疏忽，未給某供應商的賬款登記入賬導致賬表不一致等。賬表不一致直接導致的后果就是內部單位需要根據賬表核對的異常結果與內部業務部門、外部企業或者銀行等機構進行溝通、核實，異常處理的工作量就會加大。加上各部門、各單位之間存在壁壘與交流障礙，不僅極度耗費時間，也非常耗費人力資源，從而極大地降低異常處理的效率，最后導致賬表核對進程緩慢，效率低下。

4.過程缺乏監督，真實性較低

Z建筑施工企業由于業務廣泛，工作量巨大，在賬表核對流程中人工操作環節涉入較多，從而造成人工干預嚴重，而人工干預嚴重的直接后果就是導致賬表核對的結果真實性降低，從而影響會計信息質量。由于工作量較大，業務或財務人員沒有充裕的時間進行詳細嚴謹的賬表核對，而是避重就輕地選擇性核對。此外，Z建筑施工企業為施工類企業，工作量大、人手匱乏等因素會增加賬表核對中舞弊行為發生的可能性。例如，有些關聯交易涉及到部分人員的相關利益，由于人手的匱乏與隱藏性，有時候某些異常項目會被忽視或者故意隱藏。

三、基于RPA的財務共享服務中心賬表核對流程優化

（一）RPA在賬表核對流程中的價值體現

Z建筑施工企業構建財務共享服務中心旨在優化流程、提高工作效率從而實現更大的價值。該企業目前雖建立了6個區域型財務共享中心，但在賬表核對流程中，每個財務共享中心無法獲取對應項目分子公司的業務數據，而是通過各個項目分子公司首先將財務報表與會計賬簿進行核對，然后在企業內部單位獲取業務數據后，再由內部單位將會計賬簿與業務數據表進行核對，相當于進行了兩次賬表核對。這極大地違背了財務共享服務中心構建的真正意義。因此，需要通過以下三個方面來真正地提升財務共享服務中心的效益：首先是降低賬表核對的人力資源成本；其次是提升信息質量，尤其是在賬表核對的異常處理環節，減少人工處理錯誤的幾率以提升輸出質量；最后是優化賬表核對的流程，在堅持崗位分離原則的基礎上，通過部門調整從而實現流程簡化，提高核對效率。所以，Z建筑施工企業的財務共享服務中心的賬表核對流程應當從繁雜的核對環節、大量人工操作、核對流程缺乏監督等現狀，逐步向解放人力資源、精簡核對流程以及提高工作效率的方向進行優化，而機器人流程自動化（RPA）技術的提出，恰好為Z建筑施工企業賬表核對出現的問題提供了較為契合的解決方案。

RPA位于企業現有應用軟件最頂層，可用于自動化執行重復性高、工作量大的規則性工作。它具備非侵入性，不會大幅影響企業原有的IT基礎架構，能在不影響各系統正常運作的情況下，完成跨系統工作，并且能夠24小時不間斷地進行規則性任務。它具有較強的管控和審核能力，能夠詳實、實時地進行流程追蹤，這一點能夠很好地彌補賬表核對過程中各部門間催收不及時造成的效率低下問題。賬表核對流程中有大量的重復性、規則性環節，RPA技術的植入可以較好地提升整個賬表核對流程的效率。

（二）賬表核對流程優化設計

針對Z建筑施工企業財務共享模式下，賬表核對存在的問題及優化目標，結合RPA技術對企業財務共享服務中心可能帶來的服務價值提升，本文在Z建筑施工企業財務共享服務中心原有流程的基礎上，設計了基于RPA的賬表核對流程解決方案，如圖2所示。通過對賬表核對整套流程體系進行優化及改進，將使得RPA技術嵌入到Z建筑施工企業賬表核對流程中，形成業務與財務一體化全程自動化管控。根據圖2，基于RPA的財務共享服務中心賬表核對流程將分別從賬表數據提取自動化、賬表數據核對自動化以及反饋報告數據填報自動化三個環節進行詳細闡述。

1.賬表數據提取自動化

賬表數據的提取是整個賬表核對的基礎。Z建筑施工企業在進行賬表核對時，首先需要將財務報表與會計賬簿數據項進行核對，然后再將會計賬簿與業務數據表進行核對。但是，由于Z建筑施工企業采取部門制管理制度，各部門間存在壁壘，數據往往無法共享，財務共享服務中心無法直接獲取業務數據，必須通過內部單位進行數據核對。隨著Z建筑施工企業的業務量逐年增加，業務數據及財務數據量也逐年增加，僅憑人工操作來完成業務及財務數據的提取已經不切實際，不僅效率低下而且準確性較低。針對這些問題，RPA技術可以較好地協助賬表數據的提取。

首先，RPA根據預先設定的登錄規則自動登錄財務共享服務中心，然后根據財務部門的需求，下載需要核對年度或月份的財務報表。與此同時，RPA還會自動登錄項目分子公司的財務系統以及內部單位的業務系統，下載所需要的會計賬簿文檔及業務數據表。利用自然語言處理技術對財務報表、會計賬簿及業務數據文檔中的數據信息進行批量讀取及快速自動化分類。然后以報表數據項為基準，利用機器學習算法，如文本識別、關聯規則等算法進行數據項的匹配，將會計賬簿、業務數據表中與財務報表對應的數據項提取出來。如果遇到存在于財務報表文檔，但不存在于會計賬簿或業務數據文檔的數據項，RPA則自動根據預先設定的規則進行填寫，例如自動標注為異常項等。數據項提取完畢后立即觸發編碼指令，在財務報表、會計賬簿與業務數據表中存在交集的數據項建立唯一的編號識別碼。與當下的賬表數據手工提取相比，RPA主要精簡了人工操作流程，縮短了賬表核對時間，提高了賬表核對效率。

2.賬表數據核對自動化

賬表數據核對作為整個賬表核對的核心，也是關鍵。賬表數據核對具體核對內容為：核對財務報表中某些數字是否與有關總分類賬的期末余額相符；核對財務報表中某些數字是否與有關明細分類賬的期末余額相符；核對財務報表中某些數字是否與有關明細分類賬的發生額相符等。由于財務報表、會計賬簿和業務數據的數據量巨大，各部門存在壁壘，加上人力資源不足等因素，往往導致賬表數據核對效率低下、準確率低下、真實性不充分等結果。進行賬表核對時，核對人員必須熟悉業務賬目與財務報表中的項目內容或者發生直接或者間接的勾稽關系。例如：“現金”“銀行存款”“其他貨幣資金”賬戶余額與資產負債表中的貨幣資金項目有直接的對應關系。同時，在填寫報表時，將某個或某些數字填錯，造成賬表不符。這種情況如果出現在資產負債表編制過程中，則造成了資產與負債權益總額不等；這種情況如果出現在利潤表的編制過程中，則會導致利潤額的虛增虛減，但不會像在資產負債表中那樣出現不平衡，所以在查證中一般不易發現疑點。因此，有些公司為了欺騙上級或主管部門，多報或少報利潤額，往往在編制利潤表時，多寫或少寫某個或某些數字。針對這些問題，RPA可以很好地進行優化。首先，RPA可以免去大部分人工操作環節，根據規則進行賬表數據的核對，很大程度上可以避免人工操作造成的失誤及舞弊作假行為。財務共享模式下的賬表核對環節的RPA應用流程描述如表1所示，不難發現，在對應各流程步驟中，RPA均有著明顯的增益效果。首先在財務報表數據和會計賬簿數據核對、會計賬簿數據和業務表的數據核對環節中，RPA可以有效地借助關聯規則等機器學習算法對不同格式的數據項進行匹配，并對各個項目數據的一致性判斷并反饋結果；其次，RPA在異常數據項與業務部門、往來單位及銀行等金融機構核對環節中，自動采取郵件等方式與內外部單位的數據項再次進行核對，而后輸出更新后的數據項。同時，賬表核對環節中RPA能夠根據精準地模擬對應的人工操作步驟，從而大幅減少了人工干預和處理量，并降低了由人工數據比對錯誤、失誤以及舞弊作假可能產生的相關風險與成本。除此之外，基于RPA的財務共享服務中心賬表核對環節過程中的有關流程數據均會被機器人實時自動記錄、監控，財務共享服務中心可以方便查詢賬表核對狀態、賬表核對歷史信息，避免了煩瑣的部門催收步驟，解放了人力資源成本，提高了工作效率。

3.反饋報告數據填報自動化

反饋報告的填寫作為賬表核對的最終環節，由于數據項的數量大，需要頻繁進行更新，傳統的手工反饋報告數據填報已經不再適用。手工反饋報告數據填報除了效率低下，還存在著極易造成數據的錯誤、造假等情況的發生。由于數據的填報具有規則性、操作重復率高等特征，基于此，RPA的應用將能較好地完成反饋報告中數據的填報任務。在數據提取時，RPA根據預先設定的規則對報表數據及賬務數據的數據項編制了唯一編號識別碼。在財務共享服務中心賬表核對完成后，生成了最新的數據項，RPA根據數據項的唯一編號識別碼，依次將更新后的數據填入對應的數據項，從而完成反饋報告數據的填報。

四、結語

賬表核對作為會計信息質量保障的關鍵，隨著大數據時代的到來，其流程自動化是大勢所趨。本文通過對建筑企業賬表核對流程的現狀及存在問題的分析，設計了基于RPA的財務共享服務中心賬表核對流程優化方案，然后重點從RPA在賬表數據提取自動化、賬表數據核對自動化以及反饋報告數據填報自動化三大環節中的應用進行了詳細闡述，以期為企業財務共享服務中心的賬表自動化核對提供借鑒與參考，進一步提高會計信息質量，推動企業向流程管理的精細化、靈活化、信息化方向轉型。

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