信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

趙磊

【摘要】：信息技術的發(fā)展使得社會逐漸轉變成一個信息化的時代，而人們的需求也逐漸發(fā)生了相應的變化。檔案管理的信息化提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，發(fā)揮了檔案資料對社會的作用。彌補了傳統(tǒng)模式下的檔案管理中存在的弊端。但是同時也迎來了不小的挑戰(zhàn)，伴隨而來的問題也急需我們?nèi)ソ鉀Q，只有在信息化時代下發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并進行分析解決，才能提高檔案管理的水平，發(fā)揮有效的價值作用。

【關鍵詞】：信息時代；檔案管理；問題；對策

【引言】：在信息時代下，檔案管理工作也發(fā)生了極大的改變，以往單純的檔案保管已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展需求，在當前的檔案管理活動中，必須實現(xiàn)信息采集、信息化管理、信息化服務，也就說要加強檔案信息化建設，這樣才能充分發(fā)揮檔案資料的重要作用。

1、信息時代檔案管理中的問題

1.1管理軟件缺乏系統(tǒng)性

從某種程度上講，我國檔案管理期間所使用到的相關管理軟件實質(zhì)上是不具有統(tǒng)一性的，而且每個部門的管理軟件或者是系統(tǒng)都存在較大差異性，這種情況下將會給檔案管理軟件研發(fā)帶來非常嚴重的影響，增加研發(fā)難度。初次之外，檔案管理的相關系統(tǒng)也存在較大的不一致性，難以在電子政務或者是辦公自動化等系統(tǒng)中做到統(tǒng)一研發(fā)，這種因管理軟件不統(tǒng)一帶來的問題，將會導致現(xiàn)有檔案管理期間部分信息難以得到及時化共享，最終給檔案信息化發(fā)展帶來一定的消極影響。

1.2信息化建設缺乏安全性

在信息化的檔案管理工作中，檔案的資料保存在信息平臺中。但是現(xiàn)階段的檔案管理信息平臺建設并不健全，而存在于網(wǎng)絡環(huán)境中的檔案資料極容易受到黑客或者是病毒的入侵，隨意更改或者是損壞檔案資料。嚴重的甚至造成整個檔案信息庫的癱瘓，使得檔案資料發(fā)生泄露，造成很多無法彌補的后果。在信息時代下的檔案管理由于其特殊的存儲形式極容易受到網(wǎng)絡風險的破壞，對檔案資料的安全具有極大的威脅。

1.3信息化水平不高

當前很多檔案在管理過程中信息化程度不高，很容易出現(xiàn)各種錯誤，并且影響檔案管理效率，比如紙質(zhì)檔案在自然情況下的破損，歷史久遠的檔案材料內(nèi)容模糊不清，檔案利用不方便等，對于檔案事業(yè)的發(fā)展有很大影響。

1.4檔案管理保密性相對較差

現(xiàn)有檔案管理大部分都是運用信息化管理手段開展日常管理工作的，這樣會大大降低檔案管理工作人員的實際工作量，效果顯著。然而，在實際工作過程中，網(wǎng)絡黑客攻擊現(xiàn)象卻層出不窮，有的時候甚至會遭受到病毒植入，進而造成檔案資料丟失，甚至還會造成檔案管理系統(tǒng)癱瘓，所帶來的損失是不可估量的。所以說，信息化時代的檔案管理是非常容易遭受網(wǎng)絡環(huán)境影響的，從而使檔案管理所具有的保密性減弱。

2、信息時代檔案管理的對策分析

2.1對管理技術和管理制度進行改革

在信息化管理過程中，應該要對傳統(tǒng)的檔案管理制度進行改革，按照網(wǎng)絡化信息采集的要求設計管理信息系統(tǒng)，對檔案進行管理時要實現(xiàn)標準統(tǒng)一，逐漸將傳統(tǒng)的完全依靠人工管理的方式轉變?yōu)閿?shù)字化為主人工為輔的模式，加強對信息化管理系統(tǒng)的應用，使得對內(nèi)高效，對外便民，提高檔案的利用率。在實際工作中，為了減少人事檔案的出庫率和損壞率，紙質(zhì)材料通過軟件掃描后可以進行數(shù)字化存儲，獲得管理者授權的人員或單位在局域網(wǎng)內(nèi)可實現(xiàn)網(wǎng)上瀏覽和遠程查借，便于人事檔案的管理和利用。在信息化管理過程中，還應該要對信息化檔案管理技術進行完善，比如通過數(shù)字化手段建立統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫，對各類檔案材料以及其他類型的檔案進行集中化管理。另外，還應該要對檔案形式進行創(chuàng)新，結合多媒體技術，使得基建檔案、聲像檔案的內(nèi)容和形式更豐富，也能促進檔案信息的有效傳遞。

2.2完善信息化檔案管理的安全體系建設

應當在檔案的信息化建設下完善安全體系的建設。通過檔案信息的存儲以及應用兩個方面進行安全體系建設的完善。基于信息時代下的檔案管理在網(wǎng)絡環(huán)境中面臨的網(wǎng)絡風險，我們應當正確認識并重視檔案管理信息化中存在的安全問題，更好地通過完善的安全體系建設保障檔案資料的信息安全。

2.3增強檔案管理的保密性

從某種程度上講，現(xiàn)代化信息技術發(fā)展，就信息來說具有兩面性，盡管可以在客觀上加快信息競爭，然而卻非常容易引發(fā)檔案資料的安全隱患。所以，檔案管理人員要實現(xiàn)檔案管理的保密性以及安全性，則必須要在管理觀念上進行更新，增強網(wǎng)絡安全意識，并采用合理化的措施避免不法分子侵入，禁止不法分子竊取檔案信息。此外，檔案管理部門還應該借助用戶身份驗證等方式，強化信息管理，全方位監(jiān)控網(wǎng)絡系統(tǒng)，增強檔案信息保密性。

2.4提高企業(yè)檔案服務意識

檔案資料是企業(yè)信息資源的基礎，也是企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)

營活動中形成的理念、行為、思想、精神的綜合體現(xiàn)。為了進

一步提高企業(yè)檔案管理工作效率，就必須樹立全新的檔案服務意識，在日常工作中，企業(yè)要加大宣傳力度，引導企業(yè)全體員工都意識到檔案管理的重要性，提高其檔案服務意識，這樣才能充分利用信息技術的優(yōu)勢，打破以往檔案管理的局限，真正的發(fā)揮檔案資源的價值。檔案管理人員應該樹立全新的檔案理念，熟讀保密職責，嚴守企業(yè)秘密，在信息化持續(xù)推進的今天，企業(yè)的檔案資料以各種電子文檔的形式出現(xiàn)，這就需要檔案管理人員注重檔案利用與保密之間的關聯(lián)。對此，企業(yè)可以針對不同級別的用戶進行訪問限制，并建立相應的檔案監(jiān)督機制，保證企業(yè)檔案資料的安全、完整。在企業(yè)檔案服務中，還應該具有針對性，也就是針對不同的使用者提供不同的服務方式，因此，企業(yè)應該建立多元的檔案服務系統(tǒng)。由于企業(yè)檔案種類較多，載體比較復雜，各種檔案的價值也有所差異，所以在檔案管理中，應盡可能的滲透在各業(yè)務流程環(huán)節(jié)，提高檔案利用率，同時也提升檔案服務水平。

結束語

綜上所述，在信息化時代，檔案管理也要逐漸從傳統(tǒng)的單純?nèi)斯す芾磙D變?yōu)橐揽啃畔⒒芾怼鹘y(tǒng)的檔案大多是紙質(zhì)檔案，在未來的檔案管理發(fā)展中要加強檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案的利用工作，建立電子檔案庫，對一些特殊的檔案資料進行保存。針對當前檔案信息化管理現(xiàn)狀，檔案管理者必須要加強檔案數(shù)字化意識，同時不放松對檔案信息安全性監(jiān)控，促進檔案管理的轉型發(fā)展。

【參考文獻】：

[1]李愛英.信息時代下檔案管理工作面臨的問題及對策[J].城建檔案，2017，06：67-68.

[2]徐輝.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].黑龍江科技信息，2012，08（23）：124.endprint