關于提高工程檔案資料質量的幾點看法

趙志軍

【摘要】：隨著我國工程建設技術的提升與發展，工程檔案管理工作內容逐漸增加了新的內容，同時管理工作中存在的問題也逐漸顯現。結合實際工作經驗就現階段檔案管理工作存在的一些問題進行了簡要的分析探討，并提出相關對策以供參考。

【關鍵詞】：工程檔案資料；質量管理；措施

【引言】：隨著我國的經濟的發展，建筑行業的發展也是如日中天，作為輔助建筑工程順利竣工的工程檔案管理工作，不僅是建筑企業的經營管理能力的體現，更是建筑工程項目從頭至尾的一切建筑歷史記錄，其的有效管理對于建筑工程有條不紊的竣工起著及其重要的意義，因此，本文將結合當下建筑工程檔案資料管理中的現狀和眾多學者的觀點，對建筑工程檔案資料管理中的問題及措施進行詳細的研究分析，以供參考。

1、工程檔案管理概述

工程檔案管理是整個工程建設過程最基礎的工作，主要是通過對工程建設的每一細節進行記錄，并且收集確認工程建設過程中的重要資料。一般來說，在工程建設前要通過決策、設計、審批、確立等環節，隨后是工程的施工、竣工、驗收等部分，然而這些都需要進行準確、真實、詳細的記錄，為工程的預算等具體實施提供參考材料，例如在工程建設的設計中，記錄其設計過程、設計結果會影響項目的預算。同樣，對工程建設中的所使用的材料也需要詳細的記錄。為以后的施工積累經驗，而且還能對出現的問題進行及時的調整或變更。

2、工程檔案管理工作中的問題

2.1嚴重缺乏工程檔案管理意識

工程項目建設是一項極為復雜的工作，在工程檔案管理工作上需要工程技術人員及時地提供工程文獻資料，但是工程技術人員由于自身的意思淡薄、工作繁忙，無法及時地實現工程文獻資料的報備，使得工程檔案管理流于形式，只是簡單的對工程施工進度、施工數據進行登記管理，只是做了普通的日常檔案管理工作。這也是由于建筑企業檔案管理人員的檔案管理意識十分薄弱，無法積極地看清檔案管理的重要性及重大的社會經濟價值。

2.2管理模式殘缺，檔案資料管理效率低下

縱觀當下的行業發展，一些建筑企業是建立的專業部門進行檔案資料管理，此舉毫無疑問是有利于檔案資料的管理，但是仍不能避免某些企業偷工減料，僅是簡單的把檔案資料管理依附于某些相近部門或文書檔案員等代為管理，這樣和曲折迂回的交錯管理，往往出現了多頭領導或者無領導等不良狀況，導致相關信息的反饋遲緩，大大的降低了檔案資料管理效率。

2.3工程檔案管理人員缺乏技術經驗

工程檔案管理要保證工程建設文獻資料的真實性、完整性和準確性，前文已經講過工程檔案管理容易出現缺乏真實性的情況，是因為工程檔案管理人員缺乏技術經驗，無法對工程資料進行驗證與辨別。這是目前工程檔案管理存在的重要原因之一。

3、工程檔案管理工作的積極對策

3.1積極開展檔案知識培訓

對企業檔案管理人員進行培訓，使其成為掌握現代科技知識和現代管理知識的復合型檔案管理人才。這批檔案管理人員將所學到的知識結合企業的實際情況制定出適合企業的檔案管理方法對企業全員進行培訓，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標準化、常態化，才是提高企業檔案管理水平的重要手段。

3.2規范檔案資料的管理職責

對于目前工程檔案資料員來說明確自己的職責也是充分做好工作的前提，只有了解自己的工作才能做到有的放矢，明確工作目標。建筑工程檔案資料管理人員的職責主要是收集與工程相關的檔案資料和圖表；整理工程預建設的各類表格、圖紙等文件；檢查工程管理人員對施工單位開工前及施工過程中進度計劃的制訂及調整的審批情況；檢查工程管理人員在施工管理工程中的各管理檔案資料的記錄、整理情況，并對現場管理人員的檔案資料收集、管理情況進行監督；有序登記工程建設的檔案資料以便利用時隨時入??；檢查工程部人員完成工作計劃情況以及工程部人員的《施工管理日記》；檢查施工單位的資料完成情況；做好技術資料的收文登記，并根據具體情況送監理、施工單位及其他相關單位或部門；及時與公司交流溝通，協助工程管理人員做好與設計公司的聯系，工程圖紙、設計變更聯系單要做好收支登記并及時交分管人員會簽；做好圖集、規范、標準文件保管工作，并做好借閱登記；經批準借閱外單位的文件，須按規定辦理借閱手續；為保證文件資料不外泄，資料員有責任控制人員進出資料室；認真做好工作筆記，完成公司安排的其它工作；資料員發送的圖紙資料必須留一份連同發放清單一起存檔等等。建筑資料員明確自己職責同時在工程建設中很好的落實自己的職責。資料員做好自己的工作是工程質量得到保障的前提。

3.3強化工程檔案管理人員的素質，加強檔案材料的編寫工作

所謂科技檔案信息化，就是根據企業的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現代信息技術，對企業科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。企業科技檔案信息化一般而言，可以從實現檔案信息的數字化和網絡化，實現檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現檔案信息的高度共享。工程檔案管理工作人員要努力學習，開拓視野，熟悉工程檔案管理工作的發展現狀，提高自身的素質，運用新知識，新經驗改進和加強工程檔案管理工作，更好的促進工程檔案管理發展。企業要定期參加檔案管理理論的學習，定期舉辦工程檔案管理工作業務培訓等，讓他們深入到一線工作中去，詳細的了解工程施工的進度，培養一大批既有技術又有理論的工程檔案管理人才。

3.4加強現場指導

企業檔案的領導部門要加強對現場的檢查指導工作。企業檔案領導部門是制定檔案管理辦法、制度的部門，是一個企業檔案管理工作的核心機構。通過不定期的到建筑施工現場對檔案管理人員進行檢查指導，及時發現問題，解決問題，有助于提高現場的檔案管理水平。同時根據現場的實際情況及時修訂完善企業的檔案管理辦法、制度，有助于提高企業檔案管理的整體水平，一舉兩得。

結束語

總之，工程檔案資料管理的質量控制是一個系統工程，牽涉單位及部門多、人員雜、時間長，千頭萬緒，困難諸多。但工程檔案資料高質量歸檔是工程項目建設的最終目標之一，只有真正重視工程建設項目檔案資料的集中管理、有序管理、質量管理和安全管理，做好全過程跟蹤控制，才能有效地控制工程檔案資料的歸檔質量。

【參考文獻】：

[1]梁衛.石化企業工程檔案管理現狀及思考[J].南方論刊，2013，（05）：91-92+81.

[2]曹珍珍，張玉.加強工程檔案管理對促進建設工程質量的價值探討[J].智能城市，2016（05）：145.endprint