檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

劉雨微

【摘要】：在當前信息化時代，加強對檔案管理工作的探討是高校創新性改革過程中的重中之重。相對而言，檔案管理體系涉及的內容較為全面、包含的資料較多、數據信息量較大，涵蓋高校各個方面的信息。因此，做好檔案基礎工作，是確保各校各項工作順利展開的前提條件。這就需要高校檔案管理工作者針對檔案管理問題，制定具有針對性的解決措施，從而促使檔案管理信息化。

【關鍵詞】：檔案信息化建設；檔案管理；措施

1、信息化建設與企業檔案管理的重要性

檔案的信息化在企業中建立是需要利用各種不同的學科知識、各種不同專業的配合、各種不同部門的協同工作以及多個配套環節的輔助而成的復雜工程。并不是單獨的企業工程項目，它在企業檔案管理的過程中不斷更新。但是老舊的檔案管理方法讓檔案信息依附的載體始終為紙質的載體，大大消減了檔案信息資料在企業中的流通能力和傳遞能力，降低了檔案資料所應該發揮的作用。檔案資料的豐富程度、差異程度以及全面程度都是現代社會的需求，都需要檔案管理工作在企業中能夠進一步提升。現如今信息化與現代化檔案管理在企業中，已經逐步成為檔案管理的發展趨勢。不僅是現代社會檔案管理發展的必然要求，也為提高企業中檔案管理的水平。

2、檔案信息化建設存在的問題

2.1信息化的檔案管理意識欠缺

信息化的檔案管理指的是通過數字形式來處理檔案信息，同時在網絡協助下對其進行集中化管理。受傳統管理模式與思維慣性影響，相當一部分檔案部門，在信息資源建設與檔案服務上，還是沿襲著傳統的條塊分割、重藏輕用的模式。僅僅關注本部門的檔案信息管理，忽視全社會的信息資源整合。只強調檔案信息網絡設施的投入，卻拿不出特有信息資源參與共享。如果信息化檔案建設的目的，只在于將傳統檔案保管形式轉變為數字化保管形式，而不改變信息利用方式，那么信息化的檔案建設就沒有實質意義了。

2.2檔案管理的信息化存在著很多的隱患

互聯網是一個虛擬的社會，在安全上存在著很多的漏洞。比如相關的木馬病毒等等。如果這種病毒感染了相關的檔案，就會使得檔案管理系統損壞，有些檔案有可能被不法分子盜取用于非法牟利，或者進行惡意的篡改相關的數據。隨著時代的發展，要加強檔案管理的信息防護，防止系統被病毒入侵。

2.3檔案管理工作的標準欠缺或不規范

檔案管理工作的相關標準與規范是檔案信息化建設的重要保障，為檔案管理信息化建設提供宏觀指導，是必不可少的先決條件。但是不可否認的是，目前相關標準還不健全，甚至某些具體工作還沒有建立相關的標準。因此，檔案部門要加快檔案信息化標準規范的建立和完善，盡快建立健全檔案管理信息化工作制度和標準。

3、企業檔案的信息化建設策略

3.1完善企業信息檔案制度

在企業中檔案管理信息化，其主要的內容是運用現代的計算機網絡技術對企業檔案信息進行管理，再建立檔案信息平臺并運行，取消了老舊企業檔案中的局限性，使之成為一個可以控制資料收集并對資料加以利用，且又擁有便捷操作的企業網絡查詢系統。在企業的內部網絡中，采用數字簽名與身份信息認證的方式進行加密保護，這樣也便利了單位內部的每一臺電腦可以根據自己需求，自動查詢或者錄入檔案資料信息，再利用局域網進入范圍更廣闊的互聯網空間，有效提高信息收集的范圍。科學的檔案信息化管理規劃，能夠有效提升企業檔案管理的發展。由于不同類型的檔案都具有不同信息與特點，所以應該先對檔案資料進行科學性的論證與資料來源的調查，制定出一套符合檔案自己自身情況和符合企業自身情況的信息化建設短期規劃和長期規劃。

3.2提升信息化管理意識

檔案工作者應樹立科學的檔案服務理念，打破各自為政的局面，加強檔案信息資源建設過程中的聯系與合作。把建設高質量、特色化、多元化作為工作目標去追求，將分散的檔案信息資源整合到一起，成為造福社會的寶藏。目前，檔案信息資源共享建設尚處于探索階段，需要科學規劃、分步實施、循序漸進的過程，絕不可能一蹴而就。

3.3提高檔案管理人員技術水平

檔案管理人員所掌握的檔案管理業務知識和技能也應當隨著檔案管理方式的轉變而轉變，以適應當前檔案信息化管理的基本需求。檔案管理人員必須具備一定的計算機知識和技能，以及信息素養，能夠熟練掌握電子文件信息化的工作方法，能夠駕馭電子檔案管理工作。此外，現代社會信息資源豐富，要求檔案管理人員具有較強的信息獲取與鑒定、評估能力，能夠科學、規范地提煉、加工檔案信息。檔案管理人員是檔案的第一接觸人與直接管理者，因此檔案管理人員的專業素質決定了檔案工作服務社會和人民群眾的基本職能的發揮程度。

3.4加強檔案信息化安全管理

檔案信息化安全管理包括檔案管理系統軟硬件自身的安全，如記錄檔案光盤的安全性、軟件系統的可靠性等；還包括檔案信息傳播的安全，即信息不為不被許可的人知曉、獲得。前一種問題主要需要通過技術手段來解決，在選擇、設計檔案管理系統時應充分考慮到系統的安全性，把它作為一個重要的指標；后一種安全問題不僅要依靠技術手段，還要依靠完備的規章制度，防止不被許可的人接觸到相關檔案信息，避免檔案管理人員因失誤而導致機密檔案信息的泄漏。檔案信息化服務的目的決定了檔案管理部門要盡可能多地、盡快地開發檔案信息資源以及實現共享，然而共享和安全是一對難以調和的矛盾。因此，檔案管理部門首先應以相關法律法規為依據，結合本單位檔案管理工作的實際，制定嚴格的規章制度，形成檔案信息網絡管理的安全保障體系，保證制度到位、責任到人。其次，加強防病毒的安全措施，建立反病毒掃描、殺毒的監管系統；同時，要定期備份文檔，實行多處、異地存放保管。最后，應建立計算機網絡安全預警中心，進行安全監控、預警，監視網絡數據庫的安全。

結束語

綜上所述，檔案管理信息化是為了向社會提供更高效、更優質的檔案服務，同時能夠對重要的檔案資料和信息資源做好收集歸檔和保護留存工作。在當前信息社會條件下，檔案管理工作將秉承傳統檔案工作的經驗，運用現代化和信息化手段，對檔案資源進行信息化管理，構建更加完善的社會信息網絡平臺。

【參考文獻】：

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