新形勢下人事檔案管理的問題及應對方針

姜東興

【摘要】：人事檔案管理是人力資源管理工作的重要輔助工作，檔案中的資料是企業寶貴的信息資源，在企業的人力資源管理活動中發揮著重要的作用。但是，在現實中人事檔案管理在人力資源管理中的應用卻不盡如人意。本文從不同類型企業入手，以新的視角看待人事檔案管理，重點研究人事檔案管理在人力資源管理中出現的各種問題，并提出相應的解決策略，期望引起管理者對人事檔案的重視，從而對人事檔案管理的發展起到一些促進作用。

【關鍵詞】：人事檔案管理；存在問題；措施

【引言】：社會在不斷的發展，時代在不停的進步，隨著各方面的提升，人事檔案的相關管理工作的要求和標準無疑也要得到一定的提升；只有順應時代的發展，跟隨社會進步的步伐，對人事檔案管理相關工作進行更高一步的升級，這樣人事檔案才能促進整個人力資源的管理水平，從而在企業的飛速發展中發揮其極致的作用。

1、人事檔案管理中存在的問題

1.1人事檔案管理的利用率太低

綜合企業人事檔案管理的現象來看，企業人事檔案的利用率低之又低。第一，從大多數的人事檔案資料管理人員的觀念上，就表現出了收藏多于使用的現象。往往人事檔案資料管理人員在收集整理完資料以后，人事檔案被拿出來使用的可能就非常少了，沒有在人力資源各項管理工作中作為參考與借鑒，這就使得人事檔案的作用沒有得到一定的發揮。第二，部分企業對于人事檔案資料管理的重視程度也是非常不夠的。在設立人事部門的時候，安排的人事檔案管理人員，往往還兼職其他工作，這就使得對于人事檔案的收集、分類、統計等工作的重視度不夠，導致人事檔案的作用得不到應有的發揮。

1.2管理水平低下，管理手段落后

我國企事業單位檔案管理人員多是兼職，導致檔案管理人員流動性大。檔案交接制度不完善，難以保證人事檔案的完整性。就檔案管理人員素質來說，專業知識水平低，企事業單位沒有進行針對性的業務培訓，管理人員工作熱情不高、精力投入少，檔案管理工作僅停留于檔案收集、整理、歸檔等工作上。此外，人事檔案管理手段相對落后，檔案借閱過程中反復調用原始材料，對檔案造成了不可避免的損毀。檔案室室內溫度、濕度、采光等不符合標準，導致紙張發黃、字跡變暗，嚴重影響檔案的安全性和有效性。

1.3人事檔案管理人員缺乏專業的管理知識

企事業單位人事檔案管理人員絕大多數是非檔案管理專業人員，人事檔案管理隊伍中具備干部人事檔案專業知識又掌握信息化專業知識的人員更少。新形勢下的人事檔案管理對管理人員的綜合能力提出了新的要求，過去把已有的人事檔案信息資料簡單收集、裝訂整理的手工化模式與人事檔案信息管理信息化、網絡化的發展不相適應，人事檔案管理人員迫切需要“充電”，以不斷提高他們的業務技能、職業道德素養和信息化知識水平。

2、加強人事檔案管理對策

2.1強化人事檔案標準化管理，全面做好檔案管理基礎工作

規范檔案材料形成源頭，進行檔案材料生成標準化管理。進一步規范需入人事檔案材料模板，統一表格樣式，特別是規范各大院校需入檔案材料，進行學生檔案材料清單管理，給學生期間人事檔案材料“減負”；嚴把檔案材料入口關，進行檔案材料收集標準化管理。進一步明確、細化歸檔范圍，審核檔案材料填寫是否規范、手續是否完備，特別加強對檔案材料的鑒別，保證材料內容的真實性和有效性；規范技術加工方法和設備，進行檔案材料整理標準化管理。進一步規定檔案裝訂設備標準化生產，固定規范裁剪A4、B5紙張以及孔距準確的設備，保證檔案整卷整齊、平坦。

2.2建設人事檔案信息數據庫

目前，很多單位人事檔案信息管理仍處在向信息化管理過渡的階段，要扎實穩步推進人事檔案信息化建設，優先將人事檔案基礎性信息建立數據庫。首先，要對本單位各部門人員的基本信息，如編號、姓名、性別、出生年月、參加工作時間、民族、政治面貌、籍貫、專業技術資格、學歷學位、專業方向、職務等基礎信息根據檔案分類編目的要求分別錄入，形成檔案目錄庫。建立人事檔案信息數據庫是需要長期積累的過程，應該從低級到高級不斷完善。數據庫建設的過程中，應該把檔案信息管理和計算機技術進行有效的結合，將各相關部門人事檔案信息連接起來，如組織部門的職務任免、政審考核，職改辦的職稱評聘，工資管理部門的工資變動，社保局的社保辦理等相關信息統一起來，把綜合數據與檔案目錄庫進行有效的綜合，不斷完善形成網絡開發式、分布式的綜合數據庫，逐步提高人事檔案信息化水平。

2.3進一步加強人事檔案管理隊伍建設

檔案管理隊伍建設，包括思想道德建設、組織建設、專業知識學習、管理制度建設諸多方面。在確定人事檔案管理人員時，要選擇責任心強、業務素質好、熱愛檔案工作的人員擔任。各級領導要從感情上、待遇上從優照顧檔案管理人員。工作上既要放手，又要監督檢查，既要注重實踐，又要加強培訓，以提高人事檔案管理工作者的政策理論水平和業務技能，適應構建和諧社會環境下人事管理工作發展的新要求。

2.4檔案采集系統的構建

隨著人事制度的改革，干部制度的考核、考察、技能、學歷、專業技術職稱的晉升、職務的任免等需要入檔的材料不斷增加，就提高了信息采集工作的難度。因此需要建立健全企業人事檔案的采集制度，嚴格規范檔案信息采集部門、采集范圍內容和時間要求。構建檔案管理平臺與其他信息系統的數據一體化采集接口，全面完整、及時高效地采集檔案相關信息。系統所采用的多級審批的檔案采集流程，可以保障檔案采集過程的完整性、真實性和準確性。一些企業利用局域網絡承擔起積累數字檔案信息資源的職能，為企業數字檔案室提供保存電子檔案的技術支持，使企業人事檔案的采集工作更加有據可循，有條不紊。

結束語

作為人力資源的基礎，人事檔案管理是一項常態化工作，強化這項工作是一個持之以恒的過程，人事檔案逐步實現標準化管理更是十分必要的。通過人事檔案管理標準化、工作人員學習標準化、信息開發標準化建設和深入開展，全面提高檔案的保管、利用和開發水平，實現檔案管理全過程標準化，最終達到檔案管理全面服務于人力資源開發和企事業改革發展的目標。

【參考文獻】：

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