事業單位人事檔案管理存在的問題及解決措施

高永升

【摘要】：新時期事業單位工作出現了新的變化，事業單位人事制度改革日漸深化，人才流動也更加頻繁，傳統的事業單位人事檔案管理途徑難以滿足新時期事業單位干部人事檔案管理工作的需求，有必要積極探索事業單位干部人事檔案信息化管理策略，提高人事檔案管理信息化程度，為組織開展、了解與選拔提供真實可靠的依據。

【關鍵詞】：事業單位；人事檔案管理；存在問題；解決措施

【引言】：人事檔案的管理是一項機密性、政策性、專業性較強的工作，所以要加強檔案的管理，及時的處理管理中遇到的問題。檔案主要是承載每個人的信息的載體，是非常重要的資源，對檔案的管理涉及到對檔案資源的有效利用。如今社會的進步科技發展，所以對檔案的管理方法要與時代相適應，要建立系統的科學的管理制度對人事檔案更好的管理。

1、事業單位人事檔案的概念和意義

檔案，是指在人事管理活動中直接形成的，記述和反映個人人生軌跡的載體，包括：工作狀態、政治思想、學習經歷、社會關系、勞動薪酬、獎懲信息等方面的原始記錄，組織部門以此載體提供的信息為來源和依據，對個人進行系統、客觀的分析、了解、評價。事業單位作為我國行政行業劃分體系中的重要組成部分，體系內人員信息的真實性和有效性越來越受到大眾的關注，將公開化、群眾化、民主化貫徹于選人、用人工作的始終，成為適應社會發展的重要步驟。檔案重要性可體現在多方面，如干部任前公示制度的實施，使個人信息通過報刊、出版物、電臺、電視臺等媒介傳播，公開場合宣讀、播放檔案原文等形式為公眾知曉，接受公眾監督，體現了任前公示的制度價值與法律意義，彰顯了檔案的歷史性、權威性和價值性。

2、檔案管理現狀以及存在的問題

2.1管理水平低，方法落后

由于市場經濟的快速發展，我國人事檔案的管理人員變動的非常頻繁，管理人員通常都是兼職，管理經驗不足，對檔案管理不夠專業，單位對檔案的管理不夠重視，沒有對管理人員進行專業的培訓，對檔案的重要性認識不足，工作人員對檔案的管理要求不明確，檔案的材料的收集、整理、歸檔裝訂不夠規范以及不熟練，檔案管理人員兼職的過程當中沒有把檔案的管理工作放在重點，檔案的承載的資料比較原始材料容易丟石，這些情況都限制檔案管理的發展。

2.2對人事檔案管理工作缺乏重視

事業單位是為了滿足社會教育、文化等方面的需要，向社會提供服務的社會組織，它有其工作職能的特殊性，它的人事檔案是工作活動中形成的個人情況和德、能、勤、績、廉的狀況，是工作狀態的原始記錄。然而，在部分事業單位的領導和工作人員的眼中，這些原始記錄僅僅是一種靜態的資料，對于事業單位的經濟利益并沒有直接的關聯，無法為單位創造出價值，只是一些日常事務的瑣碎性工作而已，并沒有給予過多的關注，在這種意識之下，對于人事檔案的信息化建設和人才配備等方面也缺少重視，從而使單位的人事檔案管理處于被動和固化的狀態，難以實現自身的創新。

2.3檔案管理的信息化程度不高

隨著計算機技術的發展，人事檔案的管理也要跟著時代的發展，建立信息管理系統，提高管理的效率和方法，但是在我國人事檔案的管理信息化程度并不高，技術的應用不夠，同時工作人員的使用計算機的水平不夠，使得人事檔案的管理不夠系統，浪費一定的人力物力，阻礙人事檔案管理信息化的發展。

3、人事檔案管理的方法改進

3.1管理制度與標準規范完善

事業單位人事檔案管理以干部人事檔案信息為核心工作對象，信息化檔案管理則通過計算機互聯網完成干部人事檔案錄入加工與整理利用過程，因此為了提高干部人事檔案的真實性、規范性和完整性，需要加快事業單位干部人事檔案管理制度以及操作規范建設，形成貫穿檔案建立、審查、保存、使用整個過程的規范信息化管理流程，不同工作環節設置對應的崗位人員，對應不同的檔案管理系統操作權限，并結合干部人事檔案管理信息系統設計實際情況設置數據標準以及職務、職稱、學歷、工作經歷規范輸入字段。為了保證干部人事檔案的保密與安全，還要做好網絡信息安全管理工作，通過數據備份、機房安全保護、權限管理等措施保障檔案信息安全。

3.2重視開發和利用信息化軟件

人事檔案信息化建設需要在網絡技術支持下，通過信息管理平臺得以實現。所以，檔案管理的相關人員要不斷加強人事檔案管理信息化軟件的研發力度，不斷適時升級各操作系統，將人事檔案信息管理數據系統不斷健全和完善，加快人事檔案管理信息化建設步伐。人事檔案建立數據系統的時候，需要著重加強管理系統的功能建設，一般情況下，數據管理系統都具有查詢信息、傳輸和處理信息的功能，并且，管理的數據庫包含著大量的人員信息，而且會被多次重復使用，因此，人事檔案管理信息化需要先進而有效的網絡技術支持，來提高信息資源的使用效率，達到共享信息資源目的，在信息資源安全科學的基礎上，提高人事檔案信息的服務質量，進而提高人事檔案管理信息化建設的質量。

3.3提升檔案管理人員專業素質，并進行一定程度的培訓

當前，很大一部分檔案管理工作人員是由其它工作轉崗而來的。所以，這部分人相對于一些專業的檔案管理人員而言，不僅缺乏一定的工作經驗，而且還缺少一定儲備量的檔案管理專業知識，嚴重阻礙了檔案管理工作的整體進程。因此，單位要積極舉行一些培訓活動，努力提升檔案管理工作人員的專業素質、道德素質。除此之外，單位要加強對高素質、高學歷、高操作能力人才的引進。以不斷提升人事檔案管理工作的效率。

3.4完善檔案的資料管理

完善檔案制度有利于檔案管理工作的規范化，也是檔案管理實現系統化的保障，所以企業要建立健全檔案管理制度。檔案資料的收集、歸檔以及檔案的管理都要形成系統的模式。對檔案的資料要定期的上交，以免丟失。對檔案管理建立責任制度，對檔案的轉入、轉出、借閱、查閱要及時的進行登記。

結束語

新時期，人事檔案管理信息化不是權宜之計，而是必要趨勢。當然，人事檔案管理信息化建設是一項系統性、耗時長的復雜工作，需要人事檔案管理人員積極參與，需要企事業單位其他人員的積極配合。在對人事檔案管理信息化的過程中，及時解決遇到的問題，不斷結合和創新人事檔案信息管理技術，從而促進人事檔案管理信息化，提升人事檔案管理工作效率，滿足現代化經濟的發展要求。

【參考文獻】：

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