數字化技術在事業單位檔案管理中的應用

任國玲

摘 要：現在我國社會經濟都得到了充分的發展，很多事業單位的檔案管理水平也越來越高，其所應用的很多新型檔案管理技術也給工作的開展提供了很大的便利，數字化技術的應用近年來受到了廣泛的關注，但在實際應用中還仍然存在一定的問題。本文結合數字化技術在事業單位檔案管理工作中存在的問題，之后總結了一些可行的管理方法，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：事業單位；數字化；檔案管理

在事業單位的發展過程中，檔案管理工作發揮著重要的作用，也是事業單位各項工作得以開展的基礎。但是現在隨著技術的發展，原有的檔案管理方法對于這項工作來說已經是力不從心，數字化技術的應用也已經日漸廣泛。但是目前由于技術應用的不完善、工作人員技術水平不足等等都給數字化技術的應用造成了一定的影響，所以如何對這項技術的應用進行優化，提高應用效果，就成為了擺在新時代的檔案管理工作者面前的一個難題。

1 數字化檔案管理

采用電子文檔的技術來整合紙質檔案信息當中的相關內容，就是數字化檔案管理。其采用計算機來整理和轉化檔案信息，進而進一步實現檔案材料的標準化，同時更包括了數字和圖片、食品等多個類型的媒體檔案信息，將其儲存在硬盤設備上。不難發現，數字化管理在我國檔案管理工作當中已經成為了一個發展趨勢，在未來，數字化技術在檔案管理工作中的地位也將越來越重要。

2 現階段事業單位數字化檔案管理工作中存在的問題

2.1 辦公設備不足

很多事業單位檔案管理工作當中并沒有足夠的辦公設備來開展相關工作，現在也已經給檔案管理工作造成了一定的阻礙。尤其是對于一些處于偏遠地區的事業單位而言，想要充分而全面地落實數字化技術并不是非常容易。數字化檔案管理工作的開展其首先需要基于辦公檔案管理設備來開展，但很多事業單位現代化辦公設備的匱乏導致工作人員開展工作的方式仍然非常傳統，并且給事業單位的長期發展造成了一定的影響和阻礙。

2.2 管理制度的殘缺

辦公設備的不足也會在一定程度上給數字化檔案管理工作的開展帶來不便，同時我們也要認識相關制度和規定當中存在的問題。很多事業單位的管理方式還仍然較為老舊，檔案管理中給很多規定、理念也并沒有隨著技術的革新而取得進步，這些問題的存在對于技術的進步和推廣普及來說都是非常不利的。除此之外，由于相關管理制度的那個中存在的弊病，也會給后續管理工作的開展以及優化形成阻礙，管理人員也無法及時對這些問題進行處理，這些問題應當引起重視，及時采取必要的措施來加以處理。

2.3 管理人員技術素質的不足

管理人員自身的綜合素質也會對數字化管理的效果造成直接或間接影響。但是數字化管理需要較高素質和較高水平專業技能的管理人員，否則無法發揮出應有的作用和技術自身的價值來。然而現階段很多事業單位檔案管理工作人員的技能水平和自身的綜合素質無法達到技術應用的需要，同時管理培訓意識不足，加之沒有形成相應的激勵機制，獎懲制度的不健全也將嚴重影響工作人員的積極性，無法真正發揮出數字技術在檔案管理工作中的價值。

3 事業單位數字化檔案管理的優化對策

3.1 注重文書處理

為了提高事業單位數字化檔案管理的效率，大力推進事業單位檔案文書處理過程和歸檔數字化。在事業單位檔案管理中，最基本的工作就是文書處理，文書處理的效果對事業單位檔案管理的質量和水平息息相關。隨著現代信息技術不斷更新的趨勢，事業單位每天需要處理的檔案量也在不斷增加，檔案管理工作人員利用計算機技術將每天收到的檔案信息歸檔處理，在事業單位內部傳閱過程中要嚴格遵守批辦流程，設置合理的傳閱時間和催辦時間。假如出現傳閱的沒有完全完成處理的文件在規定的時間內沒有進行信息反饋的情況，這時就可以利用信息技術，提醒相關工作人員進行處理，有效的預防檔案堆積、檔案處理不及時，保證事業單位檔案管理工作的正常進行。數字化檔案管理方式，不僅減輕檔案管理人員的工作量，同時還縮短了信息傳遞時間和信息反饋時間，大大提高了事業單位檔案管理的效率和質量。

3.2 注重單位辦公自動化

為了提高事業單位管理的綜合效率，整合數字資源，應將數字化檔案管理與單位辦公自動化系統相融合。目前，自動化辦公系統在事業單位中應用已經十分廣泛，自動化辦公系統的優勢越來越凸顯。在實現事業單位檔案數字化管理的背景下，將自動化辦公系統與檔案數字化管理系統有機的結合在一起，共同發揮兩者的優勢。為確保數字化檔案管理的有序進行，在設計檔案管理方案的過程中要注意增加相關的資料查詢功能，這樣可以為各種資源之間的銜接創造基礎，所以，當前首先需要完成的工作就是對辦公自動化軟件系統進行升級處理，開發兩個系統相互兼容端口，針對數字化檔案管理的要求，事業單位還需要不斷更新網絡管理制度。比如，將檔案查詢功能引入到辦公自動化系統中，同時開發檔案管理系統的查詢權限，使兩個系統的有效結合得到保障，實現數字化檔案管理系統和辦公自動化系統之間的無縫連接，使事業單位檔案管理的綜合效率不斷提高。

3.3 構建健全管理體系

事業單位數字化檔案管理成為計算機技術普遍的必然結果，同時不可否認事業單位數字化檔案管理是一項比較復雜的系統工程。在構建事業單位數字化檔案管理過程中，需要做好整體構建數字化管理體系的工作，以及開發軟件系統，并不斷升級該軟件系統的工作，此外還需要做好硬件設備采購、錄入檔案、資料備份以及查閱檔案等工作。事業單位檔案管理受檔案資料多的影響，工作任務重，為了保證檔案管理的安全性，事業單位數字化檔案管理系統應該采用雙服務器的備份方案。除此之外，還要注重數字化檔案管理工作的細化，將數字化檔案管理細分為操作系統管理、檔案密級管理、系統維護管理、性質種類管理等，不斷提高事業單位數字化檔案管理的質量和效率。事業單位數字化檔案管理系統需要具備良好的性能和可靠性，則檔案管理績效優異。

4 總結

經過前文總結，我們不難發現，其實現在很多事業單位檔案管理部門已經開始了解和認識數字化技術的應用要點。但檔案管理工作這項內容精于細節，所以這就需要工作人員結合實際情況找到最為合適的工作方法，并且制定可行的技術方案，更新現有的就似乎，從而不斷提高管理效率和管理質量。但是目前仍然有部分事業單位不夠重視數字化技術的應用，所以在接下來的一段時間里，事業單位檔案管理部門需要及時對數字化技術進行總結和分析，并且對其中出現的問題進行及時處理。

參考文獻

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