分析鄉鎮檔案管理工作存在的問題及對策

付海濤

摘要：本文在研究中以鄉鎮檔案管理工作為核心，分析鄉鎮檔案管理工作中存在的問題和不足，提出科學有效的解決措施，構建系統化鄉鎮檔案管理體系，提高管理水平，進而為相關研究人員提供一定的借鑒和幫助。

關鍵詞：鄉鎮 檔案管理 問題 對策

隨著社會經濟和科學技術的不斷發展，促進鄉鎮檔案體系的進一步完善和優化，并對檔案管理工作提出新的要求。鄉鎮檔案主要記錄鄉鎮建設工作，對鄉鎮建設發展起到依據支撐的作用，但就目前而言，鄉鎮檔案管理工作中存在一些問題和不足之處，嚴重制約鄉鎮各項建設工作的發展，使得鄉鎮檔案失去原有的價值和作用。為了能夠解決這一問題，管理人員要深入挖掘現存問題，并采用有效的解決措施，完善鄉鎮檔案管理體系，進而提高鄉鎮檔案管理工作的綜合質量水平。對此，在這樣的環境背景下，探究鄉鎮檔案管理工作存在的問題及對策具有非常重要的現實意義。

一、現階段鄉鎮檔案管理工作存在的問題

（一）管理行為不規范

目前，鄉鎮檔案管理工作將文書檔案作為工作重點，對基建、會計、實物以及聲像等檔案的管理有所忽視，材料整理不合理，給檔案材料的查找和利用造成很大的困難。同時，由于材料整理不合理，一些重要文件沒有及時保存或是統一管理，不僅查詢困難，檔案資料不完整，進而降低鄉鎮檔案文件的價值。在工作變動時，移交工作需要嚴格按照相關程序進行，一旦出現不檢查、不清理等情況，就會影響檔案交接效率，進而不利于鄉鎮檔案管理工作質量的提升。

（二）檔案信息水平低

檔案信息化建設是信息時代對鄉鎮檔案管理工作的要求，雖然計算機已經應用到檔案管理工作中，但由于鄉鎮檔案信息化建設起步較晚，相關工作人員只熟知檔案檢索、統計等基本業務，沒有實現信息資源的完全共享，在查詢方面也只能查詢到當地檔案資料，無法進行異地查詢，進而導致鄉鎮檔案信息化建設的嚴重滯后。另外，造成這一問題的原因還因為鄉鎮檔案管理工作設備不全，特別是計算機配置和運行效率都不高，進而降低鄉鎮檔案管理工作的綜合效率。

（三）檔案服務功能受限

目前，鄉鎮檔案管理工作過于重視檔案文件的保管，而忽視了檔案文件的利用，不是信息資源開發力度不夠就是開發意志不堅定，使得檔案文件價值沒有充分發揮出來，降低了檔案文件的利用效率。一般而言，鄉鎮檔案管理工作不僅要對檔案管理工作進行統一規劃和監督，同時要加大檔案文件利用力度，凸顯檔案服務機關的職能。目前檔案管理機構還沒有意識到檔案利用的重要性，使得檔案服務功能受限，降低檔案管理質量。

二、提高鄉鎮檔案管理工作效率的有效措施

綜合上述問題分析，本文從鄉鎮檔案管理工作的管理行為、管理技術以及服務功能入手，完善鄉鎮檔案管理體系，提高鄉鎮檔案管理工作的綜合質量水平。

（一）規范管理行為，提高檔案管理的有序性

在進行鄉鎮檔案管理工作中，為了提高管理效率，相關工作人員要從管理制度體系入手，審視鄉鎮檔案管理制度體系，并加以完善和優化，提高檔案管理制度對檔案管理行為的規范性和約束性，使得管理人員可以按照相關規章制度開展管理工作，提高鄉鎮檔案管理工作的綜合質量水平。其次，加大檔案管理工作的監督力度，定期檢查檔案文件保存、歸檔、利用等工作，并采用有效的激勵制度，調動管理人員的工作積極性，以提高檔案管理效率。最后，要從管理強度入手，根據檔案類別進行針對性劃分，為檔案文件的合理利用提供重要基礎。

（二）加快信息建設，提高檔案管理的技術性

為了提高鄉鎮檔案管理工作效率，要加快檔案管理信息化建設進程，提高檔案管理的技術性，進而保證最佳管理效果。具體可表現為以下幾方面：第一，虛擬檔案館。虛擬檔案館是基于物聯網、云計算等新興技術，構建管理多元化檔案資源的虛擬檔案館，具備感知和處置檔案信息的能力，并提供檔案信息泛在服務，進而提高鄉鎮檔案管理工作效率。第二，實體檔案庫房環境監測系統。該系統主要應用在實體檔案庫房中，安裝智能密集架、消毒凈化加濕器等設備，在實際應用中，通過先進技術和設備，實現檔案庫房溫濕自動控制、空氣凈化自動化控制，LED自動顯示事實庫房溫濕度數據，并配備綜合控制軟件和無線智能控制器，營造良好保存環境，防止檔案文件由于潮濕或是突發火災等造成損害。

（三）拓展服務功能，提高檔案文件的利用率

檔案保管期限表屬于內部科室收集檔案、鑒定檔案價值、明確檔案保管期限的有效依據，保管期限表中歸檔文件都可以應用在鄉鎮建設工作中，并要求檔案保管期限表要朝著動態化管理方向發展，各個時期的期限表的內容也不同，這就要求管理人員根據部門機構調整或是職能變動及時修改保管期限表，提高檔案文件利用價值，為檔案文件的合理利用提供重要基礎。同時，相關工作人員要完善檔案利用統計，結合文件材料流轉情況，做好利用情況統計，進而提高檔案文件的利用效率。

三、結語

除此之外，管理人員要一方面要定期發布近期檔案工作情況，將被動管理轉化為主動管理，圍繞鄉鎮中心工作，去挖掘、開發現有的檔案資源，提供給領導及各站、辦、所，以達到實質意義上的服務創新。

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（作者單位：山東省濱州市鄒平縣九戶鎮人民政府）