項目績效管理系統的設計思路和實踐

宋振乾

（北京中電普華信息技術有限公司，北京 100085）

項目績效管理系統的設計思路和實踐

宋振乾

（北京中電普華信息技術有限公司，北京 100085）

在以項目建設為核心業務的企業中，項目績效的提升就是企業整體績效的提升。面對海量的項目，只有充分利用信息技術，才能實現對每一個項目收支情況的動態監控，為企業整體管理水平的提升提供支撐。本文從設計和實踐方法兩個角度，圍繞建設目標，從管理要求、業務模型分析和最佳實踐三個方面論述了系統設計的整體思路和關鍵點。這些方法和思路對于企業信息化建設的高效開展具有一定的指導意義。

項目績效；信息化；關系模型；業務藍圖

0 引言

公司作為企業信息化服務提供商，隨著業務不斷拓展，每年承擔的信息化建設項目日益增多。項目建設已經成為公司的核心業務，公司的采購業務、銷售業務、財務管理以及人資管理中的大部分業務也都是圍繞著項目開展的，為項目服務的，這些業務的運轉和項目的進展息息相關。對項目的高效管理和績效評估成為提升企業整體管理水平的關鍵。面對日益海量的項目，其銷售合同及發票、到款憑證、采購合同及其發票、付款憑證以及員工報銷的單據等，如果再沿用紙質單據加電子文檔記錄方式，公司的管理將舉步維艱，一方面很難分辨這些單據和項目的關聯關系，也就無法對項目開展有效的收支核算。另一方面由于沒有系統支撐,公司制定的業務規則和流程，在實際運作中往往會造成流程規則變形，甚至會衍生出不規范的業務流程，給企業的經營管理帶來極大風險。借助于信息化手段提升企業管理水平的要求越來越迫切，在此背景下，公司決定建設項目績效管理系統，把公司的銷售管理、采購管理、財務管理和項目管理的業務有序納入信息化系統。目的就是把項目相關的各種業務管理流程規范化，項目收支數據清晰化，落實企業對項目管控的思想，為高層決策提供數據支撐。

1 設計目標和面臨的問題

廣義的項目績效評價是指對項目決策、準備、實施、竣工和運營過程中某一階段或全過程進行評價的活動[1-3]。而項目績效管理系統中的項目績效是狹義的績效管理，指的是對項目進度、利潤率、收款及時率，采購付款及時率等指標的管理和監控，重點關注項目給企業帶來的收益。系統建設的目標有四個，首先是實現對每個項目收支情況的精準動態跟蹤，為核算項目利潤提供數據基礎。第二是落實以項目為中心的背靠背付款規則，降低項目財務風險。第三是為銷售合同按項目進度收款提供數據支持，提高回款及時率。最后，借助于系統的建設優化并固化業務流程，提高公司整體業務運轉的規范性和工作效率。為了實現上述系統建設目標，需要研究解決三個重要問題，首先是要圍繞建設目標，明確需要管控的業務指標及其含義，包括項目的進度應收、財務應收、項目應付、財務應付、項目收入和成本等，以及構成這些指標的業務對象，例如項目收入和成本的構成。第二是根據各業務對象的業務性質構建這些對象和項目的關聯關系，構建業務對象之間的關系模型。第三要解決相關業務對象的業務流程體系重建的問題，簡稱為BPR（business process rebuilding）。

這三個問題的解決是系統設計的關鍵，圍繞系統建設目標制定業務指標的范圍和定義，可以回答要什么的問，也就是要明確將來用哪些指標來實現對項目績效監控和管理。業務指標來源于管理層對項目的管控要求。第二個問題需要回答業務指標由哪些業務對象構成的，明確業務對象和項目的關聯關系。解決這個問題的關鍵在于對實際業務高度抽象，形成業務對象關系模型，清晰地構造出業務對象和項目以及這些業務對象之間的關聯關系。第三個問題要回答這些業務對象的數據如何從規范的業務流程中產生。解決這個問題就要把業務對象以業務流程的角度去觀察分析，這就涉及到業務流程體系的重建或優化。在這個過程中要解決業務流程現狀混亂的問題，把公司當前使用的信息化系統，設計中的項目績效管理系統有機結合起來支撐實際業務的運轉。公司在日常業務運作中使用兩類信息系統，一類是集團統一推廣的系統，例如SAP的ERP系統。另一類是自建系統，例如可視化項目過程管理系統（簡稱VP系統）。統推系統的職責是對企業關鍵業務指標的收集和監控，更多的是業務處理結果的數據錄入，這些系統無法支撐公司內部的業務流轉，反而給日常工作增加了負擔。而 VP系統只負責項目進度管理，業務覆蓋不全面，所以理順這些系統之間的關聯關系，也是項目績效系統建設面臨的挑戰。

這三個問題的解決過程是一個由粗到細，由整體到局部的思維過程，是設計項目績效管理系統的整體思路。

2 系統設計關鍵點

2.1 業務指標分析

系統建設最根本的目的就是動態監控每個項目的成本、收入以及這些指標和項目進度的匹配關系，為了實現這個目的，涉及的業務指標主要有項目進度，項目收入、項目成本，項目利潤，依據項目進度的應收款，項目財務應收款，項目到款，依據背靠背付款原則可付款金額，項目財務應付款，項目已付款。其中項目成本的構成有人員投入成本、項目外包成本，項目物資采購成本，項目的收入主要是由項目的收入合同額構成。依據項目進度的應收款指的是按照合同約定，根據項目的里程碑進度應收款，例如合同簽約后付30%，項目驗收后付60%，質保期滿付剩余的10%。而項目財務應收款指的是客戶已開具發票后形成的應付賬款。針對客戶發票的收款形成項目到款金額。背靠背付款原則指的是項目向供應商的可支出比例等于項目的到款比例，這個原則可以有效降低項目的建設風險。項目財務應付款指的是已收供應商發票形成的應付金額，針對發票的付款形成項目的已付款。

這些指標為管理層提供管理的抓手和依據，準確計算出這些數據是項目績效管理系統設計和應用的價值所在。

2.2 業務對象關系模型設計

業務指標是業務對象構成的，要準確獲取業務指標就要詳細分析這些業務對象之間的關系。業務對象關系模型是系統設計的基礎工作，本質是描述業務對象之間的關聯關系[4-5]。關系模型從每個業務實體中抽取關鍵業務屬性形成若干個抽象業務對象，通過關系連接線反映這些業務對象之間的關系。對模型設計的技術要求有兩點，首先要求模型設計是對現實核心業務關系的真實反映。其內涵又包括兩個層面的意思，一方面模型是對核心業務對象及其關系的抽象，另一方面模型是對現實業務的真實刻畫[6-7]。第二點要求是模型設計要確保對象之間關系簡潔清晰，簡潔的關系設計是系統模型具備擴展性和柔韌性的基礎。依據業務指標的梳理，公司的項目管理、銷售管理、采購管理和財務管理是核心業務，這些業務中的典型業務對象與項目的關聯關系模型如圖1所示。

模型圖不僅反映項目的收入和成本的構成，而且可以清晰地反映出這些業務對象之間復雜的對應關系。例如，一個項目可能對應著多個銷售合同，一個銷售合同可能對應著多個項目，從而形成了項目和銷售合同的多對多關系。通過這種高度抽象和簡潔的圖形方式，表達了現實業務中項目、采購、銷售和財務業務之間復雜的業務關系，從而也為底層數據庫的設計提供了明確的關系圖。項目的收入預算來源于銷售合同，項目成本由人員報工費用、日常報銷金額以及采購合同金額構成。清晰的對象關系模型圖是系統設計的重要組成部分。

圖1 業務對象模型圖Fig.1 Business objects Model

由于在ERP或VP系統等原有信息系統中也存在項目、銷售合同和采購合同等對象，為了實現項目管理職能在不同系統之間的合理分配以及系統之間的有序協同，需要分析同一個業務對象在不同信息系統中的關系問題，這種關系描述也適宜采用模型圖表達。以項目對象為例，其在不同系統中的關系如圖2所示。

從模型圖中可以看到，在ERP系統中的一個科技項目，在公司內部可能會拆解成兩個或多個項目，而對于市場項目，往往是一對一的關系。而 VP系統中的項目和績效系統中的項目全部是一對一的關系。

通過以上兩類模型，就全方位刻畫出以項目為核心的業務對象之間的本質關系，理清了項目績效系統中的業務對象在不同信息系統之間的映射關系，為開展后續的數據庫設計打下了基礎。

2.3 業務藍圖設計

在業務對象關系模型的基礎上，就需要進一步研究每個業務對象的數據如何從規范的業務流程中產出，確保業務數據產生的合規性、準確性。業務藍圖就是描繪各業務領域流程規范的集合，是公司業務未來的信息流、物流和資金流的處理模型。業務藍圖設計工作的質量要求是確保業務藍圖真實反映公司未來業務運轉情況，是公司業務現狀基礎上的完善和提升。這個階段的工作任務主要分為三項，首先是組建以公司領導掛帥的工作組。企業業務流程的重建和優化，由于涉及到部門職責、權力和利益的調整，不可避免地會引發各種意見、矛盾和沖突。沒有公司領導的協調和推動，業務藍圖設計工作將舉步維艱。這也是企業流程重建的最佳實踐之一，是后續工作順利開展的提前條件。第二是開展業務現狀的調研，明確業務現狀。第三是分析和規劃，通過對藍圖設計的反復調整和確認，最終完成業務藍圖設計。在這個過程中不僅需要具備一定的規劃技能，更重要的是要具備各種軟技能，應用各種最佳實踐，協調好各方關系，充分調動各種有利資源，推動業務藍圖的設計進程。

圖2 項目在不同系統中的關系Fig.2 Relations of project in different system

業務現狀調研階段的工作目標是搞清公司當前業務的運轉情況，明確業務細節，為后續的分析規劃提供基礎。具體工作方法是采用調研問卷和現場訪談相結合的方式，針對問卷中比較模糊的應答，后續需要補充現場調研[8-10]。在分析和規劃階段，重點關注于四個方面，首先是要始終圍繞系統建設目標，從核心業務著手，提綱挈領，逐步擴展到其他業務領域的分析，確保清晰的業務脈絡。在項目績效系統的設計中就需要抓住項目這個核心，圍繞項目的收入和支出，擴展到采購業務、銷售業務和財務報銷等業務的分析。第二，要解決業務現狀中存在的難點和痛點，這些問題往往存在于跨業務部門的業務流程中，影響著整體業務運作效率，是業務藍圖設計的重點。 第三，在藍圖設計過程中，不能閉門造車，要加強與各業務部門的溝通，聽取各業務部門的意見以及公司領導的管理思路。充分利用迭代思想，把階段性的藍圖設計及時和公司確認，及時發現和解決問題，使業務藍圖在反復調整和確認中逐漸成型。第四，要把現有的系統有機融合在業務藍圖中。統推系統雖然無法有效支撐業務運作，但它是企業必須使用的管控工具，只有把這些系統的使用當成是一個業務處理環節來看待，才能使其有機融入業務流程中。最終，每個業務板塊對應一套業務流程，所有業務板塊的業務流程就構成了企業整體的業務藍圖。衡量一套業務藍圖質量的標準是其真實性、可行性和業務覆蓋的全面性以及關鍵業務環節的改進點[11-13]。在業務藍圖的基礎上可以抽象推導出應用架構模型。項目績效管理系統的應用架構模型如圖3所示。

系統應用架構從系統設計和使用的角度將系統功能做了分類切分，從總體上可分成支持層、核心層和分析統計層。支持層為系統的運作提供支撐，包括項目預算管理，權限管理、供應商主數據、客戶主數據的管理等。項目管理雖然也是核心業務，但其主體在 VP系統中進行過程管理，在項目績效管理系統中，主要體現其項目名稱、編碼、里程碑節點等主要數據即可，所以在應用架構中位于支持層。核心層包括項目銷售管理、項目采購管理和財務管理。從架構圖中可以看到，項目上的各類財務數據的產生已經前移到了銷售業務和采購業務領域。通過梳理出的一系列諸如開票審批流程、到款確認流程、發票入賬流程等等，確保了這些項目上財務數據產出的規范性和準確性。在這些業務數據產生后，利用業務對象關系模型構建的底層數據庫，就能夠圍繞項目的績效動態實時監控各類財務和進度指標，從而形成分析統計層。按照設計目標，分析統計層能夠分析每個項目按當前進度應收款與財務已到款的差異，從管理上就可以做到及時向客戶催款，到款及時率越高，項目績效就越好。同時統計分析層也為核心業務層提供服務，例如采購業務付款計劃審批的流程中，系統會自動計算采購合同所關聯項目的到款百分比，按照這個比例計算項目每個采購合同當前可以支付的金額，這個金額在付款計劃審批流程中形成一個參考值供審批使用，這樣就有效降低了項目的資金風險。在分析統計層中還設置了流程耗時的監控分析，可以監控每個業務流程節點從收到任務到任務處理結束所經歷的時間，結合公司相關管理制度，可以顯著推動業務在系統中的流轉速度。業務流程的高效運轉，從一定程度上來講也是項目績效提升的一個重要因素。

圖3 系統應用架構圖Fig.3 System application achitecture diagram

2.4 業務數據初始化

業務數據的初始化包括數據收集和數據導入，是確保系統上線后正常使用的重要工作環節。如果說信息系統是骨架和機能，那么數據就是流動的血液。通過數據初始化的工作，形成系統原始信息流。企業信息化建設中數據收集面臨的困難在于數據種類繁多，數據量巨大，需要有恰當的數據收集方法，確保數據的準確性和全面性。

通常業務數據分為靜態數據和動態數據兩大類。靜態數據主要是各類主數據，其特點是隨著時間的推移，其數據變化不頻繁[14-16]。例如采購業務中涉及的供應商主數據、物料主數據、采購合同等，銷售業務中涉及的客戶數據、銷售合同等。動態數據的特點是隨著時間的推移和業務開展，其數據總是不斷發生變化，例如采購業務中涉及的發票信息和付款信息等，銷售業務中的發票和收款信息等，這些信息是隨時變化的，所以稱為動態數據。無論是靜態數據還是動態數據，都要依據數據庫設計的字段結構，以Excel文檔的形式構造數據收集模板。只是在數據收集的時間安排方面略有不同。

一般情況下，分兩個階段開展數據收集工作，第一個階段的截止點是上線前兩周，在這個階段收集所有靜態數據和截止點之前的所有動態數據。在這個階段需要設置若干個數據檢查點，確保業務部門填寫數據的規范性，數據收集完畢后導入系統。第二個階段的截止點是上線前一天，收集內容是在兩個截止點之間的動態業務數據，導入系統后就完成全部業務數據的初始化。這樣可以確保在第一個階段及時發現數據收集和導入的問題，為第二階段的數據收集和初始化工作的順利完成提供保障，從而可以確保系統準時上線。

3 結論

綜上所述，項目績效管理系統的建設在設計思路上緊緊圍繞著項目的各項績效指標展開，為管理提升提供抓手為目標。在這個目標的指引下有目的開展業務細節的梳理和分析。通過業務模型的設計深刻揭示了公司核心業務對象之間的復雜關系。通過規劃業務藍圖，優化和完善了業務流程，借助系統使業務規則得以固化。有效的數據收集方法，為系統運轉提供了高質量的初始化數據。 項目績效管理系統的設計和應用，為項目收付款的及時性與合理性的管理提供了數據支持，有效化解了項目財務風險，以前傳統手段難以實現的管理思想得以落實,項目績效得以提升。總之，管理思想、技術手段和實踐方法的緊密結合在項目績效管理系統的設計過程發揮了重要作用，為企業信息化項目的建設提供了重要的參考價值。

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The Design and Practice of Project Performance Management System

SONG Zhen-qian
(Beijing ChinaPower information technology Co. Ltd, Beijing 100085, China)

In an enterprise central on project construction, the improvement in performance of each project also means the improvement of enterprise. Facing mass projects, only by making full use of information technology can we realize dynamic surveillance of revenue and payment for each project, which would provide support for the improvement in the enterprise management. From the view of the design and pratical method, this paper, surrounding the goal of construction, detailed the overall thought and key points of the system design with three aspects- management requirement,business model analysis and best pratice. These methods and ideas, to some extent, provide guidelines for efficiently building of enterprise information system.

Project performance; Informationization; Relation model; Business blueprint

TP311.52

A

10.3969/j.issn.1003-6970.2017.12.034

本文著錄格式：宋振乾. 項目績效管理系統的設計思路和實踐[J]. 軟件，2017，38（12）：180-184

宋振乾(1975 -)，男，工程師，主要研究方向：軟件工程和項目管理，從事多年的企業信息化建設工作。