談檔案信息數(shù)字化管理模式構(gòu)建

左丁丁

檔案是非常重要的信息資源，為不同單位所普遍關(guān)注和重視。隨著信息技術(shù)發(fā)展與進(jìn)步，檔案信息數(shù)字化逐漸成為一種趨勢(shì)，它在提高檔案工作水平的同時(shí)，也對(duì)檔案工作提出更高要求。但目前檔案信息化和檔案工作仍然存在不足，今后需采取改進(jìn)和完善對(duì)策，從而更好順應(yīng)檔案信息數(shù)字化趨勢(shì)，促進(jìn)檔案工作水平提高，為人們提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、檔案信息數(shù)字化的概念與特征

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在檔案工作的應(yīng)用，檔案信息數(shù)字化逐漸成為一種趨勢(shì)，它具有自身顯著特征，對(duì)檔案工作有效開展產(chǎn)生積極作用。

1.概念。檔案信息數(shù)字化是隨著信息技術(shù)發(fā)展和在檔案工作的應(yīng)用而出現(xiàn)的，它指的是利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等，將紙質(zhì)文件、聲像資料，系統(tǒng)組成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。并建立檢索目錄，方便對(duì)信息的管理和查詢。其建設(shè)路徑是將紙質(zhì)檔案掃描并存儲(chǔ)于檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，方便信息資料共享，更好滿足用戶需要。

2.特征。檔案信息數(shù)字化是檔案管理的一種重要趨勢(shì)，它具有自身顯著特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。不僅節(jié)約檔案信息的存儲(chǔ)空間，方便資料查詢，還大大方便對(duì)信息資料的檢索和存儲(chǔ)，有利于實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高檔案信息傳輸?shù)陌踩耘c可靠性。同時(shí)還能強(qiáng)化檔案信息的實(shí)時(shí)性與動(dòng)態(tài)性，方便對(duì)信息資源的整理與加工，讓讀者更為便捷的獲取所需要的信息資料。因而在檔案工作中越來(lái)越受到人們重視，其應(yīng)用也變得更為廣泛。

二、檔案信息數(shù)字化視野下審視檔案工作的不足

檔案信息數(shù)字化對(duì)各項(xiàng)工作開展具有積極作用，有利于提高檔案工作水平和服務(wù)質(zhì)量。但由于受到制度、人員等因素制約，目前檔案工作仍然存在不足，影響檔案信息化建設(shè)，存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下方面。

1.數(shù)字檔案信息資源不足。由于受到技術(shù)、人員等因素制約，數(shù)字檔案信息資源存在不足，網(wǎng)上檔案信息內(nèi)容缺乏，網(wǎng)站提供的信息資源較少，難以滿足用戶需要。一些網(wǎng)站即使為用戶提供檔案信息資源，但只給出目錄，讀者無(wú)法獲取所需要的信息資源，影響檔案信息資源充分利用，制約其價(jià)值充分發(fā)揮，這是今后需改進(jìn)和完善的內(nèi)容。

2.檔案信息真實(shí)性難以保證。一些工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，在對(duì)檔案信息資源數(shù)字化處理過(guò)程中，由于電子信息資源具有可讀寫行的特征，人為對(duì)信息資源做了修改，并且修改后沒(méi)有做出任何記錄。導(dǎo)致信息化處理后的檔案信息與原始資料不符合，失去真實(shí)性，難以有效發(fā)揮指導(dǎo)和參考作用。

3.檔案信息安全性問(wèn)題突出。信息化之后的檔案資料安全問(wèn)題尤為突出，互聯(lián)網(wǎng)會(huì)面臨來(lái)自各方的攻擊，黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒等都會(huì)侵入電腦程序，攔截重要的數(shù)據(jù)資料，或者遭到病毒攻擊，導(dǎo)致檔案信息資料丟失，影響檔案信息資料的真實(shí)性與有效性。為確保檔案信息安全，采用殺毒軟件或其他防病毒攻擊措施是十分必要的。

4.對(duì)工作人員素質(zhì)要求較高。檔案信息數(shù)字化對(duì)工作人員素質(zhì)提出更高要求，他們不僅要具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，掌握編號(hào)、存檔、查詢等工作流程。同時(shí)還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)使用方法，能對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，做好資料編號(hào)及存儲(chǔ)工作，能建立數(shù)據(jù)庫(kù)和索引目錄，方便對(duì)檔案信息的查詢。同時(shí)還要明確檔案工作流程，嚴(yán)格遵循規(guī)范要求開展檔案管理的各項(xiàng)工作，提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量。

三、基于檔案信息數(shù)字化的檔案工作策略

為應(yīng)對(duì)檔案信息數(shù)字化趨勢(shì)，提高工作水平，根據(jù)存在的不足，筆者認(rèn)為今后應(yīng)采取以下改進(jìn)和完善對(duì)策。

1.重視檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)工作。相關(guān)單位和工作人員要提高思想認(rèn)識(shí)，順應(yīng)檔案信息數(shù)字化趨勢(shì)，在技術(shù)、資金、人員等方面加大支持力度，建立相應(yīng)的網(wǎng)站，錄入檔案信息資料，方便人們獲取相關(guān)信息。在建立網(wǎng)站的同時(shí)，還要重視網(wǎng)站維護(hù)與管理，構(gòu)建檢索目錄，方便讀者查詢和獲取信息資源，促進(jìn)信息資源開發(fā)，推動(dòng)信息資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，滿足用戶對(duì)檔案信息資源的獲取和需要。

2.完善基礎(chǔ)設(shè)施，確保檔案信息真實(shí)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不僅影響檔案信息數(shù)字化進(jìn)程，還對(duì)提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平產(chǎn)生重要影響，因而要高度重視該項(xiàng)工作，不斷完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案管理部門要借鑒已有的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)成果，建立電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，為檔案信息的歸檔、接收、保管和利用創(chuàng)造條件。完善檔案檢索目錄、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，推動(dòng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行。工作人員要提高自己的責(zé)任心，嚴(yán)格按規(guī)定辦事，不得隨意修改檔案信息資源，嚴(yán)格按照規(guī)范流程做好檔案管理的每項(xiàng)工作，確保檔案信息真實(shí)有效，提高服務(wù)質(zhì)量。

3.采用技術(shù)對(duì)策，保障檔案信息安全。采取有效的技術(shù)對(duì)策，提高檔案管理水平，加強(qiáng)安全防范工作，確保檔案信息安全。為保障數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)站安全，要重視安全管理技術(shù)應(yīng)用，包括防火墻技術(shù)、訪問(wèn)加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等。通過(guò)這些技術(shù)的應(yīng)用，能有效防止黑客攻擊和非法訪問(wèn)，避免檔案信息資源丟失，保障檔案信息安全。做好檔案信息備份工作，避免信息資料丟失而影響服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步提高檔案管理水平。

4.注重管理培訓(xùn)，提高工作人員素質(zhì)。數(shù)字檔案的管理是一項(xiàng)重要的工作，，因此對(duì)于人的重要性不言而喻，目前，我國(guó)的數(shù)字檔案信息管理人員素質(zhì)比較低，不能適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，因此加強(qiáng)我國(guó)數(shù)字檔案信息管理人員的素質(zhì)和能力培訓(xùn)是非常有必要的。提升專業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平，關(guān)鍵還是加強(qiáng)相關(guān)人員的意識(shí)教育，使他們認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性及其重要意義。同時(shí)，可以建立適當(dāng)?shù)鬲?jiǎng)懲機(jī)制，調(diào)動(dòng)相關(guān)人員的工作積極性。要注重引進(jìn)基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)，經(jīng)驗(yàn)豐富，責(zé)任心強(qiáng)的工作人員，既懂管理又懂技術(shù)，能熟練進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，滿足檔案信息數(shù)字化管理需要，提高管理工作效率。重視工作人員的培訓(xùn)，采用現(xiàn)場(chǎng)授課、講座、撰寫心得體會(huì)等方式，做好工作人員培訓(xùn)工作，促進(jìn)他們業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)提高，能更好順應(yīng)檔案工作需要，提高工作技能。工作人員也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，遵循規(guī)章制度和檔案工作流程，能熟練操作計(jì)算機(jī)技術(shù)，做好檔案的日常維護(hù)工作，確保檔案信息安全，更好滿足用戶獲取信息資源的需要。

5.完善規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)制度化規(guī)范化。法律法規(guī)為我們提供了一些生活中解決問(wèn)題和處理糾紛的依據(jù)，在數(shù)字檔案信息安全保障體系的構(gòu)建中，建立一套完善的數(shù)字檔案信息安全保障的法律法規(guī)，是保障數(shù)字檔案信息的安全與依法管理數(shù)字檔案信息的重要保障。建立健全相關(guān)法律制度，能夠有效地保護(hù)我國(guó)的信息安全，從而打擊不法分子的囂張氣焰。在我國(guó)依法治國(guó)的建設(shè)過(guò)程中，加大各方面的法制建設(shè)，必定會(huì)促進(jìn)我國(guó)的公平和諧發(fā)展。結(jié)合檔案信息數(shù)字化趨勢(shì)和管理工作需要，建立健全完善的管理規(guī)章制度，有效規(guī)范各項(xiàng)工作。制定檔案信息數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)持規(guī)范和統(tǒng)一原則，按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案信息進(jìn)行歸檔，使數(shù)字檔案的保管、傳遞、利用都實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和流程化，更好滿足檔案信息數(shù)字化需要。另外還要結(jié)合新形勢(shì)和新情況，不斷修訂和完善檔案管理規(guī)章制度，更好適應(yīng)具體工作需要，推動(dòng)各項(xiàng)工作制度化和規(guī)范化。

檔案信息數(shù)字化是檔案工作的一種趨勢(shì)，對(duì)檔案管理和各項(xiàng)工作開展提出更高要求。數(shù)字檔案信息安全保障體系的建立是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，對(duì)于整個(gè)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展意義重大。我國(guó)的相關(guān)建設(shè)還處于初級(jí)階段，因此有必要借鑒一些國(guó)家的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)結(jié)合我國(guó)的具體發(fā)展實(shí)踐，從而促進(jìn)我國(guó)數(shù)字檔案信息安全保障體系的建構(gòu)。在這樣的背景下，要認(rèn)識(shí)檔案工作存在的不足，順應(yīng)檔案信息數(shù)字化趨勢(shì)，完善基礎(chǔ)設(shè)施和管理制度，采取技術(shù)對(duì)策，提高工作人員素質(zhì)。從而更好開展檔案工作，促進(jìn)工作水平提升，為人們提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。endprint