企業文書檔案管理中存在的問題及對策探究

徐玲

摘要：現階段文書檔案管理工作還存在很多問題，為進一步提高文書檔案管理工作的規范化水平，確保文書檔案管理工作有章可循，高標準、嚴要求，確保文書檔案存放安全和檔案材料齊全、準確、規范。筆者根據多年的工作經驗，簡要分析了企業文書檔案管理工作的難點以及其中存在的問題，并提出了相關的解決對策，供有關工作者參考。

關鍵字：文書檔案管理；問題；對策

引言

企業的經營管理和發展決策離不開對企業過去改革發展經驗的積累和借鑒，而這些重要的信息經常是以文書檔案的形式體現出來的。文書檔案既是歷史的憑證，又是企業科學決策的基礎，其管理工作的重要性不言而喻。因此，提升企業文書檔案管理工作水平勢在必行。

1企業文書檔案管理的難點

文書檔案內容以及載體的多樣性特點，在很大程度上決定了文書檔案管理工作相對較高的整體難度。文書檔案的載體主要有電子文件、紙質文件、光盤等形式，文書檔案的內容也十分繁多，其中包括行政類檔案、黨群類檔案、業務類檔案等，工作流程較為復雜，管理工作的關聯性、條理性也較強，管理內容主要包括文件材料的收集、整理、分類、編號、編目、保管、立卷、歸檔等，這些工作環節內容明確、條理清楚，各環節之間既有連接又相互制約。文書檔案的管理不僅要做到條理清晰、分門別類，也要做到方便利用。由于文書檔案內容涉及到整個公司企業，各個部門文件材料之多，這對于辦公室文書檔案管理人員來說是不小的挑戰。

2企業文書檔案管理工作存在的問題

2.1相關負責人對文書檔案工作的重視度不夠

在企業文書檔案管理工作中，一些部門負責人對文書檔案工作不夠重視，認為檔案管理工作是一個比較簡單又不需要高學歷、專業性很強的崗位，沒有清晰的認識到文書檔案管理工作的復雜性，只是表面性地進行資料文件的整理以及保存，而將關注點放在了其他更有經濟回報價值的事情上；另一方面，一些相關負責人對其下屬沒有實行嚴格的管控，監管浮于表面，造成很多工作人員工作規范性意識缺失，常常出現不作為或者亂作為的現象，當相關部門需要調取重要文件時，往往會出現管理人員應接不暇的情況，情況嚴重時更會給單位造成巨大的經濟損失。

2.2檔案員的培訓工作亟待加強

文書檔案管理工作具有煩、雜、多的特點，需要專業素質較高的人員來進行管理，但是，一些單位的管理人員往往年齡較大，沒有受過專業的文書檔案管理培訓，而檔案管理專業出身的人員就更少了。這些人對檔案分類、立卷等專業知識較為匱乏，這在一定程度上不利于企業檔案管理水平的提高。尤其是在現代信息技術十分發達的環境下，利用信息技術實現檔案的管理是檔案管理發展的重要趨勢。檔案管理人員一方面要積極參與業務培訓，同時又要加強自身學習，提高檔案管理的專業技術水平和理論，使檔案管理工作日趨標準化和規范化。

2.3文書檔案管理部門與其他部門之間配合不到位

文書檔案管理工作雖然在表面上看來是一項獨立的工作，但是該部門在工作中與其他部門有著密切聯系。然而，在工作的具體執行中還存在很多問題，尤其是在歸檔工作上，各個部門有及時上交文件資料、協助文書檔案管理部門完成歸檔工作的義務，但是也有不積極配合歸檔工作的部門，這會嚴重影響檔案管理工作的正常秩序。對此，很多檔案管理人員也是束手無策，最后只能聽之任之，然后不了了之，這也是致使單位檔案資料不完整的原因之一。一旦有機密級以上的文件沒有歸檔，將為企業的信息安全埋下隱患。

3提高企業文書檔案管理水平的對策

3.1提高對文書檔案工作的重視

文書檔案工作的相關管理者要提高自身競爭意識。目前資料管理人員的文化層次呈上升趨勢，高學歷者越來越多這固然是一個優勢，但高學歷并不一定就有高水平，高學歷者還必須埋下頭、扎下根，在實際工作中不斷學習加強鍛煉，使理論和實際相結合增強競爭力。所以資料管理人員無論文化層次高低、經驗豐富與否都要具備競爭意識和責任意識，只有在競爭中才能加快工作節奏、提高工作效率，責任意識決定了文書檔案管理人員工作態度和工作質量的好壞。

3.2規范檔案管理體制，統一歸檔和管理標準

在辦公自動化環境下，企業要想切實做好文書檔案規定和檔案管理工作，必須高度重視文書檔案管理體制的規范和歸檔標準、管理標準的制定。實踐中，一些企業的文件管理和檔案管理存在于部門之間，如果部門之間溝通不及時就會造成很大的管理困難，產生不必要的麻煩，基于此，在辦公自動化環境下，企業要高度重視管理體制的構建，在企業內部構建統一領導和管理的良好格局，實現文件管理與檔案管理齊抓共管、共同推進，最大限度地確保文件的真實性、準確性和歸檔文件的安全性；與此同時，要注重制定統一的業務流程標準，明確各個環節的具體業務內容和工作標準，各個崗位工作人員按規定執行；此外，在軟件選取時，要考慮到系統的兼容性，使其在后期應用中方便好用，為系統的正常運行奠定堅實基礎。

3.3提高文書檔案管理人員的專業水平及綜合素質

基于當前企業文書檔案管理的現狀，企業應不斷提高相關人員的專業水平及綜合素質。首先，為文書檔案工作管理人員提供信息化管理硬件條件，提升業務本身素質。只有跟緊時代潮流，不斷引進新設備，才能為文書檔案管理人員提供更好的實踐機會以及技能提升平臺，進而探索并掌握新技術新技能，提高工作效率；其次，企業應當從員工的實際情況出發，為檔案管理人員建立健全教育機制及終身性質的學習機制，鼓勵員工不斷充實自己，提升專業技能，同時企業還應當將員工的檔案信息化管理的學習效果納入考核項目中，通過肯定他們的能力及給予適當的物質獎勵，激發他們的學習熱情，從而從根本上提高檔案管理人員的綜合素質；最后，要在企業檔案管理的原有基礎上，增強區域及檔案部門之間的交流往來，促進二者的協調發展，開拓互惠互利的雙贏局面。這就需要企業能夠認識到自身檔案管理中所存在的不足，通過向其他企業學習及探討經驗，利用一切可利用的資源，實現文書檔案向新型知識方向轉型。

3.4加強各部門之間的密切配合

文書檔案管理工作中的歸檔文件大多來自不同部門，因此管理人員每天除了完成對資料的整理、分類工作外還要穿梭于各個部門之間，以便更好地收集、篩選符合歸檔要求的文件信息。這就需要各個部門加強溝通，團結協作，做好信息反饋以及上傳下達的工作，進而體現檔案管理部門的職能作用，確保各個部門檔案資料完整，進而提升企業文書檔案管理水平。

總結語

總而言之，只有加強文書檔案部門與各部門的良好溝通與協作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序，樹立文書檔案管理工作規范化、制度化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為企業建設與發展提供強有力的保證。

參考文獻：

[1]潘學東.企業文書檔案的管理及利用[J].現代經濟信息，2017，（04）：150.

[2]趙曉勇.加強信息化管理有效提高企業文書檔案的質量[J].科技創新導報，2017，14（03）：151+153.

[3]劉繞冬.企業文書檔案管理滯后性探討[J].企業改革與管理，2017，（09）：24.

[4]王霞.企業單位文書檔案管理信息化建設初探[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——創新思維與領導決策學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院：，2017：1.endprint